Waar is dat document dat je zoekt? Weet je het liggen? Of weet je het liggen, maar moet je toch even zoeken? Je bent zeker dat het op je bureau ligt… alleen waar? Iedereen heeft wel al eens bergen papier verzet, om een document te vinden. Die spreekwoordelijke naald in de hooiberg. Zitten je documenten opgeborgen zodat je alles eenvoudig kan vinden? Of zijn het bergen van documenten die op je bureau liggen op dit moment?
Opbergen versus bergen
Er zijn twee stromingen te onderscheiden als het gaat over documenten. Of je maakt bergen of je bergt op. Zij die bergen papieren op hun bureau hebben zullen je zeggen dat ze precies weten waar elk document te vinden is. Ik betwijfel dit … Papierbergen zijn niet georganiseerd, het zijn stapels ‘dingen’. Stapels zijn geen organisatie methode. Kies liever voor het opbergen van documenten. Als je een belangrijk document zoekt in je stapels papieren moet je er vaak meerdere doorploegen om dat document te vinden. Het resultaat is dat je nog meer rommel om je bureau hebt dan wanneer je begon te zoeken.
Opbergen spaart tijd
Veelal vermijden we het sorteren van documenten. Deze opbergen kost echt niet veel tijd, als je een goede methode hebt. Geordend opgeborgen documenten sparen je tijd uit en verhogen dus je productiviteit. Je documenten organiseren is een investering in je productiviteit! Door je bureau opgeruimd te houden stimuleer je niet alleen je productiviteit, ook je creativiteit vaart er wel bij. Je verliest bovendien niet meer veel te veel tijd als je een document zoekt.
Hier zijn 7 eenvoudige stappen om je documenten te organiseren
- Verminder de instroom van papier – Deze is heel erg vanzelfsprekend, wat je niet krijgt, hoef je niet te sorteren. Kies dus voor elektronische betalingen, beperkt reclame en annuleer je abonnementen op tijdschriften die je toch niet leest.
- Een Inbox hebben – In je email krijg je standaard een Inbox, dat lijkt ook logisch. Waarom zou je dan geen papieren Inbox hebben? Net als bij je email is dit de verzamelplaats voor al je papieren. Als je geen vaste plaats hebt voor binnenkomende papieren leg je ze op de eerste plaats waar je kan. Zo ontstaan stapels.
- Bij twijfel, in de papiermand – Je zal nooit alle documenten of papieren die je binnen krijgt, nodig hebben. Echt niet. Kies er heel bewust voor om een document bij te houden. Vraag jezelf af of je de informatie al ergens anders hebt, eventueel in elektronisch formaat. Is dit het geval, gooi het document dan weg.
- Maak een foto als herinnering – Dit is een eenvoudige tip om een deel van de spullen op je bureau weg te krijgen. Houd je iets bij als referentie, maak dan een foto met je smart Phone. De kans dat je je smart Phone bij de hand hebt als je iets moet bestellen is bijzonder groot. Zo kan je speciale lampen, inktpatronen en batterijen van je bureau verwijderen.
- Gebruik één archiefkast – Ik probeer archiefkasten te vermijden. Van sommige documenten moet je echter de papieren versie bijhouden. Zorg dat je een doos of archiefkast hebt waar je paspoorten, contracten, verzekeringspapieren en andere documenten kan bewaren.
- Gebruik een scanner – Word lid van de papierloze revolutie en investeer in een scanner. Een scanner gebruiken is vandaag de dag erg eenvoudig geworden. Met een scanner kan je de stapels op je bureau met een druk op de knop transformeren in elektronische bestanden. Je kan zelfs je smart Phone gebruiken om documenten in te scannen.
- Plan het organiseren – De belangrijkste discipline in het opruimen van je stapels is regelmaat. Maak een afspraak met je papieren om ze op te ruimen. Je kan bijvoorbeeld wekelijk 20 minuten inplannen.
Organiseer je stapels
Stapels kunnen je de illusie geven dat je georganiseerd bent. Ze helpen je echter niet als je dat ene document dringend nodig hebt. Investeer in het organiseren van je papieren stapels. Je vindt dat document nu binnen de minuut. Op lange termijn spaar je zo veel tijd. Vraag: Maak jij bergen van papier? Of berg jij je papieren op? Kan jij belangrijke documenten in een oogwenk terugvinden? Je kan je reactie hieronder noteren!