17 Tips om super productief te worden

Productief zijn is een keuze

Je productiviteit is een keuze die jij maakt. Dat klinkt misschien hard, hoe harder, hoe meer het waar is waarschijnlijk. Ik zeg daarmee niet dat het een eenvoudige keuze is. Nee, het vraagt volharding, vastberadenheid en een positieve mindset.

Ik heb hier 17 tips voor je verzameld die je heel erg productief kunnen maken. Dat wil zeggen als jij deze tips om super productief te worden consequent blijft toepassen.

In deze corona tijd is het ook belangrijk om productief te blijven, daar heb ik het volgende artikel voor geschreven: 7 Tips om de extra tijd door de virusmaatregelen optimaal te benutten.

1. Stel doelen op 1, 3 en 5 jaar

Dart in het center van het doel, een tip om super productief te worden

Denk bij het stellen van je doelen op lange termijn. Waar je binnen 1 jaar wil staan bepaalt je korte termijn planning. Waar je op drie jaar wil staan bepaalt je middellange termijn planning. En uiteraard zijn het je doelen voor 5 jaar die je lange termijn planning bepalen. Zo kan je vooruit gaan plannen.

Het is niet belangrijk of je planning binnen 3 of 5 jaar nog klopt. Het is belangrijk dat je een richting hebt om in te werken, een doel om naar uit te kijken. Uiteraard kan er op 3 en zeker 5 jaar veel veranderen, wat mogelijk impact heeft op je doelen.

Als er in de loop van de tijd iets veranderd, dan is het belangrijk om daar ook flexibel op in te spelen. Je lange termijn planning is dus een mix tussen doelen stellen en flexibel zijn.

Voor je doelen op 1 jaar is het anders. Deze kan je zeer concreet maken. Als je weet waar je binnen een jaar wil staan, dan kan je dit opdelen in 12 stukken, elke maand een stuk dat haalbaar is. En als je weet wat deze maand te doen weet je ook wat je deze week en vandaag kan doen om doelgericht te werken. Wil je super productief worden? Dan is het belangrijk dat je weet welke richting je uitgaat.

2. Stel grote doelen

Als ondernemer heb je snel de neiging om te klein te denken. Daarom nodig ik je uit om juist heel groot te denken. Denk in termen van waar je binnen 3 jaar wil staan. Maak dat beeld heel precies en stel doelen, alsof je daar al bent. Groot denken is nodig om de barrière te doorbreken en jezelf niet te beperken door je doelen. Je doelen moeten je juist uitdagen om nog meer te doen.

Waarom zou je voor 1-2% groei gaan? Stel als doel 10% groei! Als je dan 5% haalt, dan heb je nog altijd meer dan het dubbele van wat je gepland had. Denk dus heel groot. Dat is de 2de tip om super productief te worden, en we zijn er nog lang niet.

3. Heb altijd een notitieboekje bij

Je hersenen zijn niet om te onthouden maar om na te denken. Dit in gedachte is het belangrijk om altijd iets bij de hand te hebben om te schrijven. Telkens je denkt dat je nog iets te doen hebt, schrijf je dit op in plaats van het te onthouden. Zo maak je plaats vrij in je hersenen om na te denken en creatief te zijn.

Dit notitieboekje kan uiteraard ook digitaal zijn, het is maar wat voor jou het eenvoudigste is. Het is vooral belangrijk dat je er snel bij kan, zodat je kan noteren voor het vervlogen is door nieuwe gedachten.

4. Plan geen taken in je agenda

Maak een aparte takenlijst op waar je prioriteiten op staan en plan in je agenda enkel tijd om aan die taken te werken. Zodra je specifieke taken op je agenda gaat zetten heb je veel werk om je agenda aan te passen als een taak langer, of minder lang duurt. Dat werk wil je niet in je agenda doen, dat doe je immers al met je takenlijst.

Je wil echter wel die tijd reserveren. Anders is er genoeg te doen om je tijd te vullen en komt het er niet van om aan die prioriteiten te werken.

5. Zorg voor "lage energie" taken

Niet elke dag is een topdag, soms zit je na een zware vergadering met wat weinig energie, je hebt een nacht slecht geslapen, je voelt je niet 100% fit, … noem maar op, er zijn veel redenen waarom we wel eens een dag hebben met wat minder energie. Zorg dat je in je overzicht ook taken hebt die je kan doen bij lage energie.

Dit zijn taken die weinig inspanning vragen, maar wel waardevol zijn voor je. Een paar voorbeelden:

Je bureau opruimen
Iets lezen dat je al een tijd laat liggen
Je documenten organiseren
Je mails organiseren

Er zijn dus een aantal dingen die je kan doen om toch iets waardevol gedaan te krijgen bij weinig energie. Het is vooral nadien, als je weer je normale niveau van energie hebt, dat de waarde van deze taken zich bewijst. Op het momenten dat je de energie hebt om het werk aan te vatten moet je niet op zoek naar spullen op je bureau of in je inbox? Je kan die energie in je taken steken.

Let op: Als je over lange termijn weinig energie blijft hebben, zoek dan professionele hulp.

6. Doe kleine taken direct

Als een taak minder dan twee minuten duurt, doe ze dan gewoon. De tijd om deze taak op te nemen in je systeem duurt waarschijnlijk langer. De taak opschrijven, plannen en afvinken, dat is niet zinvol voor een taak die zo snel gedaan is. Heb je veel van die taken die minder dan twee minuten duren? Probeer ze dan allemaal ineens, in batch, te verwerken.

Dan vraagt het minder tijd en je krijgt veel taken gedaan.

7. Laat tijd voor onverwachte zaken

Als je tijd gaat reserveren in je agenda, doe dit dan niet te strak. Je hebt geen controle over alles wat de dag je brengt. Er kan van alles op je afkomen dat onmiddellijk je aandacht vraagt.Als je agenda te straks volgepland staat, dan is de kleinste onderbreking al voldoend om heel je planning in het honderd te sturen. Ga er vanuit dat er altijd onverwachte dingen op je zullen afkomen en plan daar dan ook tijd voor. laat tijd tussen twee grote taken om dit soort dingen op te nemen. Je moet bijvoorbeeld dringend iemand bellen, een klant heeft een probleem, je krijgt een dringende mail binnen, je moet iets overnemen van iemand die ziek valt, … Er zijn nog veel meer dingen die op je af kunnen komen.

Komt er nu eens een dag niets op je af? Dan heb je die tijd over en kan je meer doen dan je gepland had, dat is ook altijd leuk. De dagen dat je die tijd nodig hebt ben je gewoon blij dat je planning blijft kloppen.

8. Plan tijd voor reviews in je agenda

Af en toe is het nodig om eens een stap terug te zetten. even afstand nemen en kijken waar je mee bezig bent. Klopt het nog, is wat je aan het doen bent nog relevant? Is er intussen iets veranderd? Moet je extra taken opnemen? Vragen de omstandigheden een andere aanpak?

Mijn advies is om hier elke week tijd voor te maken. Hoeveel tijd je hiervoor moet reserveren hangt heel erg af van je persoonlijke situatie. Ik merk bijvoorbeeld dat ik soms in de drukte van de dag taken vergeet die ik had opgeschreven. Of acties die ik gepland had mij gewoon ontgaan. Dan is het goed om elke twee weken te kijken of je alles wat je had genoteerd ook hebt gedaan. Dit is vooral handig als je ook een weekplanning maakt.

9. Vermijd vergaderingen

Het is een populair iets, vergaderen. Efficiënt is het zelden. Probeer dus zoveel mogelijk formele vergaderingen te vermijden. Kijk liever van wie je info nodig hebt en maak er een informeel moment van om die info te krijgen.

Dit is een meer persoonlijke aanpak die veel minder tijd vergt van veel minder mensen.

Als je op die manier alles te weten komt, of kan delen wat nodig was, dan heb je tijd en geld gespaard. En dan hebben we het nog niet over de energie dat mensen verliezen in een vergadering.

10. Ga enkel naar vergaderingen met agenda

Een voorwaarde voor een vergadering is een duidelijke agenda. Als je een uitnodiging krijgt voor een vergadering zonder agenda, weiger deze dan. Of vraag de organisator om de agenda toe te voegen terwijl je voorwaardelijk (tentative) aanvaard.

Je kan je maar goed voorbereiden, en verwachten dat anderen dat ook zijn, als er een duidelijke agenda is voor de vergadering

11. Blijf bij de agenda

Nu je toch een agenda hebt, blijf er ook bij. Vaak starten vergaderingen met de intentie de agenda te volgen. Vaak lukt dat niet en gaat het al snel over onderwerpen die niet op de agenda staan. Het is dan logisch dat deze vergadering uitloopt, iets waar we allemaal een hekel aan hebben. Duiken er onvoorziene onderwerpen op? Verifieer even wie er nodig is om dit te bespreken, noteer dit en plan na de vergadering een nieuw moment in, met de juiste mensen.

12. Lees je mails 3 maal per dag

De meeste mensen sluiten hun dag af met het controleren van hun mail en starten hun dag weer met het controleren van hun mail. Tussendoor staat de mail constant open en kijken we er de hele dag door naar.

Weet jij hoeveel tijd je spendeert aan het lezen van je mails? Hoeveel mails lees jij twee keer?

Dat is omdat je de berichten in je inbox niet hebt verwerkt.

Ga drie keer per dag naar je Inbox en verwerk dan alle mails die erin zitten:

In de voormiddag na je eerste taken
In de namiddag na de lunch
‘s avond voor je vertrekt om te kijken wat de prioriteiten voor morgen zijn.

13. Raak elke mail 1 keer aan

Ik heb het al vermeld in het punt hiervoor. Je gaat enkel naar je inbox om de mails te verwerken. Mails verwerken is niet hetzelfde als het werk doen dat die mails met zich meebrengen.

Je mail verwerken wil zeggen dat je elk bericht 1 keer opent, dan beslist wat ermee moet gebeuren en het uit je inbox haalt. Zo open je elk bericht maar 1 keer en bepaal je gelijk wat ermee moet gebeuren.

14. Zet een Wachten op systeem op

Ken je die situatie waar je een vraag hebt gesteld aan iemand waar je echt wel een antwoord op nodig hebt. Na een paar dagen denk je er, toevallig, aan dat je dat antwoord nog niet hebt gekregen. In het slechtste geval denk je er pas aan als het te laat is.

Zet de mails die je hebt verzonden met een vraag in een aparte folder. Controleer deze folder dagelijks, kijk voor elk bericht hoe lang het geleden is dat je het hebt verzonden en stuur een reminder als dit langer geleden is dan jij wil wachten. Hoe lang dit precies is? Dat hangt af van de dringendheid van de vraag.

Als je vraag echt dringend is, dan is mail misschien niet de beste keuze. Als het echt dringend is kan je beter bellen. Zo weet je zeker dat de ontvanger je bericht op tijd heeft gekregen.

15. Durf te falen

Falen is niet leuk, het is niet iets waar je over opschept. Dat zit gewoon niet in onze cultuur. Toch is falen noodzakelijk voor succes op lange termijn. Je leert immers nergens zoveel als uit de momenten dat je iets hebt gedaan en het niet gelukt is.

Op die manier sta jij al 1 stap verder dan de rest, want jij hebt al 1 manier gevonden waarop het niet werkt. De rest heeft niets gedaan uit angst om te falen.

Sla jezelf niet voor het hoofd omdat je gefaald hebt. Sla jezelf op de schouder omdat je actie hebt genomen en hebt gevonden wat niet werkt. De kans dat de volgende poging lukt is nu toegenomen.

16. Verdeel je energie over je dag

Jij hebt, net als je telefoon, een beperkte hoeveelheid energie waar je de hele dag mee moet toekomen. Hoeveel energie je hebt hangt af van heel veel dingen. Hoe goed je geslapen hebt, of je ziek bent, of je zorgen hebt, …

Voel voor jezelf hoeveel energie je hebt en verdeel deze over de dag. Voel je dat je veel energie hebt?

Zorg dan dat je niet alles opbrandt in de eerste taken die je doet. Beter is te doseren als een atleet die een marathon loopt. Als die in het begin te snel loopt haalt deze de finish niet. Het is voor je werkdag net hetzelfde. Start je te snel met teveel energie, dan kom je niet toe toe de avond. Dat is jammer, van niet alleen krijg je dan misschien je taken niet allemaal gedaan. Je komt ook doodmoe thuis.

17. Zeg meer nee

Nee zeggen, het is niet eenvoudig. Als iemand je iets komt vragen wil jij beleefd zijn, je wil die persoon helpen. Maar kijk je ook ooit ten koste van wat je die andere persoon helpt?

Meestal gaat het helpen van een ander ten koste van je eigen tijd en dus je eigen prioriteiten. Dat wil dus zeggen je toekomst.

Sta jij er ooit bij stil of wat je door die ander doet belangrijker is dan je eigen prioriteiten?

Het klinkt zeer egoïstisch, ik weet het. En wat doet de persoon die je iets komt vragen denk je? Die komt je vragen om te helpen met haar of zijn prioriteiten. Dus is het misschien toch niet zo egoïstisch om je eigen prioriteiten mee in overweging te nemen voor je toezegt.

Meer nee zeggen tegen een ander, is meer ja zeggen tegen je eigen prioriteiten.