Als we spreken over time management, dan is delegatie een belangrijk instrument om meer dingen gedaan te krijgen. Delegatie is echter niet zo eenvoudig, hoe pak je dat goed aan en zorg je er voor dat iemand anders het werk voor je doet? Zelfs als dat je baas is. Goede delegatie spaart tijd, geeft mensen de mogelijkheid te ontwikkelen en motiveert. Slechte delegatie brengt frustratie met zich mee, demotiveert mensen en brengt hen in de war. Je kan dus maar beter zorgen dat je delegatie in orde is.
Keuze
Mensen hebben graag een keuze, als er geen keuze is kunnen we spreken van dwang. Bij een gevoel van dwang zullen prestaties nooit optimaal zijn. Het terug winnen van autonomie zal immers altijd de eerste prioriteit zijn als er geen keuze meer is.
Als je een taak delegeert is het belangrijk dat je er voor zorgt dat dit goed verloopt. Tegelijkertijd is het cruciaal dat de ontvanger van de gedelegeerde taak de mogelijkheid heeft om feedback te geven over de delegatie en de duidelijkheid van de taak, vooral als de manager dit kan gebruiken.
SMART
Een gedelegeerde taak moet voldoen aan de criteria van het SMART acroniem:
- Specifiek
- Meetbaar
- Actiegericht
- Realistisch
- Tijdsgebonden
Beter nog is te voldoen aan de criteria van het SMARTER acroniem, dit voegt volgende criteria toe:
- Etisch
- Recorded
9 stappen tot delegeren
- Definieer de taak
Zoals hierboven besproken kan dit gebeuren met het SMART(ER) acroniem, dit is niet noodzakelijk, belangrijk is dat wie de taak ontvangt duidelijk weet wat de verwachtingen zijn. - Selecteer de persoon of het team
Wat is de reden dat deze persoon, of dit team, deze taak krijgt? Wat is het voordeel voor hen? Wat is jouw voordeel? - Schat de haalbaarheid in
Is de andere persoon in staat om de taak uit te voeren? Heeft deze alle informatie die nodig is? Indien dit niet zo is kan de taak niet gedelegeerd worden. - Geef een motivatie
Leg uit waarom je de taak door geeft. Zeg er ook bij waarom je voor deze persoon, of team, hebt gekozen. Hoe past deze delegatie in het groter plaatje? - Deel de verwachting mee
Deel bij de delegatie mee wat het verwachtte eindresultaat is. Zonder duidelijk doel kan er geen delegatie zijn. Hoe zal de opvolging gebeuren? - Denk aan de benodigde resources
Overleg wat er nodig is om de taak tot een goed einde te brengen. Denk hierbij aan ruimte, mensen, materiaal, geld, … - Spreek een deadline af
Wanneer moet het werk klaar zijn? Of bij een doorlopende taak, wanneer zijn de reviews? Wanneer moeten rapporten opgeleverd worden?
Op dit punt is het belangrijk bij de andere persoon af te checken of er een duidelijk begrip is van de verwachtingen, of het duidelijk is wanneer er moet opgeleverd worden, en hoe controle zal gebeuren. - Ondersteuning en communicatie
Zorg dat iedereen die op de hoogte moet zijn dat ook is. Laat dit niet over aan de persoon die de taak heeft ontvangen. Informeer ook je baas als het om een belangrijke taak gaat. - Feedback op de resultaten
Het is essentieel dat je de uitvoerder van de taak ook feedback geeft op de gemaakte vorderingen. Als de vorderingen niet naar verwachting zijn kan er in overleg bijgestuurd worden.
Niveaus van delegatie
Er zijn verschillende niveaus van delegatie die elk een andere graad van vrijheid hebben.
Geen vrijheid
Als je iemand zegt een taak uit te voeren precies zoals beschreven, precies zoals meegedeeld, dan is er geen vrijheid in de delegatie.
Beperkte vrijheid
Als je de ander vraagt om iets uit te zoeken zodat jij de beslissing kan nemen, dan vraag je voor analyse en onderzoek, maar niet voor een aanbeveling. Deze verantwoordelijkheid blijft bij de persoon die delegeert.
Iets meer vrijheid kan gegeven worden als er samen beslist kan worden na het onderzoek en de analyse. Dit is een zeer klein verschil met bovenstaande terwijl het een groter gevoel van vrijheid geeft.
Volledige vrijheid
Hier krijgt de ontvanger van de gedelegeerde taak de volledige vrijheid, het is zijn verantwoordelijkheid om de analyse en onderzoek te voeren en een beslissing te nemen.
Uiteraard bestaan er tussen Beperkte vrijheid en volledige vrijheid vele tussenstappen. Elk van deze stappen geeft meer vrijheid aan de ontvanger. Bij elke stap naar meer vrijheid is er ook meer kans voor de ontvanger om te groeien.
Toon dankbaarheid
Als de taak naar behoren werd uitgevoerd en correct werd opgeleverd, toon dan dankbaarheid naar de persoon die taak heeft uitgevoerd. Dit is een positieve motivatie waar je in de toekomst de vruchten van kan plukken.