Een goede communicatie, het is niet evident. Ervaringen bij vele bedrijven hebben er voor gezorgd dat ik een goede communicatie één van mijn prioriteiten is geworden.

Teamleden functioneren niet goed als de communicatie niet goed zit. Er onduidelijke doelen, er ontstaan misverstanden en wrijvingen met als gevolg dat team niet optimaal kunnen functioneren.

Laten we eerst eens kijken wat communicatie nu juist is. Vaak denken we bij communicatie aan woorden en geschreven teksten. Bij verbale communicatie is er sprake van 3 soorten communicatie. Slechts 8% daarvan bestaat uit woorden, 37% is goed voor de intonatie waarmee je spreekt en maar liefst 55% van je communicatie is lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen.

Dit werpt een ander licht op het stuk verbale communicatie. Het is duidelijk dat efficiënt communiceren een goede voorbereiding vergt.

12 maal efficiënt communiceren

1. Het juiste medium – De manier waarop je communiceert, is uiteraard zeer belangrijk. Een gevoelige communicatie, negatieve feedback en persoonlijke aspecten worden beter niet over mail of telefoon besproken. Hier is een persoonlijk contact aangewezen, je kan immers zien wat de reactie is op wat je hebt te zeggen, voornamelijk door de lichaamstaal. Dit kan niet via mail of telefoon.
2. Het juiste publiek – Je publiek moet open staan voor wat jij te zeggen hebt, het foute publiek aanspreken is dodelijk voor de sfeer, waardoor je boodschap verloren gaat
3. De juiste boodschap – Als er in een project iets fout is gegaan wil dat nog niet zeggen dat je de board ongerust moet maken. Het project is niet verloren na één tegenslag. Het is ook zinloos een verloren project te blijven verdedigen. Door de juiste boodschap, met de juiste dosering over te brengen bereik je een consensus over de status en kan je problemen vermijden.
4. Nadelen van mail – Zoals gezegd, mail geeft je niet de persoonlijke feedback, je ziet geen lichaamstaal. Mail is geschreven tekst en je hebt geen invloed op hoe die overkomt bij de andere partij. Je kan ook niet bijsturen naar gelang het verhaal vordert. Bovendien is het resultaat van elke mail de je stuurt, dat je een mail ontvangt per ontvanger. Wil je persoonlijk communiceren en de tijd die je daar aan spendeert onder controle houden? Dan is mail niet de beste keuze.
5. Voordelen van mail – Mail heeft echter ook voordelen. Wat op mail staat is geschreven en kan achteraf moeilijk tegen gesproken worden. Het is ook een goede geheugensteun, met de zoekfunctie haal je oude teksten zo weer boven. Je kan ook naar meerdere partijen communiceren op verschillende locaties of tijdzones. Het ook een geschikt medium om feedback te vragen op een tekst, document of idee.
6. Verzorg je taal – Het kan altijd gebeuren dat je een fout niet opmerkt, dat is op dit blog ook al voorgekomen. Er is echter meer dan correct schrijven als je goed wil communiceren. Je woordenschat afstemmen op je ontvanger(s) zorgt ervoor dat jij niet overkomt als iemand die uit de hoogte doet, of als iemand die niet voldoet aan hun normen.
7. Luister – Deze had mogelijk beter op plaats 1 gestaan, en als enige in deze lijst. Luisteren is één van de belangrijkste aspecten wil je efficiënt communiceren. Luister meer dan je spreekt, zo begrijp je de ander beter, kan je beter inspelen op meningen en gevoelens. Echt luisteren, kan maar als je bereid bent je eigen mening aan de kant te zetten en meningen en opinies niet gelijk tegen te spreken.
8. Integriteit – Communiceer steeds eerlijk en oprecht. Wie dat niet doet zal snel ontmaskerd worden. Dit wil niet zeggen dat je vroegere meningen nooit mag tegenspreken. Als jij echt van mening bent veranderd, dan is het juist goed om daarover eerlijk te communiceren. Het is altijd mogelijk dat er nieuwe inzichten naar voor komen die je van mening doen veranderen. Integer communiceren, wil zeggen dat je geen verborgen agenda hebt en geen emoties veinst.
9. Empathie versus Ego – Empathische communicators staan voor een open en transparante communicatie die niet terug te vinden is bij wie communiceert vanuit een zorgvuldig opgetrokken muur. Respect voor dit principe zet woede om in respect en twijfel in vertrouwen.
10. Lees tussen de lijnen – Denk aan eender welke grote leider en je zal zien dat ze stuk voor stuk bedreven zijn in het lezen tussen de lijntjes. Ze hebben het vermogen om te begrijpen wat niet gezegd werd. In deze tijden van instant communicatie lijkt iedereen te communiceren wat er bij hen opkomt dat ze zich niet realiseren wat er te rapen valt in de gedachten van een ander.
11. Aanwezig zijn – Het is verleidelijk om nog tijdens je communicatie al aan de volgende stappen te denken. Je bent dan niet meer aanwezig in het huidige moment van je communicatie. Je loopt nu het risico niet tijdig te zien of je communicatie moet worden bijgestuurd, jij bent immers al bij de volgende stap. Adem enkele malen bewust in en uit, let op je ademhaling en kom met je aandacht naar het hier en nu. Je zal scherper zien wat je communicatie opwekt.
12. Emotie is een slechte raadgever – Ben je boos? Verdrietig? Ontgoochelt? Als je op dat moment communiceert, zal deze emotie in je communicatie doorschijnen. Wacht liever even tot je emoties weer wat gezakt zijn en je een standvastige communicatie kan lanceren. Is het de communicatie van een ander die een bepaalde emotie bij je opwekt? Evalueer eerst voor jezelf waarom je dit gevoel hebt. Als je hier achter bent begrijp je vaak de andere partij beter. Niemand is gediend met bruggen die worden verbrand door een verhitte emotie.

Efficiënt communiceren gaat hand in hand met efficiënt werken

Het spreekt voor zich dat efficiënt communiceren minder zorgen en problemen met zich meebrengt en dus ook minder tijd vraagt. Om dit te bereiken is het nodig goed na te denken over je communicaties. Zet bij de opzet van een project een communicatieplan op. Wie moet in welk stadium van het project wat weten? Vraagt de board maandelijks een update van het project? Dan willen ze mogelijk weten hoe je er budgettair voorstaat en of er blokkades zijn die de board op kan lossen. Ze zijn niet gebaad bij de kleinste details van het project. Die communiceer je met het team in de wekelijkse of dagelijkse vergaderingen met het team. De juiste boodschap, aan het juiste publiek op het juiste moment, dat vraagt om een gedetailleerde planning. Communicatie naar team leden, partners, klanten, sponsors, … ze kunnen je project maken of breken.

Denk jij na over de communicatie bij het opzetten van een nieuw project? Welke communicatie maakt steeds deel uit van je plan?