1. Timemanagement begint vroeg
Dit werd al eens kort gemeld in het artikel ‘Uitstelgedrag elimineren’. Het is ook logisch dat je vroeg begint met de moeilijkste taken. Je hebt pas geslapen en je energie staat op het hoogste niveau. Op kantoor is het vaak ook rustiger ’s morgens. Collega’s zijn er nog niet, of hebben eerst nog een kop koffie nodig om wakker te worden. Om de dag vol energie te starten is een belangrijke taak afwerken beter dan die kop koffie. Die kop koffie kan je beloning zijn voor die afgewerkte taak en je sterk staaltje timemanagement.
2. Plannen voor de volgende dag
Om met die belangrijke taak te kunnen starten is waarschijnlijk enige planning nodig. Als je die de avond ervoor nog doet, dan kan je ’s morgens productief en met veel energie starten. Reserveer dus tijd om de volgende dag voor te bereiden.
3. Plan voor de hele week
Door de week vooruit te plannen waar mogelijk, heb je later in de week minder beslissingen te nemen. President Obama heeft in zijn kast maar twee kleuren pakken hangen. Hij moet ’s morgen alleen kiezen tussen grijs of blauw. Hiermee spaart de president elke dag kostbare tijd.
4. Pauze nemen
Tijdens het uitvoeren van belangrijketaken of complexe taken is het belangrijk je te concentreren en te focussen op waar je mee bezig bent. Concentratie en focus vragen veel energie, je hersenen werken op volle toeren. Net als de motor van je wagen is er af en toe tijd nodig om af te koelen, om tot rust te komen. Deze rust is noodzakelijk om daarna weer op hoog niveau te presteren. Rust kan je nemen in de vorm van een gesprek aan de koffieautomaat of door een wandeling te maken in de verse buitenlucht.
5. Lichaamshouding
Ook je houding aan je bureau is bepalend voor de graad van vermoeidheid. Een houding die veel vraagt van het lichaam zal je meer vermoeien wat ten koste gaat van je concentratie en focus. Stel je stoel juist in en zet je scherm op de juiste hoogte zodat je ontspannen aan je bureau kan zitten en naar het beeldscherm kan kijken.
6. Slaap voldoende
Ook slaap houd je hersenen fit, met te weinig slaap krijgen je hersenen niet genoeg tijd om te recupereren. Ook hier is die recuperatie noodzakelijk om geconcentreerd en met focus te werken.
7. Delegeren
Het is mogelijk beter dat iemand anders bepaalde taken op je takenlijst uitvoert. Die ander heeft mogelijk andere competenties, of andere specialisaties, waardoor de taak sneller en beter kan afgewerkt worden. Hou zo alleen over wat voor jou het allerbelangrijkste is.
Begin opnieuw
Loopt je timemanagement of organisatie een keer niet zo goed? Begin elke dag opnieuw, de bagage van de vorige dag kan je achter je laten, dat is het verleden. Vandaag is een nieuwe dag en jij hebt er de hand in hoe deze dag verloopt, productief of niet.