Om je Time Management efficiënt te laten werken, te laten renderen zeg maar, heb je een systeem nodig. Als dit systeem niet volledig is heeft dit zijn weerslag op je productiviteit. Vorige keer had ik het al over lekken in je systeem. Vandaag gaat het over een systeem dat blijft groeien. Je systeem blijft groeien doordat steeds meer elementen er in binnendringen. Deze Indringers zijn het tweede van drie gevolgen van een onvolledig of incorrect Time Management systeem.
Dit zijn ze alle drie
- Lekken
- Indringers (dit artikel)
- Vraatzucht
Je systeem blijft maar groeien
Dit is in de letterlijke zin, je systeem groeit constant doordat je er tools en gadgets aan toevoegt en je gegevens op steeds meer verschillende plaatsen opslaat.
Indringers kunnen in je systeem binnenkomen doordat je geen duidelijke grenzen in je systeem hebt. Doordat er geen duidelijke grenzen zijn ga je steeds meer en meer tools en gadgets toelaten en laat je informatie over verschillende plaatsen verspreiden.
Het probleem hier is dat wanneer er meer indringers in je systeem geraken, je het overzicht verliest. Het is niet meer duidelijk waar je informatie hebt opgeslagen of welke tool je juist gebruikt hebt om een adres of een taak te bewaren.
Waarom voeg je steeds meer tools en gadgets toe?
Als je systeem nog niet op punt staat, wat nooit echt het geval is, ben je geneigd om steeds nieuwe tools te testen. Je laat je verleiden om iets toe te voegen aan je systeem in die zoektocht naar een perfect systeem.
Het perfecte systeem is het systeem waar jij mee kan werken. Zo is je systeem ergens wel verschillend van andere systemen. Elk systeem is dus uniek, doordat het op maat is samengesteld. Om je systeem op punt te stellen overloop je deze drie vragen:
- Wat werkt niet, of niet goed in mijn systeem?
- Wat werkt wel goed?
- Wat kan ik wijzigen.
Wat niet werkt voor je, dat verwijder je. Je moet hier wel opletten dat er geen lek ontstaat als je iets uit je systeem haalt. Als er een lek ontstaat, verwijder het dan pas als er een goede vervanger is.
Wat werkt, dat laat je zo, daar heb je al gevonden wat werkt. Door te gaan kijken wat je nog kan wijzigen ga je steeds je systeem beter maken en bijsturen.
Technische mensen zijn meer geneigd om indringers toe te laten in hun systeem. Ze hebben immers een voorliefde voor tools en gadgets. Hierdoor spenderen ze teveel tijd in het testen van nieuwe tools en gadgets, en niet aan hun taken. Die taken zitten vaak ook op meerdere plaatsen, doordat ze hiervoor meerdere tools hebben.
Ook niet technische mensen zijn gevoelig voor indringers. Bij hen is het vaak een kwestie van de eerste de beste tool te gebruiken die ze tegenkomen, omdat ze de technische kant niet kennen. Als deze tool dan niet werkt nemen ze vaak de volgende tool, waardoor gegevens weer verspreiden over meerdere indringers. Je kan in deze categorie ook de mensen vinden die stukjes papier gebruiken om de technische lasten te voorkomen.
Hoe voorkom je indringers in je systeem?
- Definieer je systeem – Maak een duidelijke definitie van wat in je systeem hoort te zitten en wat er niet in hoort te zitten. Dat is belangrijk, ook te definiëren wat niet in je systeem thuishoort. Zo weet je op voorhand al wat je niet moet gaan toevoegen.
- Een tool per doel – Voor elk doel heb je één tool. Je hebt een tool om je adressen bij te houden, een tool om je taken bij te houden, een tool om je afspraken bij te houden, … Zodra je meerdere tools hebt per doel verlies je tijd om uit te zoeken welke tool je gaat gebruiken, of in welke tool je iets had opgeslagen.
- Vermijd nieuwe tools – Nieuwe tools introduceren voor het nieuwe is geen goed idee. Als de nieuwe tool functionaliteiten heeft die je huidige tool niet heeft, die jij ook nog eens nodig hebt, dan kan je de tool die je gebruikt gaan vervangen door een nieuwe.
- 1 In = 1 Uit – Een tool, of gadget, toevoegen staat steeds gelijk aan het verwijderen van een andere tool. Op die manier voorkom je dat indringers je systeem continue laten groeien.
Indringers voorkomen
Door duidelijke grenzen te stellen kan je voorkomen dat indringers je systeem te hard laten groeien. Je weet altijd waar en in welke tool je gegevens moet gaan zoek.
En jij, heb jij voor een bepaald doel meerdere tools of gadgets? Ik zou graag van je weten welke tool die je nu gebruikt je kan verwijderen? Laat het weten in de reacties onder dit bericht.