Actie is het belangrijkste aspect van een goed timemanagement systeem. Het lijkt logisch, eenmaal je takenlijst op orde is ga je die taken afwerken. Vandaar ook Getting Things Done ... De meeste timemanagement systemen hebben echter die drang niet, om dingen af te werken, ze leggen meer de nadruk op het organiseren en starten van een taak, niet op afwerken. De nadruk om in actie te komen en iets af te sluiten ontbreekt vaak.
Sommige mensen komen hierdoor in een voortdurende staat van ‘organisatie verlamming’. Ze gaan zo op in het organiseren en bijhouden van hun taken, dat ze niet meer aan starten toe komen, ze komen niet meer toe aan afwerken van wat ze begonnen zijn.
Wat met de onafgewerkte taken op je takenlijst?
Soms worden onafgewerkte taken overbodig, zijn ze niet meer relevant. Dit kan zowel goed als slecht zijn. Het is goed als het gaat over een kleine taak die niet echt af moest, of die voor iemand anders was. Het is slecht als het gaat over een gemiste kans, die niet meer terug komt.
Maar wat dan met de taken die wel moeten worden gedaan? Deze kan je niet onafgewerkt laten staan, want dan gaan ze effectief tot meer werk leiden. Dat klinkt misschien verontrustend, wel, dat is het ook. Door ze niet af te werken leiden sommige taken niet alleen tot meer werk, ze afwerken vraagt ook meer tijd.
Hoe kan dit?
Dit kan je nog het best vergelijken met voedsel dat je in de koelkast laat liggen terwijl het niet meer goed is. Als je groenten te lang in de koelkast laat liggen, dan moet je niet alleen de rotte groenten verwijderen, maar ook de koelkast proper maken. Door het weggooien van deze groenten uit te stellen is er meer werk ontstaan dat ook meer tijd vraagt. Zo gaat het ook met sommige van de taken op je takenlijst.
Dit kan op 3 manieren
Er zijn 3 manieren waarop onafgewerkte taken tot meer werk leiden:
- Verspilde tijd
Als je de details van een taak goed kent, dan is het eenvoudig om ze uit te voeren. Als je die taak te lang laat liggen, gaan de details verloren en vraagt de taak meer tijd.
Een goed voorbeeld hiervan is het opstellen van een onkosten nota na een zakenreis. Hier heb je maar heel even voor nodig als je dit de dag na thuiskomst doet en alles vers in je geheugen zit en je alle bonnetjes nog bij de hand hebt. Als je dit uitstelt, dan weet je de details misschien niet meer en de bonnetjes moet je weer gaan zoeken. De tijd om deze taak nu te doen is een veelvoud van de tijd die je nodig zou gehad hebben, zonder uitstellen. Wat als je voor elke taak op je takenlijst 2-3 keer zoveel tijd zou nodig hebben? Zou je dan nog veel gedaan krijgen? - Meer frustratie
Frustratie die voortkomt uit de onnodige complexiteit van dagelijkse dingen, die het gevolg is van je desorganisatie en gebrekkig timemanagement. Een voorbeeld hiervan is het nog moeten afdrukken van een document als je al in een meeting had moeten zijn. De meeting is dan al begonnen en je moet achteraf informeren wat er in het eerste deel van de meeting werd gezegd. Zo verspil je uiteindelijk meer tijd. - Sancties
Tenslotte kunnen onafgewerkte taken rechtstreeks leiden tot sancties. Had je er al aan gedacht dat dit een mogelijkheid is? Vast wel als je al eens een rekening te laat hebt betaald en hiervoor een boete moest betalen. Dit gaat ook op voor alledaagse taken. Heb je bepaalde onderdelen dringend nodig? Ja had dit op tijd kunnen bestellen, maar nu zit je met een extra kost voor de dringende verzending.
Deze sancties kunnen ook tijd kosten. Ken je iemand die een paspoort nodig had, maar het aanvragen hiervan heeft uitgesteld? Heeft die persoon het zo lang uitgesteld dat de enige oplossing was naar Brussel gaan en het paspoort daar zelf gaan afhalen? Door naar Brussel te rijden, daar te wachten in de rij met andere mensen die te laat waren, is er meer tijd nodig om deze taak te voltooien.
Waar wacht je nog op?
Begin vandaag nog met je taken, en werk ze af. Je kan de verspilde tijd, de frustratie en de sancties vermijden. Let’s get things done!
Heb jij voorbeelden van taken die tot meer werk leiden als je ze niet afwerkt? Laat het weten in de reacties hieronder!