Als je bepaalde dingen in de lijst van indicaties hieronder herkent, dan is het mogelijk daar iets aan te doen mits een andere organisatie. Hoe belangrijk dat is hangt voornamelijk af van je eigen gevoel er bij. Als er punten zijn die je heel erg storen, dan is het beter voor de kwaliteit van je leven om ze weg te werken.
1. Constant gejaagd
Hol je van dringend naar snel? Heb je steeds dat gejaagd gevoel? Dat kan niet leuk zijn. Misschien heeft je humeur er een ook onder te lijden? Door afspraken en taken anders te organiseren haal je er de stress af en krijg me met een meer ontspannen gevoel toch gedaan wat je wil. Een tip die hier kan helpen is het inplannen van afspraken en taken in een agenda. Hou zeker in het oog dat die planning haalbaar blijft.
2. Te laat voor die vergeten afspraak?
Je hebt ooit eens toegezegd om naar een vergadering te gaan. Door de drukke bezigheden heb je er echter niet meer aan gedacht. Het is maar op het moment dat iemand je er aan herinnert, mogelijk de organisator van de meeting, dat er een meeting is dat je het weer weet. Uiteraard kom je dan ruim te laat aan in de vergadering. Ben je dan met je volle aandacht bij die vergadering, of ben je nog bezig met die vorige taak? Ook hier komt het er op aan je agenda regelmatig bij te werken.
3. Te laat …
Je hebt heel erg je best gedaan, je hebt er spoed achter gezet, en toch ben je weer te laat. Dat lijkt echter geen probleem, men verwacht dit blijkbaar van je. Is dat echter hoe jij gezien wil worden als de persoon die altijd te laat komt? Bij het inplannen van een afspraak of vergadering voorzie je best ook de tijd om er te geraken, zo vertrek je zeker op tijd. Vergaderingen zonder tussenpauze inplannen is niet erg realistisch. Wat in het begin van de dag nog maar 5 minuten was loopt snel op als je dag goed gevuld is. Goed inplannen in de agenda is hier dus uitermate belangrijk.
4. Deadline
De deadline van die taak was vandaag. Je was ze echter totaal uit het oog verloren en nu krijg je het niet meer klaar. Klinkt dit bekend? Je hebt ook zoveel te doen, wie kan dan alles onthouden, toch? Door alles te noteren en ook hier weer, in te plannen in de agenda, kan je overzicht houden over wat je te doen staat en je taken tijdig klaar hebben. Klinkt dat niet geweldig?
5. Ergens staat hier een bureau
Als die ergens onder een stapel papieren is waar je elke dag achter zit, zou je dan niet liever genieten van het zicht op je bureau? Zeker als er een mix van oude en nieuwe projecten door elkaar liggen, stop je te veel tijd in het zoeken naar dingen en dingen nakijken. Die tijd kan je waarschijnlijk beter gebruiken. Dat is zeker het geval in deze tijd waar we steeds beter en vooral meer moeten presteren met minder mensen. Je documenten organiseren in een klassement is al veel beter dan op je bureau.
6. De brandweer is er al
Heb je de indruk dat jij de brandweer van dienst bent? Gaat het grootste deel van je tijd naar het blussen van brandjes en de minderheid naar de echt belangrijke taken? Prioriteren kan dit evenwicht al flink doen omslaan.
7. Je eigen systeem
Je hebt het vast al gehoord, om georganiseerd te zijn moet je een systeem hebben. Een systeem kan ook bestaan uit stapels waar je niet in kan vinden wat je zoekt. Ook hier gaat dan te veel tijd naar het zoeken naar … Een duidelijke structuur zorgt er voor dat je alles bij de hand hebt, zo is zoeken straks overbodig.
8. Dringend bellen!
Niets zo vervelend als je dringend moet bellen en je vind het telefoonnummer niet. Het zit vast en zeker ergens in die stapel business cards in je schuif, maar waar? Business cards kan je ook structureren, zo moet je nooit meer zoeken naar telefoonnummers, die dringende gesprekken kunnen dan ook zonder uitstel gedaan worden.
9. Inbox
Hoeveel mails heb jij in totaal in je Inbox zitten? Hoeveel van die mails zijn ongelezen? En hoe oud is de oudste mail van deze twee? Dat zou ik echt graag weten, je mag het altijd laten weten in de opmerkingen hieronder. De rust die je krijgt van een lege inbox , komende van een inbox met duizenden mails, is een geweldig goed gevoel. Zeker als je Inbox nu sneller vol loopt dan jij kan verwerken, dan is het gevoel van rust wel zeer groot.
10. Het moet hier ergens liggen
Je weet het zeker, dat document dat je even nodig hebt, ligt hier ergens. Alleen, je kan het even niet vinden. Dit is de laatste oorzaak in dit artikel van tijd die verloren gaat door te zoeken. Je kan hier echt wel heel veel tijd in steken. Wat als je die tijd eens zou besparen? Door een duidelijke structuur in de documenten kan dat. Alles wat bij elkaar hoort, een project zeg maar, stop je best ook steeds samen. Als je dat dan ook nog chronologisch opbergt, dan is zoeken snel tot een minimum herleid.
En jij?
Zoals eerder al aangehaald, organiseren is niet iets eenmalig. Het is een gedragsverandering. Dat doe je niet op de spreekwoordelijke vijf minuten.
Ga voor jezelf eens na in hoeveel van bovenstaande indicaties je die van jezelf kan herkennen. Is het er maar één of twee, dan kan je dat snel wegwerken. Zijn het er meer waar je liever vanaf wil? Dan is het tijd om eens naar je systeem te kijken. Veel kan al anders door slechts een paar aanpassingen.