Als het druk is, stellen we allemaal wel eens taken uit. Soms is het zelfs pure noodzaak.
In opleidingen en coaching sessies vertel ik wel eens dat je zo ook tijd kan besparen.
Taken die je lang genoeg uitstelt kunnen overbodig worden. Belangrijk hier is het woord ‘kunnen’. De juiste taken op de lange baan schuiven kan je werkdruk verlagen. Dit is uiteraard niet het geval voor alle taken, het uitstellen van sommige taken levert je achteraf vooral problemen op.
Taken voorlopig opzij zetten
Vroeg of laat schuiven we allemaal wel eens taken op de lange baan.
Soms met een goede reden. Prioriteit is bijvoorbeeld een goede reden, als een taak geen prioriteit heeft moet ze wachten.
Op een ander moment schuiven we taken voor ons uit enkel om er aan te ontkomen. Dat kan iets zijn dat je niet wil doen. Of iets waarvan je denkt dat je er nog niet klaar voor bent. In deze situaties kan het uitstellen van taken voor problemen zorgen in de toekomst. Zo worden belangrijke taken vergeten … kansen gemist … en grotere problemen ontstaan.
[Tweet “De verkeerde taken op de lange baan doet je kan kansen mislopen, sancties oplopen, of jezelf meer werk bezorgen”]
Met andere woorden, het uitstellen van deze taken geeft je meer werk dan wanneer je ze van in begin had afgehandeld.
Op de lange baan
En jij? Wat heb jij “op de lange baan geschoven”?
Uit het oog leidt uiteindelijk tot uit het hart, en dus vergeten. Dat is de reden dat je zou moeten voorkomen dat sommige taken uitgesteld worden.
10 Taken die nooit op de lange baan mag schuiven zijn taken die:
- je niet kan vergeten – Taken die je niet in het zicht hebt, worden vergeten. Als een taak belangrijk is, stel ze dan niet uit, zodat ze vergeten kan worden.
- je snel kan doen – Stel nooit uit wat je direct kan doen. Stel geen taak uit waar je maar een paar minuten voor nodig hebt. Je hebt immers maar evenveel tijd nodig om de taak te doen, dan je nodig hebt om ze uit te stellen.
- gaan over veiligheid – Stel nooit taken uit die te maken hebben met veiligheid. Door die taken uit te stellen kan je jezelf of een ander kwetsen.
- vandaag moeten worden gedaan – Als je een taak vandaag moet doen, doe ze dan zo vroeg mogelijk op de dag. Uitgestelde taken zijn typisch taken die niet vandaag klaar moeten zijn en voor een bepaalde tijd kunnen blijven liggen.
- eenmalige opportuniteiten – Heb je wel eens een taak uitgesteld en zo een opportuniteit gemist? Stel nooit taken uit die tijdgevoelig zijn of kunnen vervallen. Veel van de opportuniteiten die we tegenkomen hebben een tijdelijk karakter. Als je geen actie onderneemt, dan zijn ze verdwenen.
- een belofte zijn – Beloftes aan iemand hoor je niet uit te stellen. Als je er op dit moment geen prioriteit aan kan geven, dan zou je beter niets beloven.
- meer werk opleveren – Sommige taken zijn achteraf moeilijk om af te werken. Uitgestelde taken kunnen meer werk opleveren als je er op een later tijdstip aan begint.
- nooit zullen worden gedaan – Als de taak er eentje is die je niet van plan bent te doen, zet ze dan zelfs niet op een aparte lijst. Zeg liever ‘Nee’, of verwijder de taak van je lijst.
- een naderende deadline hebben – Taken waarvan de deadline in zicht komt moeten op je actielijst staan, niet op de lijst met uitgestelde taken. Anders mis je de deadline.
- een financiële consequentie hebben – Heb je al wel eens een boete gekregen (laattijdige betalingen bv) omdat je iets uitgesteld hebt? Laat taken met financiële implicaties niet in het ijle hangen.
Vergeet niet wat er op de lange baan is geschoven.
Welk van je taken heb jij momenteel op de lange baan geschoven?
Neem even de tijd om te kijken of je geen belangrijke taken op je wachtlijst hebt staan. Of iets dat je achteraf meer werk oplevert, of je zal kosten om op te lossen.
Houd altijd je meest belangrijke taken op je actielijst, waar je ze ziet en er tijdig actie op kan ondernemen. Schuif enkel taken voor je uit die een lage prioriteit hebben en die nog wel even kunnen wachten.
VRAAG: Wat heb jij momenteel dat op de lange ban is geschoven? Wat moet je doe om er voor te zorgen dat deze de nodige aandacht krijgen? Je kan hieronder je opmerking achterlaten.