Bescherm je tijd

Werk jij in een team, of heb je de leiding over een team? Zit het team dan ook nog eens in een landschapskantoor? Hoeveel tijd spendeer jij aan het reageren op opmerkingen of vragen van iemand uit het team?

Daar komt dan nog eens de tijd bij dat je mails aan het lezen en beantwoorden bent of de telefoon opneemt.

Hoeveel tijd heb jij nog over voor je eigen taken?

Bescherm je eigen tijd

Doordat je niet, of niet voldoende, aan je eigen taken toekomt, krijg je stress. Je onderbewuste weet immers zeer goed dat er nog onafgewerkte taken zijn. En die lijst lijkt alleen maar te groeien. Door de vragen vanuit je team, je mails en telefoons kom je er niet aan toe.

Het probleem hier dat jij anderen toelaat gebruik te maken van je tijd. Ze kunnen op elk moment bij je terecht met vragen, opmerkingen en ja, zelfs wat socialiseren.

Duidelijke afspraken

Je kan ook productief zijn zonder je mensen het gevoel te geven dat je hen in de kou laat staan. Het komt dan neer op het maken van duidelijke afspraken.

Met duidelijke afspraken bescherm jij je tijd, en is een evenwicht mogelijk waarmee alle partijen productief kunnen zijn.

Bescherm je tijd met deze 7 tips:

1. Reserveer je eigen tijd – Het is niet omdat jij manager of teamleader bent, of in een landschapskantoor zit, dat je niet geconcentreerd mag werken. Spreek met het team af wanneer je beschikbaar bent en wanneer je geconcentreerd wil werken.
2. Sluit je deur – Soms hebben managers of teamleads een eigen kantoor. Spreek met je team af dat als deur op een kier staat, je aan het werken bent. Met de deur open ben je beschikbaar voor het team. Uiteraard kunnen ze altijd bij je terecht voor dringende gevallen.
3. Ga in je eigen zone – Het is voor de meerderheid van mensen die in team werken vandaag niet zo dat ze een eigen kantoor hebben. Je kan in dit geval duidelijk maken dat je niet gestoord wil worden door oortjes in te steken. Door in deze oortjes concentratie muziek te spelen maak je het voordeel nog groter.
4. Leg Outlook het zwijgen op – Zet de notificaties in Outlook uit. Je kan ook Outlook helemaal uit zetten. Heb jij je mail nodig om te werken, zet dan in je concentratietijd Outlook offline. Zo komen er geen nieuwe mails binnen die je kunnen storen. Zet Outlook weer online als je nieuwe mails wil ontvangen.
5. Zet de telefoon stil – Niet zodat die nog stilletjes rinkelt, ook niet op trillen, echt op stil. Zodat je niet weet of er een gesprek, bericht of mail binnenkomt. Kijk pas na het afwerken van je taak of je nieuwe berichten hebt waar je op wil of moet reageren.
6. Plan pauzes – Spreek vaste momenten af om een korte pauze te nemen. Op deze manier kan je tot aan de pauze geconcentreerd werken, je zal minder gestoord worden. Het bijkomende voordeel is dat je tijdens de pauze iedereen samen ziet.
7. Rond gesprekken af – Dreigen gesprekken wel eens uit te lopen? Hierdoor komt je planning in gevaar. Bescherm je eigen tijd door gesprekken af te ronden als het tijd is. Dit kan je door concluderende uitspraken te doen en geen open vragen meer te stellen. Herhaal hier wat er in het gesprek is gezegd, dat geeft een duidelijke indicatie dat het hier stopt.

Bescherm en wees productief

Het is niet altijd eenvoudig om je je tijd te beschermen. Zeker als je met andere mensen in dezelfde ruimte zit kan het wat moeilijker zijn. Daarom is het nodig dat er duidelijke afspraken worden gemaakt. Zodat iedereen productiever kan zijn.

VRAAG: Hoe bescherm jij je tijd? Hoe ga je dat doen na het lezen van dit artikel?