Delegeren
Ik krijg wel eens de opmerking dat delegeren alleen maar wil zeggen dat je uiteindelijk meer werk hebt. Je volgt de persoon aan wie je de taak hebt gedelegeerd op, en achteraf controleer je ook nog eens of de taak gedaan is zoals jij het voor ogen had.
Het resultaat is dat je overbelast bent, of vaak bezig bent met taken waarvan jij het gevoel hebt dat ze je talenten niet aanspreken.
Toch is het de bedoeling dat je meer ademruimte in je planning en je takenpakket te geven. Met als kers op de taart een gemotiveerd en beter samenwerkend team en je medewerkers kunnen zich ontwikkelen volgens hun eigen talenten door de taken die jij ze geeft.
Hoe doe je dit dan zonder daar zelf veel tijd in te stoppen. Wanneer jij teveel tijd stopt in het opvolgen van gedelegeerde taken kom je immers nog niet toe aan je eigen kerntaken. Om daar achter te komen gaan we eens kijken wat delegeren precies is en hoe je het kan inzetten:
Wat is delegeren?
Heel eenvoudig gezegd is delegeren het laten uitvoeren van je taken door iemand anders met als doel je eindresultaat behalen. Je geeft een ander het vertrouwen en de middelen om aan je taak te werken. Het is dus altijd een zaak van vertrouwen in de persoon aan wie je delegeert en een erkenning van de kwaliteiten van deze persoon. Je geeft nooit de eindverantwoordelijkheid uit handen.
Bevoegdheden
Je kan delegeren als je een bevoegdheid hebt over iemand. Een bevoegdheid is een manier om macht uit te oefenen. Dit is bijvoorbeeld:
- Autoriteit – Je geeft de bevoegdheid om anderen aan te sturen. Je noemt deze persoon bijvoorbeeld projectleider, teamleider of manager. Het kan ook zijn dat je deze bevoegdheid geeft zonder een specifieke titel. Breng in dit geval de andere teamleden op de hoogte dat persoon X voor deze taak verantwoordelijk is.
- Beslissingsbevoegdheid – Je geeft de bevoegdheid om beslissingen te nemen, bijvoorbeeld over de uitvoering van een taak of om een offerte uit te schrijven.
- Tekenbevoegdheid – De andere mag een handtekening zetten onder een contract of een bestelling. Dit is gebonden aan het juridische aspect van je onderneming.
Middelen
Middelen zijn niet alleen de persoon aan wie je wil delegeren, maar ook bijhorende materialen en niet te vergeten, tijd. De medewerker die de taak voor je zal uitvoeren heeft vaak maar een deel van zijn tijd ter beschikking.
Wat levert delegeren op?
Wanneer je op de correcte manier weet te delegeren zijn er enkele inherente voordelen aan verbonden
- Minder werkdruk – Door taken te delegeren heb jij minder taken te doen, waardoor je werkdruk afneemt.
- Motiveren van medewerkers – Als de taken die je aan je medewerkers geeft hun talenten aanspreken, dan motiveren deze taken hen. Laat je mensen dus die dingen doen waar ze goed in zijn en die ze graag doen. Dat vraagt een goed inzicht in je medewerkers.
- Ontwikkeling van medewerkers – Eenmaal je een goed zicht hebt op de talenten van je medewerkers kan je deze verder ontwikkelen door hen die taken te delegeren die op die talenten inspelen.
- Je focussen op belangrijke taken – Doordat je taken kan delegeren heb je zelf meer tijd voor je eigen kerntaken.
Welke taken kan je delegeren?
Zoals hierboven al gezegd, het is belangrijk de juiste taken aan de juiste mensen te delegeren. Je vraagt je bakker (normaal gezien) ook niet om je wagen te smeren. Welke taken kan je dan delegeren
- Taken die de ander aanspreken op zijn kwaliteiten
- Taken die de ander kan doen
- Taken die de ander beter kan doen
- Taken die de ander iets leren
- Taken die de ander graag doet
Stel jezelf niet alleen de vraag wat je kan delegeren, maar ook wat je niet:
- Gevoelige kwesties zoals ontslagen en conflicten
- Je kerntaken als leidinggevende, bijvoorbeeld evaluatiegesprekken, rapportering aan de directie
- Die taken die je overzicht geven
- De eindverantwoordelijkheid van de taken die je hebt gedelegeerd
Aan wie delegeer je?
Je weet welke taken je wil en kan delegeren, dan is het tijd voor de volgende stap, aan wie ga je delegeren? Daarvoor kan je volgende stappen overlopen:
- Analyseer de taak: Welke kennis en competenties zijn er nodig om deze taak te kunnen afwerken?
- Analyseer je medewerkers. Wat zijn hun persoonlijk vaardigheden? Wat vinden ze leuk? Waarmee kunnen ze groeien in hun talenten?
- Wie heeft er nog ruimte in zijn takenpakket en agenda om deze taak aan te delegeren? Dit komt vaak neer op prioriteiten, want tijd heeft niemand nog teveel.
- Heb je zelf nog tijd om de gedelegeerde taak op te volgen? Als je er geen tijd voor hebt, dan delegeer je beter niet.
Delegeer jij?
Maakt taken delegeren deel uit van je werk? Dan hoor ik heel graag wat jij hiervan toepast en dat voor je werkt. Laat het weten in de reacties onder dit bericht.