Stop eens wat Context in je Takenlijst

Amerikaans president Theodoor Roosevelt zei ooit ‘Do what you can, with what you have, where you are.’

Niet alle taken zijn gelijk, daarom kennen we er een prioriteit aan toe. Bovenstaand citaat in acht genomen merken we dat prioriteit alleen niet voldoende is. Wat doe je bijvoorbeeld met ‘with what you have’ en ‘where you are’? Dit zijn aspecten die je niet kan vertalen in prioriteit.

Contexten bieden hier de oplossing. Je kan ze aan je takenlijst toevoegen om te doen wat je kan, met wat je hebt, waar je bent. Er zijn een aantal types van context die aan je takenlijst kunnen worden toegevoegd.

4 Contexten voor je takenlijst

1. Context ‘Energie’ – Werken in functie van je energie heeft geweldige voordelen. Zo kan je productief zijn op momenten van lage energie en kan je productiever zijn op momenten met hoge energie. Door deze context toe te voegen aan je takenlijst kan je snel kiezen welke taak je op dit moment kan doen.Hoge energie is een context die je kan gebruiken voor taken die veel mentale inspanning vragen. Waar je dus veel denkwerk, of berekeningen, bij moet doen. Lage energie is dan weer een context voor taken die je zowaar op automatische piloot kan doen, waar je zo goed als geen mentale energie voor nodig hebt. Normale energie is de context die gebruikt kan worden voor alles wat hier tussenin valt. Doe taken met deze context op dagen dat jij je gewoon goed voelt.
2. Context ‘Tijd’ – Als jij je tijd wil beheersen, dan zal deze context je wel bevallen. Je kan contexten toewijzen als Ochtend, voormiddag en namiddag. Als je naast je dagtaak nog veel activiteiten hebt kan je ook avond nog toevoegen.Je kan deze context bijvoorbeeld gebruiken voor de taak Email nakijken. Als je dit inplant op ochtend, voormiddag en namiddag zijn er maar drie momenten waarop jij je mail nakijkt (wat vaak een goede praktijk is). Je kan deze context gebruiken als je het in de loop van de dag even ‘niet meer weet’. Je hoeft maar naar deze context te kijken om te weten wat je kan doen.
3. Context ‘Prioriteit’ – Nog een Amerikaans president, Dwight Eisenhower, gebruikte een matrix voor moeilijke beslissingen. Dit Eisenhower schema werd later populair toen Stephen Covey het introduceerde als ‘Prioriteiten matrix’. Deze methode kent 4 categorieën voor taken
   1. Belangrijk / Dringend
   2. Niet Belangrijk / Dringend
   3. Belangrijk / Niet Dringend
   4. Niet Belangrijk / Niet Dringend
   Met dit schema kan je beslissen over de prioriteit van een taak, ken deze toe aan de context, zo kan je snel beslissen welke je volgende taak zal zijn.
4. Context ‘Werk-Privé’ – Er is een verschil tussen taken in functie van waar je bent (where you are). De taak Lamp vervangen is weinig zinvol als je op kantoor zit. Deze taak kan echter een zeer hoge prioriteit krijgen als je ’s avonds langs een Doe-het-zelf zaak komt en nog een lamp moet kopen.In Het Nieuwe Werken is deze context bijzonder bruikbaar. Prioriteiten van taken kunnen wijzigen als je van thuis uit werkt, of als je op kantoor bent. Als je van thuis uit werkt kan je deze context combineren met de context tijd om te weerstaan aan de afleidingen in je eigen huis.

Contextueel gezien

Contexten zijn de meta-data van je takenlijst. Voeg ze toe om sneller en accurater te beslissen welke taak je zal uitvoeren. Door het gebruik van contexten heb je steeds een duidelijk zicht op wat je kan doen, met wat je hebt en waar je bent.

Extra kolommen

Voeg aan je takenlijst extra kolommen toe, één voor elke context die je wil gebruiken. Dit geeft je een duidelijk overzicht op je takenlijst. Je moet maar in de juiste kolom kijken voor een bepaalde context en je weet wat je kan doen.

Zijn deze vier contexten voldoende om je werk te ondersteunen? Welke context zou jij hier aan willen toevoegen? Laat het weten in de reacties hieronder.

[related_post themes="flat"]