Betere inschattingen maken voor je taken

Goede inschattingen voorkomen chaos

Als Project Manager is het één van de moeilijkste vragen die je een team kan stellen. Tegelijkertijd staan slechte inschattingen in mijn ervaring in de top van oorzaken dat projecten vertraging oplopen.

Veel problemen met het maken van correcte inschattingen komen vanuit optimisme. De inschatting die we maken gaan eerder over wanneer we hopen dat een taak klaar is, en niet wanneer het mogelijk is de taak klaar te hebben.

Een andere reden dat we verkeerd inschatten is dat we werk moeten afzetten tegenover behagen. Als je een inschatting moet maken voor een taak wil je immers een tijd geven die de ander bevalt. Te weinig tijd inschatten is dan het resultaat van het ongeschikt maken van het werk aan de nood om te behagen.

Geen rekening houden met de omstandigheden kan ook leiden tot afwijkingen in je inschattingen. In realiteit is de kans eerder klein dat je in ideale omstandigheden kan werken aan je taken. Door met de minder ideale omstandigheden rekening te houden worden je inschattingen veel accurater.

9 Stappen naar betere Inschattingen

Neem de eerste keer je tijd

Wanneer je iets voor het eerst doet neem je meer in rekening dan de tijd om de taak uit te voeren. Bij iets nieuw spreken we van een leercurve. Dit is de tijd nodig om het nieuwe te leren, of gewoon te worden. Deze tijd meenemen in je inschattingen zal deze veel preciezer maken.

Meten is weten

Het is een klassiek gezegde, maar nog altijd waar. Wil je betere inschattingen maken? Registreer dan je inschattingen en leer er uit. Weet of je consequent overschat of juist onderschat. Alleen al loggen hoe je inschattingen verlopen, maakt je bewust van hoe jij inschattingen maakt. Bewust worden is de eerste stap.

Stel dat je een inschatting maakt van 12 uur voor een bepaalde taak, en je doet de taak in 15 uur. Dan heb je een afwijking van (15/12=1.25) 25%. Doe je de taak in 18 uur heb je een afwijking van 50%. Met deze cijfers kan je nu aan de slag om je inschattingen minder te laten afwijken.

Niet te beperkt

Wat ik vaak zie in project teams is dat de inschatting enkel over de taak zelf gaat. Bij het uitvoeren van een taak komt vaak echter meer kijken. Soms heb je nog informatie nodig, moet je nog wachten op iemand anders of moet je voorbereidend werk doen. Deze tijd niet meenemen zorgt er voor dat je te weinig tijd zal inschatten.

Oefening baart kunst

De eerste stap in het verbeteren van je inschattingen is het gewoon te doen. Het maakt in het begin niet uit hoe ver je er naast zit. Het belangrijkste is het te doen. Daarna kan je leren uit de resultaten die je boekt, om het volgende keer beter te doen. In teams is er vaak weerstand tegen het maken van inschattingen. Door duidelijk te maken dat ze fouten mogen maken is die weerstand gelijk een stuk kleiner.

Bouw een buffer in

Omdat je geen controle hebt over de omstandigheden waarin je een taak uitvoert kan je een buffer inbouwen. Ben jij iemand die steevast teveel tijd inschat? Dan bouw je waarschijnlijk al een buffer in. Waarschijnlijk is deze dan te groot.

Hoe groot deze buffer is hangt af van de omvang, de complexiteit en de afhankelijkheden van een taak. Als er veel externe afhankelijkheden zijn, tel dan maar stevig door in de buffer die je neemt. De andere partij kan waarschijnlijk niet goed inschatten.

Verdeel en heers

Het is veel moeilijker om een grote taak in te schatten. Als je deze opsplitst in kleinere taken is dit veel eenvoudiger. Je kan beter overzien wat er moet gebeuren. Bovendien is de kans groot dat op detailniveau je beter kan terugvallen op vroegere ervaringen.

Kijk naar de geschiedenis

Taken komen vaak terug, soms vermomd als deel van een grotere taak. Door je inschattingen bij te houden, kan je hier in een volgend project naar terug grijpen en veel preciezer inschatten. Vergelijk de taak met je vorige inschatting en kijk ook waar er verschillen zijn. Vragen deze verschillen meer, of net minder tijd?

Vraag hulp

Moeite met het inschatten van een taak? Er is vast wel iemand die ervaring heeft met wat je te doen hebt. Je eigen inschattingen kan je dan baseren op deze input. Het is waarschijnlijk geen goed idee de inschattingen te kopiëren. Inschattingen zijn immers zeer persoonlijk.

Speel poker

Ik heb het hier uiteraard niet over het gokspel, maar over Planning Poker. Planning Poker is een begrip uit de Scrum methode, gebruikt in software ontwikkeling. Je kan deze manier van inschatten ook perfect gebruiken om taken in te schatten in teams. Planning Poker in een team is heel bruikbaar om risico’s aan het licht te laten komen. Het is de bedoeling dat iedereen in het team voor een bepaalde taak een score geeft. Het kan gebeuren dat iemand een uitzonderlijk lage of een uitzonderlijk hoge score geeft, ten opzichte van de rest van het team. Dan is het altijd de moeite waard om te kijken waarom er een afwijkende score is. Het kan zijn dat dit teamlid de taak verkeerd heeft begrepen. Het kan echter ook zijn dat een teamlid iets ziet wat de anderen gemist hebben. Als een teamlid een uitzonderlijk lage score geeft kan het zijn dat deze de complexiteit niet goed heeft ingeschat. Het kan ook zijn dat dit teamlid een eenvoudige manier weet om de taak te doen.

Wordt een inschatting expert

Accurate inschattingen, met een zo klein mogelijke afwijking, zijn het resultaat van observeren, leren en verbeteren, en veel, heel veel herhaling.

Het spreekt voor zich dat jij je planning beter kan afstemmen om wat nodig is. Dat je proactief kan werken in plaats van je reactief te moeten opstellen. Je komt niet in een planning spaghetti als je goed kan inschatten.

Hopelijk zie je na dit artikel hoe belangrijk het is om goed te leren inschatten, en wil je er gelijk mee aan de slag. Wat ga jij als eerste aanpakken om beter te worden met inschattingen? Laat het weten in de reacties onder dit bericht.

[related_post themes="flat"]