Voor wie gelijk actie wil nemen ...
Geen theorie, maar praktische oplossingen
De theorie is altijd mooi, maar laat je vaak met vragen zitten. Hoe zet je die theorie om in een praktische oplossing?
Het is goed om te weten dat je alles moet noteren om je hoofd leeg te maken, dat is de theorie. In de praktijk komt daar bij kijken dat je een tool moet kiezen om dit te doen. Je moet rekening houden met het gebruiksgemak en de mogelijk met de beschikbaarheid op verschillende locaties.
In dit artikel krijg je zo 5 uitdagingen met hun praktische oplossing erbij. Heb je deze 5 uitdagingen onder controle, dan neem je een belangrijke voorsprong.
De 5 oplossingen zijn van een zodanige praktische aard dat je er vrijwel onmiddellijk mee aan de slag kan. Het moeilijkste is waarschijnlijk een account aanmaken voor sommige diensten.
Een systeem met deze 5 is bijzonder efficiënt...
5 problemen met hun praktische oplossing
1. Lijstjes en notities bijhouden
Uitdaging
Het is altijd een goed idee om lijstjes bij te houden van dingen die je regelmatig moet doen. Je hebt een taak sneller en correcter uitgevoerd als je een checklist volgt. Dingen die je wil onthouden omdat je ze nodig hebt op een later tijdstip doe je best zo overzichtelijk mogelijk. Zo kan je de notitie snel vinden als je ze weer nodig hebt.
Oplossing
Evernote – Dit is je digitaal geheugen. In Evernote sla je niet alleen lijstjes en notities op, je kan er ook stukken van websites mee clippen en opslaan. Bovendien kan je alles labels geven, die maken het eenvoudig om te vinden wat je nodig hebt. Evernote kan je installeren op je PC, maar is ook online en zelfs op je smart Phone beschikbaar. Bovendien is er ook nog een plug-in voor je browser zodat je steeds kan opslaan wat je nodig hebt, zonder naar de applicatie te moeten gaan.
TIP: Evernote heeft net lijsten gepubliceerd met de shortcuts die je kan gebruiken om efficiënter te werken met in de Evernote applicatie. Deze shortcuts zijn beschikbaar voor Windows en voor Mac. Doe hier je voordeel mee om nog efficiënter te werken.
2. Documenten bewaren en delen
Uitdaging
Je werkt hard aan een document, je stopt er veel tijd in. Als het klaar is wil je dat document delen met je collega's. Je verstuurt je document per mail. Dit levert meerdere problemen op. Je document kan niet te groot zijn om als bijlage verzonden te worden. De personen die je document krijgen hebben enkel die versie. Als je iets wijzigt moet je een update rondsturen? Je weet dan echter nooit of iedereen met dezelfde versie van je document werkt.
Oplossing
Dropbox – Je slaat je documenten online op. Je kan in Dropbox folders delen met je collega's. Als je nu iets wijzigt aan je document is dit gelijk voor iedereen beschikbaar. Iedereen werkt dus steeds met de laatste versie. Je kan ook aangeven of je collega's het document alleen mogen lezen of ook mogen aanpassen. Als je Dropbox op je computer installeert staan de folders gewoon in je bestandsbeheer, net als je lokale folders en netwerkfolders.
3. Geconcentreerde periodes invoeren
Uitdaging
Wil je iets afkrijgen waar je concentratie voor nodig hebt, dan is dat niet altijd eenvoudig. Er zijn steeds dingen die gebeuren die je weghalen van waar je mee bezig bent. Een telefoontje, een nieuwe mail, een andere taak waar je aan denkt, … Ondanks je drukke bezigheden gedurende heel de dag is je taak waar je 's morgens aan begon nog niet klaar. Je hebt heel veel gedaan, maar wat dat juist was is niet meer duidelijk.
Oplossing
Tijdsblokken - Voeg kortere periodes in van geconcentreerd werken en wissel deze af met korte pauzes. Op deze manier heb je het meest controle over je concentratie en kan je in de korte pauzes je telefoon en mail controleren. Stem hierbij de lengte van je pauze af op je energieniveau. Ben je meer vermoeid, neem dan een langere pauze.
4. Je omgeving buitensluiten voor meer concentratie
Uitdaging
Zelfs al trek je specifiek tijd uit om geconcentreerd te werken, dan is dat nog niet altijd mogelijk. Teveel omgevingsgeluid, kenmerkend voor open kantoren, kan bijzonder afleidend werken. Hierdoor kan jij je niet concentreren en loopt je stressniveau snel op.
Oplossing
Concentratiemuziek – Zet een hoofdtelefoon op en speel concentratie muziek af. Op YouTube, maar ook op andere sites, kan je muziek vinden specifiek om te studeren of geconcentreerd te werken. Je zoekt deze muziek best met de volgende termen in de zoekbalk van YouTube 'Concentration music' of 'Study music'. Zeer specifiek voor concentratie geschreven is de video 'Study Music Alpha Waves'. Dit is een video van 3 uur concentratiemuziek met Alfa golven in verwerkt.
Hierdoor komen je hersenen op natuurlijke wijze in een staat van concentratie. Dit is met andere woorden perfect voor opperste concentratie. Ik gebruik deze video zelf steevast bij het uitwerken en schrijven van een nieuw artikel. Deze geluiden zijn voor mij een gewoonte geworden, waardoor ik nog sneller naar een diepe concentratie geraak. Herhaald gebruik heeft dus ook zijn voordeel bij dit soort muziek. Zet het geluid niet harder dan wat nodig is om het geluid van buitenaf uit te schakelen. In een omgeving met veel lawaai kan je een hoofdtelefoon gebruiken met actieve Noise Cancelling (Partnerlink).
5. Je geheugen ordenen
Uitdaging
Als je iets nieuw begint, zoals het schrijven van een tekst. Dan kan je direct beginnen schrijven. Alleen ga je dan waarschijnlijk vaak moeten verbeteren. Wat uit je gedachten komt is immers niet altijd geordend. Veel wijzigingen aanbrengen en opnieuw ordenen is niet alleen tijdrovend, de kans op fouten is ook vele malen groter. Vooral als je begint met de constructie van zinnen aan te passen.
Oplossing
Mindmapping – Mindmapping is wat het woord zegt. Je geheugen mappen op een output, op papier of op het scherm. Bij het bedenken van een artikel voor dit blog gebruik ik liefst een papieren versie van een mindmap. Ik gebruik daarvoor graag een pen met 4 kleuren. Zo kan ik de Inleiding, probleemstelling, oplossing en conclusie elk een eigen kleur geven. Ik noteer dan in de vertakkingen wat in het artikel aan bod kan komen. Mijn gedachten passen hier altijd in, omdat ik bij eender welke tak een nieuwe vertakking toe kan voegen, zonder dat de rest moet aangepast worden.
Online is Mindmup een interessante site. Hier kan je zonder aan te loggen een mindmap beginnen maken. De mindmap voor dit artikel heb ik uitzonderlijk niet op papier gemaakt, maar met deze website.
Hoe maak je van deze 5 een systeem?
Met deze 5 oplossingen kan je een systeem opzetten waarmee je niets meer vergeet, alles bij de hand hebt als je wil werken en de gegevens geconcentreerd kan verwerken.
Klik hier om je eigen infographic te downloaden
Begin vandaag nog
Je hebt bij deze 5 praktische oplossingen ineens ook en zicht gekregen op de interne keuken van Agema Coaching. Je weer nu voor een stuk al hoe de artikels die jij elke week krijgt tot stand komen. Uiteraard komt er nog veel meer bij kijken als je meer dan 140 artikels schrijft, maar dit is wel hoe het effectief schrijven van een artikel tot stand komt. Concentratiemuziek opzetten, een wit blad en een pen met 4 kleuren nemen en beginnen mindmappen.
Voor Evernote en Dropbox moet je even een account opzetten. Met Mindmup, tijdsblokken en de concentratiemuziek kan je direct aan de slag. Alle linken zitten in de punten hierboven.
Welk van deze praktische oplossingen ga jij vanaf vandaag gebruiken?