7 Productiviteitstips voor Teams

In het ideale geval is één plus één veel meer dan twee …

Niet iedereen in je team is even productief. Er zijn verschillen in snelheid van werken en in de concentratie. Als elk van de teamleden op een ander niveau van productiviteit zit, dan heb je een team van individuen, dat is niet hetzelfde als een hecht team.

Vaak ook hebben teamleden invloed op elkaars productiviteit. Dit zowel in de positieve als de negatieve zin. Iemand met minder motivatie kan de motivatie van andere teamleden mee naar beneden trekken. Omgekeerd kan een super gemotiveerd teamlid anderen ook aanzetten om beter te gaan presteren.

De manager, het bedrijf, maar zeker ook het team zelf is er bij gebaat om de productiviteit hoog te houden. Dit uiteraard liefst met zo weinig mogelijk stress. Beeld je eens in hoe de situatie er uit zal zien binnen 12 maanden als het team in die periode zeer productief werkt. En hoe ziet het er uit als het team in die periode alles behalve productief is. Zie je een duidelijk verschil?

Een productief team krijgt niet alleen meer gedaan, de teamleden ervaren ook minder stress en zijn gelukkiger in het team.

7 tips voor productieve teams

1. Voer geen lange discussies per mail – Reacties op mails die dreigen uit te monden in een discussie per mail, kunnen beter besproken worden in een korte vergadering. Onderwerpen die meer duidelijkheid vragen of die hevige reacties uitlokken, kunnen vaak sneller behandelt worden in een korte vergadering.
2. Creëer een cultuur van prioriteiten – Het gaat niet om het het afwerken van alle taken, maar om het afwerken van de belangrijkste taken. Als elk teamlid weet waar de prioriteiten liggen kunnen de taken die het verschil maken steeds afgewerkt worden. Teamleden die van elkaar weten dat ze met prioritaire taken bezig zijn hebben meer respect voor elkaar, storen elkaar meer en bieden meer ondersteuning aan elkaar.
3. Installeer standaard procedures – Er zijn steeds van die taken die altijd terugkomen. Door standaard procedures te hebben om die taken aan te pakken, kan elk teamlid dit opnemen. Als de persoon die dit normaal doet er niet is, of met iets dringender bezig is, hoeft die taak toch niet te blijven liggen. Dit soort kennis delen kan zo veel tijd sparen. Met checklists werken is maar een van de manieren om standaard procedures te introduceren.
4. Creëer een rustige omgeving – In een rustige omgeving is het eenvoudiger om zich te concentreren. Elke storing onderbreekt de concentratie en een team heeft er dus alle belang bij in een omgeving te zitten waar er een minimum aan storingen zijn. Te lang concentreren is echter even slecht voor de productiviteit. Optimaal is een periode van 40 minuten concentratie en dan een korte pauze van 5 tot 10 minuten. Als het hele team hetzelfde ritme aan kan houden, gaat het team in de richting van Flow.
5. Verwijder storende elementen – Een rustige omgeving is niet voldoende, verwijder ook alle storende elementen die voor afleiding zorgen, en die verwijderd kunnen worden. Denk hierbij een het herplaatsen van printers. Maar ook op de computers kunnen veel storende elementen uitgezet worden. De notificaties van de mail, van interne communicatiesystemen. Spreek bijvoorbeeld met het team af dat gsm’s op stil worden gezet en telefoongesprekken ergens gebeuren waar ze het team niet storen.
6. Meten is weten – Met dit punt is mogelijk niet iedereen het eens. Om de productiviteit te verbeteren is het belangrijk te weten wat de huidige situatie is. Hoeveel tijd gaat er naar elke activiteit van het team? Kijk dan samen waar en hoe er verbeteringen mogelijk zijn. Laat elk teamlid mee nadenken over hoe een proces verbeterd kan worden. De eigen input is belangrijk om iedereen te motiveren.
7. Hou dagelijks een korte vergaderingen – Voor een goede samenwerking in een team is het belangrijk dat iedereen weet waar de anderen mee bezig zijn. Met een korte vergadering aan het begin van de dag kan je snel afstemmen wat iedereen gisteren heeft gedaan en vandaag plant te doen. Tijdens dit moment kan ieder teamlid dat ergens tegenaan loopt hulp vragen van de anderen. Op deze manier kan het team kort op de bal spelen en kunnen prioriteiten ogenblikkelijk gesteld worden.
   Naast deze dagelijkse vergaderingen, die gaan om de taken van de komende dag is het ook nuttig om een wekelijkse teamvergadering te hebben. In deze vergadering worden de doelen op langere termijn besproken en is het belangrijk dat alle neuzen in dezelfde richting wijzen. Een combinatie van de wekelijkse en dagelijkse overlegmomenten zorgt ervoor dat het team altijd aan de meest belangrijke taken kan werken en dat ze van alles volledig op de hoogte zijn.

Breng je team in Flow

Ken jij dat gevoel van ‘in de flow’ te zitten? Dat zijn momenten waarop je meer gedaan krijgt dan anders. Het zijn momenten die we bijvoorbeeld kennen van sporters, die op het veld staan, omringt door supporters. Na een wedstrijd verklaren zij dat ze de supporters niet gehoord hebben, dat hun volle aandacht bij de wedstrijd was. Dat is het moment waarop een sporter in flow is.

Deze flow kan ook voorkomen bij teams. En teams in flow zijn 10 maal meer productief!

Een team kan echter maar in flow komen onder specifieke omstandigheden. Elk teamlid moet zich comfortabel voelen, een gevoel hebben van vertrouwen en veiligheid.

Laat daarom toe dat teamleden betrokken zijn, dat ze op de hoogte zijn en dat je hen laat deelnemen aan de discussies. De input van teamleden over verbeteringen aan de productiviteit zijn enorm waardevol, omdat ze spreken vanuit hun eigen belevenis.

Maak beloftes aan het team altijd waar! Dat is cruciaal voor het vertrouwen. Kan je een belofte echt niet waarmaken, communiceer dit dan aan het team en zeg er ook bij waarom het niet kan.

Teams die regelmatig in flow kunnen werken leveren meer en betere resultaten, zijn een voorbeeld voor andere teams en brengen de hele onderneming naar een hoger niveau.

Deel in de reacties hieronder wat je eigen ervaringen zijn met een team in flow.

[related_post themes="flat"]