1 Takenlijst waar ALLES op staat
Door al je taken, werk, privé en ja, zelfs ontspanning op 1 takenlijst te zetten heb je altijd alles samen, is er altijd overzicht. Er liggen niet her en der lijstjes waar nog taken opstaan. Om maar niet te spreken van een post-it die nog tegen het computerscherm of tegen de koelkast hangt met die belangrijke taak. Bovendien lucht zo een ‘mind dump’ enorm op.
Mails in je mailbox, sms’en op je telefoon, een postvakje op kantoor, papieren op je bureau op kantoor en eentje op je bureau thuis en ook nog op de keukentafel en in je privé mailbox … Daar komt chaos van in je hoofd. Beperk het aantal plaatsen waar je actie items opslaat en zet alles op 1 lijst. Op die manier maak je ook in je hoofd geen extra lijstje. Je hoofd is dan leeg en kan aan andere dingen denken.
Verwerken van je takenlijst
Noteren van taken op de lijst.
Zoals al besproken in het artikel Klein starten met Getting Things Done is het een goed idee om acties op je lijst te noteren in plaats van taken. Door te denken aan de eerstvolgende actie zet je een concreet doel en dit is goed om te focussen op wat moet gebeuren.
Geef elk item op je lijst een prioriteit tijdens je wekelijkse review. Zo kan je eenvoudig de planning voor morgen opstellen. Je begint met de items met de hoogste prioriteit. Een goed boek hierover is “Eat that Frog” van Brian Tracey.
Nog even ter herhaling, acties die maximaal 2 minuten duren, die noteer je niet, die doe je gewoon. De administratie zou immers langer duren dan het afwerken van de taak. Bovendien gaat het zo bijzonder vlot, en krijg je veel gedaan.
Afgewerkte taken
Wanneer je klaar bent met een taak kan je deze doorstrepen op je To Do lijst van vandaag. Door dit te doen geef je jezelf een leuke oppepper, weer een taak afgewerkt!
Hierna ga je weer verder met het volgende item op je To Do lijst van vandaag.
Let er wel op dat je regelmatig pauze neemt. Pauze nemen geeft je hersenen de nodige zuurstof, zo kunnen ze langer aan hoge intensiteit werken. Dit is hetzelfde principe als voor spieren. Met regelmatige pauze kan je meer verzetten.
Op het eind van de dag haal je alle taken op je takenlijst door die gedaan zijn. Als je dit elektronisch doet kan je ze verwijderen met een filter of effectief verwijderen. Op papier kan je doorstrepen, herschrijf dan regelmatig je takenlijst om het overzicht te behouden.
Ook hier is het zo dat het verwijderen van taken op je takenlijst een goed gevoel geeft over wat je vandaag hebt gedaan!
Wat als je taken van vandaag niet klaar zijn geraakt?
Bekijk dan de prioriteit van de resterende taken op je ToDo lijst ten opzichte van de taken op je takenlijst. Zet op je ToDo lijst van morgen weer de meest prioritaire taken.
Goed gedaan
Heb je best veel gedaan vandaag? Of deze week, maand? Dan is het oké om jezelf een keer te belonen! Hoe groot de beloning is, of hoe klein, dat beslis je zelf aan de hand van wat je hebt gedaan. Net een belangrijk contract afgesloten, dan mag je gerust een sessie in de sauna plannen om helemaal te ontspannen. Heb je net een artikel afgewerkt, dan is een wandeling in de frisse buitenlucht een welgekomen beloning voor jezelf, in de winter gevolgd door een tas warme chocomelk uiteraard.
Test het uit
Zet je er eens aan, lees ook het artikel Klein starten met Getting Things Done er ook nog eens op na. Ik ben er zeker van dat je de voordelen snel zal merken.
Interesse in werken met tijdsblokken die variëren tussen werk en ontspanning? Of wil je weten wat te doen met een dringende deadline in het vooruitzicht? Neem dan snel contact op Agema Coaching heeft de perfect cursus in huis om daar mee om te gaan.
[related_post themes=”flat”]