Hoe Barack Obama zijn werk gedaan krijgt

Barack Hussein Obama II, de 44^ste president van de Verenigde Staten. Net als de 43 vorige presidenten slaagt hij er in om zich de ingewikkelde taken en verantwoordelijkheden die bij het ambt horen meester te maken.

Presidenten in de 21^ste eeuw, zoals Barack Obama, krijgen af te rekenen met een bijzonder lastige taak. Hoe kan iemand dingen gedaan krijgen met 300 miljoen bazen, een cyclus van 24-uurs nieuws van critici, en een to-do lijst die vaak gaat over leven of dood? Oh ja, en dat alles in een stad waarvan de naam is synoniem met de bureaucratie.

Obama slaagt er in om een groot land als Amerika te regeren, tijd te maken voor zijn gezin en tijd te maken om te sporten. En toch heeft hij evenveel uren als jij en ik. Hoe doet hij dat en wat kunnen wij er van leren?

Time Management tips van Obama

Neem voorsprong

Het is best grappig te merken dat de dag van de president de avond ervoor al begint. Zo heeft hij wanneer hij om zeven uur ’s morgens opstaat al een voorsprong.

Nadat zijn gezin is gaan slapen werkt Obama nog even door om de losse eindjes van de dag af te werken. Zijn belangrijkste werk bestaat er dan in om door de map met documenten te gaan waarvan zijn werknemers hebben gevraagd deze te herzien.

Toen Obama de Nobelprijs voor vrede had gewonnen stuurde zijn medewerkers toespraken door die Obama onbruikbaar achtte. In plaats van het schrijven van zijn toespraak nog in de volgende dag te proppen, gebruikte de president de nacht om een voorsprong te nemen. Hij begon met de speeches van zijn medewerkers met de hand over te schrijven om zijn gedachten te ordenen. Zo kwam hij tot een process om zijn eigen speech te schrijven, een aanpak waarvoor op een normale werkdag geen tijd zou zijn.

Beperk keuzestress

De organisatie van het Witte Huis is met elke administratie weer een beetje complexer. Harry Truman had 12 presidentiële assistenten. Vandaag zijn er meer dan 100 werknemers met die titel. Als gevolg beperkt Obama de inkomende informatie. Hij wil geen beslissing nemen over zijn eten of zijn kleding, omdat hij al te veel belangrijke beslissingen moet nemen.

Dit beperkt zich niet enkel tot zijn kleerkast, waar enkel grijze en blauwe pakken in hangen. President Obama verkiest om beslissingsnota’s te krijgen. Dat zijn nota’s met onderaan drie checkboxen: ‘Akkoord’, ‘Niet akkoord’, ‘Overleg nodig’. Zo kan hij snel antwoorden op de vele nota’s die hij krijgt.

Sluit critici buiten

Richard Nixon stond er om gekend een lijst bij te houden van zijn vijanden. Een hedendaags president met 24 uur per dag nieuws, heeft deze luxe niet.

Obama heeft er met zijn gezin voor gekozen om niet naar het nieuws of politiek te kijken. Ze kijken enkel naar sportwedstrijden. Obama filtert zoveel mogelijk het nieuws dat hij binnenkrijgt, maar erkent dat niemand in een bel kan leven. Een van de dingen die hij snel doorhad is dat er een karakter is dat de mensen zien, genoemd Barack Obama. Dat is niet wie hij is.

Sport

President Obama start elke dag met 45 minuten kracht- of conditietraining in zijn persoonlijke fitness. Hij zegt altijd “De rest van mijn tijd zal productiever zijn als je me mijn tijd geeft om te sporten.”

Regelmatig organiseert Obama basket wedstrijden met wat vrienden uit Washington, die allemaal ervaring hebben met basket.  “Je moet regelmatig sporten, anders breek je op een gegeven moment.”

Persoonlijke tijd is heilig

De president heeft drie momenten in zijn dag die voor zichzelf zijn. ’s Morgens sporten, avondeten met zijn gezin en zijn avonduren nadat zijn gezin is gaan slapen. Elk blok dient een ander doel voor Obama. Het eerste blok is voor zijn gezondheid, de avonduren zorgen dat hij altijd een voorsprong heeft en de tijd met zijn gezin aan tafel is hem heilig met het extra voordeel dat de president zijn gedachten even kan verzetten. Zijn kinderen vertellen graag over hun dag, ze zijn niet geïnteresseerd in het werk van hun vader, omdat het kinderen zijn.

Wat Obama kan voor een heel land, kan jij ook voor je eigen leven …

Obamiseer je eigen leven

1. Neem voorsprong – Ik verwacht niet dat jij als Obama de nacht gebruikt om een voorsprong te nemen. Wat jij kan doen is rustige momenten gebruiken om die voorsprong te nemen. Op kantoor zie je zo typisch twee rustiger momenten. ’s Morgens voor de grote instroom, en ’s avonds na de grootste uitstroom. Op die momenten is het op kantoor een stuk rustiger, dat geeft je tijd om geconcentreerd te werken, zonder onderbreking of afleiding.
2. Keuzestress beperken – Hoe korter je ochtendroutine, hoe productiever je dag. Een efficiënte ochtend zet je in de juiste mindset voor de rest van de dag. Beslis ruim op voorhand welke kleren je die week wil dragen en wat je die week wil eten. Zo voorkom je de stress van op het laatste moment nog op zoek te gaan naar het juiste hemd of blouse of van na een lange werkdag naar een drukke winkel te moeten gaan. Mits enige planning kan je dit voorkomen en van bij de start van je dag productief zijn.
3. Inname van media beperken – Ook hier ga ik niet beweren dat jij de hele avond zou moeten werken. Af en toe eens ontspannen is nu eenmaal nodig en zoals ook Obama beseft, niemand leeft in een bel. De tijd die we tijdens de werkdag spenderen aan Internet, radio en nieuws heeft vaak wel een negatieve invloed op je productiviteit. Je begint met één nieuwsbericht, en klikt door naar het volgende, en nog eens en nog eens. Plots blijkt er veel meer tijd voorbij te zijn gegaan dan jij dacht. Bovendien is de teneur van het nieuws vaak uiterst negatief. Omdat jij aan de meeste zaken niets kan doen is het dan misschien beter dit niet te horen. Door de negatieve aard blijf je er mentaal mee bezig, daardoor kan jij je minder goed concentreren.
4. Sport regelmatig – Zet een vast moment in je agenda om te gaan sporten. Maak je deze afspraak met jezelf, dan ben je ook meer geneigd deze na te komen. Dit is overigens voor alles zo, wil je er tijd voor maken, zet het dan in je agenda. Door daarna trouw te zijn aan jezelf kan je doorzetten. Tijd maken om te gaan sporten is daar geen uitzondering op. En net als met alles, na 21 dagen vorm je een nieuwe gewoonte.
5. Persoonlijke tijd reserveren – Bepaal voor jezelf wat belangrijk is. Wil jij elke avond eten met je gezin, plan dit dan zo. Als je dit niet plant, komt er vast weer iets tussen dat je plannen in de war stuurt. Ook als je belangrijke taken te doen hebt, maak er plaats voor in je agenda. Als jij je agenda niet vult, dan doen anderen het wel. Wil je nog iets nieuw leren, een taal bijvoorbeeld, maak daar dan ook tijd voor.

Hoe groot is je Obama gehalte op dit moment?

Persoonlijk scoor ik op de 5 punten 4,5. Ik kan nog meer tijd nemen om regelmatiger te sporten. Mijn persoonlijk aanvoelen is dat alles minder dan een vijf aangepakt moet worden, alles minder dan een drie vraagt een dringende aanpak. Deel je eigen score op 5 in de opmerkingen en vertel hoe jij dat gaat aanpakken.

[related_post themes="flat"]