We horen zo vaak spreken van organiseren. Je hebt mogelijk ook al wel eens wat tips gezien hoe je kan organiseren. Wat doet organiseren nu eigenlijk voor je? Dat kan ik best uitdrukken door te zeggen wat er fout kan lopen.
10 dingen die je kan voorkomen door te organiseren
1. Constant gejaagd
Ben jij constant gejaagd, heb je geen tijd om alles te doen wat je zou moeten doen? Hol je heel de dag van hier naar daar? En het ergste is dan dat je vaak het gevoel hebt dat je niets gedaan hebt vandaag, dan rond hollen. Waar zit het productieve aspect van rondhollen en jagen? Door je te organiseren krijg je meer overzicht en meer tijd om dingen op je eigen tempo te doen. Je kan er meer van genieten en op het eind van de dag kan je rustig terugkijken op je verwezenlijkingen.
2. Afspraken missen
Hier is duidelijk een link met het vorige punt. Als je constant gejaagd bent en rond holt, heb je dan nog zicht op je agenda? Weet je zelfs wat er vandaag op je agenda staat? De kans is groot dat je zo druk bezig bent dat je niet de tijd hebt om in je agenda te kijken. Zo loop je niet alleen afspraken mis, je weet soms zelfs niet dat je er eentje had! Organiseren is onthouden!
3. Te laat
Kom jij vaak te laat op een afspraak? Dit kan zowel privé als professioneel, of in beiden tegelijk het geval zijn. Erger nog, verwachtten mensen ook dat je te laat komt? Dan is het tijd om je agenda nog eens van dichtbij te bekijken. Een beetje planning en organiseren kan dit laat komen verhelpen.
4. Oeps … vergeten
Vragen je collega’s, of zelfs je baas wel eens hoe ver je staat met een taak? Moet je dan wel eens antwoorden met: “Oeps … vergeten”? Des te vervelender als het op dat moment al te laat is om de taak nog uit te voeren. Met een goede planning heb je je taken onder controle!
5. Wat is de kleur van je bureau?
Als je nu eerst onder een stapel papieren moet gaan kijken, dan kan je je bureau waarschijnlijk wel omschrijven als een rommeltje. Het is veel efficiënter en rustiger werken aan een clean desk. Een goed systeem om papieren in op te bergen spaart je tijd en geeft je een proper bureau.
6. Bedrijfsbrandweer
Ben jij de persoon die constant brandjes aan het blussen is? Blijven de echt belangrijke taken daardoor liggen? Het is mogelijk zo met je tijd om te gaan dat je in rust kan werken aan je belangrijke taken, zonder dat je tussendoor brandjes moet gaan blussen. Je krijgt er zelf meer rust van en je belangrijke taken raken afgewerkt!
7. Leg maar op de stapel
Er is maar een klein verschil met punt 5. Het kleine verschil is dat je al een systeem hebt. Eentje dat bestaat uit stapels en je weer wel ongeveer waar die notitie ligt. Met ongeveer kan je nog steeds aardig wat tijd verliezen. Wat als iemand de stapels nu eens, per ongeluk uiteraard, omstoot, hoe ga je die notitie dan terug vinden? Een duidelijk opbergsysteem zorgt er voor dat je dingen snel en efficiënt kan vinden.
8. Telefoonnummers
Je weet dat je dat telefoonnummer ergens hebt, ergens in die stapel business cards. Vervelend als je dat nummer moet doorgeven aan iemand die op dat wacht aan de andere kan van de lijn. Een goed klantenbeheer kan je deze vervelende situatie besparen.
9. Mail indigestie
Komen de mails sneller binnen dan jij ze kan opkuisen? Kan je wel een hele dag bezig zijn met het lezen en beantwoorden van mails? Met een goed systeem kan je de rust ervaren van een lege Inbox!
10. Waar is dat document toch gebleven?
Net als met je telefoonnummers is het essentieel dat je documenten snel kan vinden. Het systeem is lichtjes anders, het resultaat is het zelfde. Je moet niet meer zoeken, vind alles snel terug en kan daardoor snel en accuraat voldoen aan de verwachtingen.
Herken jij jezelf in één van deze punten? Ken jij nog een ander nadeel van niet organiseren of in tegendeel het voordeel van organiseren? Deel hier met de rest en krijg zelf ook waardevolle feedback.