7 Vragen over je takenlijst

De kracht van 1

Het is verrassend te zien hoeveel mensen geen formele takenlijst hebben. Voor veel mensen is het antwoord op de vraag of ze een lijst hebben: ‘Een paar’.

Dit komt dan meestal neer op een paar Post-Its op hun bureau, wat losse blaadjes in de lade van het bureau en op andere plaatsten, nog wat taken in Outlook, … Zelden is er sprake van een georganiseerde lijst.

Als er wel een lijst is komt het vaak voor dat deze een paar dagen uit het zicht, en uit de aandacht, verdwijnt. Waardoor de taken niet gedaan zijn. In dit geval is er wel een takenlijst, maar zit er geen systeem aan vast.

7 vragen over je takenlijst

1. Heb je slechts 1 takenlijst? – Je hebt voor elke noodzaak maar 1 taak nodig. Voor de noodzaak om je taken bij het te houden heb je maar 1 takenlijst nodig. Meer takenlijsten bijhouden maakt het geheel onoverzichtelijk. Met meerdere lijsten is het ook niet duidelijk waar je aan hoort te werken. Dat werkt uitstelgedrag in de hand.
2. Is je takenlijst eenvoudig? – Je takenlijst moet zo eenvoudig zijn dat je er direct mee aan de slag kan. Het komt erop hem zo eenvoudig mogelijk het houden, met net genoeg complexiteit om hem werkbaar te maken. Je hebt niet alle toeters en bellen nodig. Soms is een takenlijst op papier zelfs beter.
   

   “Any darn fool can make something complex; it takes a genius to make something simple.” ― Pete Seeger

3. Is je takenlijst leuk? – Dit is misschien een bizarre vraag, maar ja, je zou het gebruik van je takenlijst leuk moeten vinden. Als dat niet zo is, dan blijf je die lijst niet gebruiken. Op papier, goed! Met een app, ook goed! Hoe dan ook, de vraag is of je het gaat gebruiken. Kies tools die je ook gebruikt.
4. Is je lijst altijd toegankelijk? – Heb jij altijd toegang tot je lijst zodat je altijd weet waar je aan hoort te werken? Als je takenlijst niet in zicht is heb je hem ook in je aandacht. Het is vandaag erg eenvoudig je takenlijst altijd bij de hand te hebben. Op papier dan kan je gebruik maken van een handig notitieboekje. Je kan je takenlijst ook bewaren in de cloud, zodat je er aankan van zodra je op het Internet kan, of je kan een app gebruiken op je telefoon of tablet.
5. Is je takenlijst actiegericht? – Een goede tip om je taken actiegericht te maken is het gebruik van werkwoord om je taak te omschrijven. Zo is ‘Verslag schrijven’ meer actiegericht dan simpelweg ‘verslag’. Als je het werkwoord hebt gebruikt, verwijderd dan vage woorden als ooit, misschien, plannen of bespreken. Dit laatste kan je beter vervangen door bijvoorbeeld ‘bellen’.
6. Heb je een takenlijst met deadlines? – Taken zonder deadline zijn dromen. Zorg ervoor dat je altijd weet wanneer iets klaar moet zijn, of wanneer je de taak klaar wil hebben. Je zal merken dat het toevoegen van een deadline de taak direct concreet maakt.
7. Heeft je lijst ruimte voor onverwachte onderbrekingen? – Je kan je dag wel plannen, maar dat wil niet zeggen dat je dag ook zo zal verlopen. Er zijn altijd wel dingen die op je pad komen waar je niet aan gedacht had of die je niet kon voorzien. Soms zijn die dingen die er tussenkomen echter wel van hoge prioriteit. Elke keer jij je dag volpropt moet je beginnen schuiven zodra er iets belangrijkers tussenkomt. Plan je dag dus niet vol, en laat ruimte zodat de gebeurtenissen van de dag je planning niet in het honderd doen lopen.

Stel vragen over je takenlijst

Iedereen zijn takenlijst is uniek, en ik weet zeker dat er talloze trucs en strategieën zijn die mensen hebben ontwikkeld om vlotter taken te kunnen doorstrepen. De belangrijkste eigenschap van een lijst is dat hij dag in dag uit werkt voor je.

Naarmate ons leven steeds complex lijkt te worden, ons werk verandert, en onze kinderen ouder en onafhankelijker worden, zal onze opvatting over het maken van een takenlijst ook veranderen. De sleutel is flexibel genoeg zijn om door te gaan met wat werkt en altijd gemotiveerd te blijven.

Heb jij een gecentraliseerde lijst?? Hoe bepaal jij prioriteiten en blijf je gemotiveerd om je taken af te werken? Laat het weten in de reacties onder dit artikel.

[related_post themes="flat"]