Dit is een vervolg op het eerste artikel over het organiseren van je documenten. In dat artikel ging het over het verwerken van je Inbox en de bewaartermijn van je documenten. In dit artikel krijg je een beschrijving van hoe je het stuk “Archiveren” kan uitvoeren. Vooral dan hoe je documenten kan opslaan voor toekomstig gebruik.
Organiseren voor toekomstig gebruik
Je kunt al je papieren in een grote doos stoppen. De dag dat je een bepaald document moet gaan zoeken kan dat echter wel eens een probleem opleveren. Hoe ga je in die grote doos dat bepaalde document terug vinden? De kans is groot dat je document per document moet gaan zoeken. En waarschijnlijk is dan ook nog het allerlaatste document in de doos het document dat je zoekt. Klinkt dit herkenbaar? Verlies jij zo ook wel eens tijd?
Wat als dat document nu eens zo gearchiveerd zou zijn dat het je de dag zelf er aan herinnert dat je het moet verwerken? Dat is dus de omgekeerde situatie. Of wat als je een aantal documenten moet verzamelen vooraleer je er iets mee kan doen? Denk maar aan betalingsbewijzen die je naar de boekhouder moet brengen.
43 folders
Heb jij er ook genoeg van om dingen te vergeten of documenten te verliezen? Je hebt echt geen hightech systeem nodig om hier wat aan te doen. Ook hier grijp ik graag terug naar David Allen, auteur van “Getting Things Done*”.
In dit boek beschrijft David Allen namelijk het 43 folder systeem. Hij heeft het niet uitgevonden, maar door zijn boek is het wel zeer populair geworden. Dit systeem is geniaal alleen al door de eenvoudige opzet. Je kunt 43 folders op verschillende manieren toepassen, map kaften, met mappen, met hangmappen, … Mappen op je pc maken lijkt me dan weer iets te omslachtig met deze methode. De eenvoudigste manier is met hangmappen.
TIP: Hangmappen kan je ook in een krat hangen, zo heb je geen speciale schuif nodig in je bureau
Het systeem bestaat dus uit 43 folders:
- 31 dag-folders voor het maximum aantal dagen in de maand
- 12 maand-folders voor elke maandag
Je zet het systeem op door te beginnen met de dag-folder voor morgen. Dus als het vandaag de vijfde is, dan is je eerste folder de zesde. Achter deze dag-folder stop je de rest van de dag-folders, tot en met 31. Na dag 31 stop je de folder van de volgende maand, gevolgd door de dag-folders vanaf nummer 1. Als laatste in je systeem zitten dan de maand-folders. Als je dit hebt gedaan, is het systeem al klaar voor gebruik.
Alle documenten waar je iets mee moet doen stop je nu in een van de dag-folders, of in een maand-folder voor taken die verder in de toekomst moeten worden uitgevoerd. In analogie met wat in deel 1 werd besproken gaat het hier uiteraard alleen over taken van meer dan 2 minuten.
Bij het starten van de dag neem je de dag-folder die vooraan zit uit je systeem. Je verwerkt dan de documenten in deze folder, tot deze leeg is. Dan stop je de dag-folder weer als laatste dag-folder in je systeem. Automatisch zit de dag-folder voor morgen al klaar.
Op het eind van de maand komt de maand-folder vooraan te zitten. Neem alle documenten in deze maand-folder en verdeel ze over de dag-folders die er achter zitten. De maand-folder is dan leeg en komt weer achter de laatste maand-folder te zitten.
Op deze manier heb je altijd een volledige maand en een volledig jaar aan folders tot je beschikking. Ook is het een roterend systeem. De maanden en dagen komen automatisch weer aan bod.
Doorlopende taken
Er zijn ook taken die steeds doorlopen, vooral op je werk. Het is dan niet zo handig om deze documenten te verspreiden in verschillende folders. Voor dit soort documenten werk ik steevast met mapjes. Per project een mapje en per mapje bundel ik documenten door er een dubbelgevouwen blad rond te leggen. Op dat blad kan je eenvoudig schrijven wat er in zit.
Dit heeft een aantal voordelen. Ten eerste heb ik steeds alle documenten van een bepaald project bij de hand. Dit is handig voor vergaderingen. Ten tweede is het een efficiënte methode om documenten terug te vinden. Ik neem het mapje van het betreffende project, daaruit neem ik dan het bundeltje voor het juiste onderwerp. En daar zit dan het document dat ik zoek.
Ook thuis
Dit systeem kan je uiteraard ook thuis gebruiken. Wij doen dat bijvoorbeeld voor alle documenten die we bij de belastingbrief moeten voegen. Deze documenten gaan in een mapje “Belastingen”. Bij het invullen van de belastingbrief gaat dat mapje mee en zijn we zeker dat we niets vergeten. Hier kan je bijkomend jaar per jaar een lijstje bijhouden met welke documenten je nodig het. Maak hier een checklist voor. Zo weet je ook voor je de belastingbrief gaat invullen of er nog documenten ontbreken.
Rekeningen
Deze tip gaf ik ook al in het eerste deel. Deze tip is zo efficiënt dat ik hem graag een keer herhaal. Rekeningen worden tegenwoordig grotendeels betaald via de computer, of via het scherm in de bank. In beide gevallen is het mogelijk om een memo-datum in te geven. Zo vallen rekeningen in de 2 minuten regel. Geef de betaling dan ook onmiddellijk in bij het leeg maken van je Inbox, met memo-datum voor toekomstige rekeningen. Weer een taak waar je niet meer aan hoeft te denken.
Als je dit om een of andere reden niet ziet zitten kan je de rekening nog altijd in een dag- of maand-folder stoppen.
En nu ben jij aan de beurt
Vergeet jij wel eens een rekening te betalen? Verlies jij wel eens een document? Zoek jij soms ook veel te lang achter een formulier? Of heb je vrienden, familie of collega’s die dit wel eens meemaken? Verwijs hen zeker door naar dit artikel.
Wil jij de beschreven systemen proberen? Laat me dan zeker weten of het werkt voor je. Wat gaat er goed, wat kan er beter? Deel je ervaring in de opmerkingen hieronder en leer van elkaar wat werkt en wat niet werkt!
* Dit is een affiliate link