Af en toe kom je iemand tegen die zoveel doet dat je niet anders kan dan je afvragen waar ze de tijd vandaan halen. Vaak zijn de praktijken die deze mensen volgen niet haalbaar op de werkvloer, zoals het uitloggen van Internet, maar ze doen je wel nadenken over hoe wij vandaag omgaan met die hoeveelheid aan taken, een veelvoud aan afleidingen, de massa’s gegevens en het behoud van onze aandacht bij dit alles.
Hier zijn een paar tips om je persoonlijke productiviteit te verhogen:
- Multitasking bestaat niet – Goede multi-taskers zijn in feite niet meer dan goede seriële mono-taskers. Wanneer je meer dan 1 ding tegelijk probeert te doen, krijg je in realiteit niets gedaan. Concentreer je aandacht dus op één taak voor je naar de volgende gaat.
- Zorg voor een systeem achter je takenlijst – Het is niet voldoende om je taken op een lijst te zetten. Als ze eenmaal op je lijst staan geef je ze een prioriteit en zet de taken die minder dan 2 minuten duren eerst. Dit zijn de quick-wins die je lijst snel doen krimpen. Voor de rest van de taken bepaal je de prioriteit aan de hand van belangrijkheid en dringendheid. Als je takenlijst nog niet gesystematiseerd is, dan kan ik je het boek ‘Getting Things Done’ van David Allen van harte aanbevelen.
- Pauzes zijn goed – Meer nog, pauzes zijn nodig. Diepe concentratie moet worden verfrist met rust. Boeddha zei ooit tegen een volger dat hij als een snaar op een gitaar was, hij moest niet te strak gespannen staan en ook niet te los zitten. Voor ons is dat ook zo.
- Maar … verbeter de kwaliteit van je pauzes – De kwaliteit van de pauzes die we nemen is belabberd. Van sociale media als Facebook en Twitter is bewezen dat ze verslavend zijn. Als je deze gebruikt om je hoofd op te frissen, dan zal je snel merken dat je 36 keer per dag wil ‘verfrissen’. Bovendien is wat social media je vandaag serveren vaak zwaarbeladen, wat je hoofd niet echt verfrist. Ga liever een toertje rond de blok wandelen, of bel snel even met iemand die nauw aan het hart ligt.
- Zet notificaties op je telefoon uit – Moet je echt weten wanneer iemand je tweet heeft geliked? Is een mailbericht zo belangrijk dat het niet kan wachten? Elke hoorbare notificatie onderbreekt je concentratie.
- Je agenda is niet alleen voor afspraken – Als je tijd nodig hebt om iets afgewerkt te krijgen, reserveer hiervoor dan tijd in je agenda. Het is een herinnering voor jezelf, en een boodschap aan anderen dat jij deze tijd wil gebruiken om met aandacht aan een taak te werken.
- Zoek je eigen ruimte – Als je in een open kantoor zit, dan is het ok om je laptop te nemen en de privacy op te zoeken zodat jij je beter kan concentreren. Soms is het beter om buiten het bedrijf te werken. Heb je die mogelijkheid? Maak daar dan gebruik van.
- Wees geen slaaf van je Inbox – Je moet je inbox de nodige aandacht geven, maar dat hoeft niet constant. Zet de notificaties uit en controleer je mail twee tot drie keer per dag.
- Beheer je concentratie – Ben jij ’s morgens het meest productief? Of is je aandacht voor je taken beter in de namiddag? Heb je een dipje na de lunch? Ken je eigen ritme en neem dit mee en houd hier rekening mee. Plan de moeilijkste taken op de momenten dat je op je best bent. Vul de momenten dat je niet op je best bent op met eenvoudige taken.
Je bent wat …
Je hoort weleens zeggen dat je bent wat je eet. Mentaal gezien zijn we waar we aandacht aan besteden. Het rationaliseren van waar we aandacht aan besteden is de moeite waard, het verhoogt je persoonlijke productiviteit en geeft rust in je hoofd.
Welk van deze 9 punten ga jij toepassen? Laat het weten in de reacties hieronder: