Efficiënt vergaderen

Productief vergaderen, ook al duurt het lang, brengt een pak positieve energie mee. Moet het nog gezegd dan dat een niet-productief vergaderen het tegenovergestelde effect kan hebben? Als project manager heb ik al in heel veel vergaderingen gezeten. De een al productiever dan de andere.

Bizar genoeg leerde ik uit de minst productieve vergaderingen wat een vergadering nu juist productief maakt. Het goede nieuws is dat vergaderen productief maken niet eens zo moeilijk hoeft te zijn. Dit is mijn lijst van 7 tips om efficiënt te vergaderen.

1. Stel grenzen – Een vergadering heeft een start- en een stoptijd. Door op tijd te starten met een vergadering zet je al de toon voor punctualiteit en efficiëntie. Te laat komen voor een vergadering kan een gewoonte worden als mensen weten dat de vergadering toch later zal beginnen. Op die manier zal het probleem alleen maar erger worden met de tijd.Te laat eindigen is vaak frustrerend voor de deelnemers van de vergadering. Vaak hebben zij nog andere afspraken, waar ze dan ook weer te laat voor komen. Het hoeven overigens niet altijd afspraken te zijn, ook de persoonlijke agenda van elk van de deelnemers loopt in het honderd als vergaderingen uitlopen. Bovendien is de aandacht van de deelnemers ver te zoeken als ze mentaal al bij de volgende vergadering zitten.
2. Stel een agenda op – Een vergadering zonder agenda is in de eerste plaats gedoemd om uit te lopen. In deze vergaderingen kan immers alles besproken worden, er is geen grens gesteld.Het tijdig opstellen en communiceren van een agenda geeft de deelnemers ook de mogelijkheid om zich voor te bereiden, om informatie te verzamelen. Als een van de deelnemers informatie moet geven, dan kan deze dat maar best op voorhand weten. Als deze vraag pas tijdens de vergadering bij deze persoon komt zal er mogelijk nog een tijdje overgaan voor er een antwoord komt.Door een agenda op te stellen van wat besproken zal worden zien deelnemers soms ook linken en kunnen ze de uitnodiging doorsturen naar collega's die mogelijk ook betrokken zijn.
3. Het doel van de vergadering – Stel op voorhand vast wat het doel is van de vergadering, wat moet er bereikt worden. Als je niet weet waar je naartoe gaat, hoe weet je dan dat je er bent?Mijn voorstel is om het doel van de vergadering te vermelden in de uitnodiging en te herhalen in het begin van de vergadering. Zo weet je zeker dat alle deelnemers het doel kennen.Met dit doel voor ogen kan de focus behouden worden en zal er minder worden afgeweken.
4. Bespreek het verslag en de actiepunten – Het is een goede gewoonte om in het begin van de vergadering de opvolging te doen van wat in de vorige vergadering werd afgesproken. Zijn de actiepunten uitgevoerd, of wat is de status er van? Op die manier is iedereen weer op de hoogte en kan er over worden gegaan tot de orde van de dag. Het doel van veel vergaderingen is ook om te weten wat de status is van een project, wat de vooruitgang is die geboekt werd. Vraag daarom aan elk van de mensen die verantwoordelijkheid hebben genomen voor een actiepunt om toe te lichten wat de nieuwe status is. Als ze weten dat dit gevraag zal worden is dat vaak een extra stimulatie.
5. Verslag – Stel tijdens de vergadering al het verslag op, zorg er zeker voor dat dit verslag alle actiepunten vermeld, met de bijhorende verantwoordelijken. Een verslag van een vergadering is geen uitgebreid document, het is een korte status van wat er besproken is en wat er te doen is, de actiepunten.
6. Actiepunten verduidelijken – Op het einde van de vergadering zou de persoon die het verslag schrijft de actiepunten moeten herhalen. Het is belangrijk dat deze worden besproken in een formaat.
   • Start elk actiepunt met een werkwoord. Bijvoorbeeld "Evalueren financieel rapport".
   • Specificeer wat moet opgeleverd worden. Wat moet de persoon die dit actiepunt zal opnemen precies doen, wat zijn de verwachtingen? Dit moet een waarneembare actie zijn met een duidelijk eindpunt. Dit kan zijn een rapport opstellen, iemand bellen, een mail sturen.
   • Wijs het actiepunt toe. Het toewijzen van een actiepunt is liefst ook aan een concreet persoon in plaats van een afdeling. In het laatste geval loop je het risico dat mensen in de afdeling de verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van de taak op elkaar afschuiven.
   • Opleveren. Spreek duidelijk af wanneer het actiepunt moet worden opgeleverd. De kracht van een deadline is motivatie. Door een deadline af te spreken, in overleg, zorg je er ook voor dat de uitvoerder zich verantwoordelijk voelt voor dit actiepunt. Zorg er voor dat de termijn voor oplevering op papier staat, maar ook realistisch is.
7. Datum voor de volgende vergadering – Leg op het eind van de vergadering ook altijd de datum vast voor de volgende vergadering. Zo kan je dit in overleg doen en is de kans groot dat de meeste mensen aanwezig kunnen zijn. Vraag daarom ook dat de deelnemers hun agenda bij hebben, op papier, laptop, tablet of telefoon.Een datum bepalen na de meeting is veel moeilijker. Haal je voordeel uit het feit dat iedereen op dat moment samen zit, dat is weer één taak minder op je takenlijst.

De kwaliteit van vergaderingen verbeteren vraagt werk, en tijd. Het is voor een stuk een wijziging in gedrag, en dat is even wennen. Soms is het zinvol om je af te vragen hoe de tijd samen productiever te benutten. Vergaderen vraagt veel tijd en moeite, we kunnen dit dus best zo efficiënt mogelijk doen.

Vraag: Hoe denk jij dat vergaderen efficiënter kan verlopen? Laat het weten in de reacties hieronder.