Productiviteit is een som
Productiviteit is een complex geheel van strategieën. Hierin zijn flexibiliteit en reactiviteit zeer belangrijk. Meer van het eerste en minder van het tweede zorgen voor minder stress en meer productiviteit.
Bij het uitvoeren van projecten zijn flexibiliteit en reactiviteit twee zeer belangrijke aspecten die in de hele strategie ingebouwd zitten.
Meer Flexibiliteit
Flexibele tijd is één of meerdere periodes die je voorziet in je planning voor onverwachte zaken. Je kan deze op verschillende manieren gebruiken, afhankelijk van wat je nodig hebt:
- Als je de tijd die je nodig hebt voor taak hebt onderschat kan je deze buffer gebruiken. Het geeft je de mogelijkheid een taal alsnog af te werken, zonder de planning van andere taken in gevaar te brengen.
- Als motivatie, een half uurtje, of zelfs een uur tijd om te doen wat je wil, zonder je planning in gevaar te brengen. Dit is je beloning om je planning te respecteren.
- Je kan deze buffer gebruiken om uitgestelde taken af te werken en toch je planning te respecteren.
- Het voornaamste gebruik van deze buffer is echter dat je hem kan gebruiken om taken opnieuw te plannen. Het leven heeft nu eenmaal de neiging om je planning overhoop te gooien. Je kan eens een mindere dag hebben, een vervelende file tegenkomen of een lekke band krijgen. De buffers die je hebt ingebouwd geven je de kans om gedurende de dag alles weer op de rails te krijgen.
Minder Reactiviteit
Reactiviteit wil zeggen dat je reageert op het moment dat er zicht iets voordoet. Je begrijpt dat dit nefast is voor je planning. Door te reageren op een gebeurtenis kan je niet werken aan wat op je planning staat. Vaak moet je dan ook snel beslissen, en zoals je weet zijn haast en spoed zelden goed. Reactiviteit staat ook haaks op plannen omdat het korte termijn beslissingen zijn. Met een goede planning kijk je verder in de toekomst.
Van Reactief naar Proactief
Proactief wil zeggen anticiperend, dat je dingen voorziet en dus kan plannen. Zit je momenteel in een reactieve modus? Dan kan je deze omzetten naar een proactieve modus.
Krijg je tijd weer onder controle
Gebruik de Eisenhower kwadranten om te bepalen welke taken belangrijk en dringen zijn. Zorg dat elke taak de juiste prioriteit krijgt zodat je aan de juiste taken werkt.
Kijk welke taken je kan delegeren, dat spaart je weer even tijd om zelf de belangrijke taken uit te voeren. Hoe je kan delegeren kan je nalezen in ‘De Kunst van het Delegeren”.
Voorzie ook hier buffertijd. Voorkom in dezelfde val te trappen als je uit de reactieve modus wil komen. Als je de planning kan respecteren kan deze buffertijd gebruikt worden om taken sneller te doen en meer proactief te zijn.
Voorkom reactiviteit
Voorkomen dat je in een reactieve modus komt kan door het voorgaande te doen in de planningsfase. Voordat alle taken starten je prioriteiten duidelijk hebben en een planning maken met voldoende buffertijd is een start.
Wil je echt proactief zijn? Zorg dan dat je de risico’s beheert. Kijk voor elke taak naar de mogelijke risico’s die er aan verbonden zijn. Heb je een taak waarbij je afhankelijk bent van een externe hulpbron? Noteer dan als risico dat deze hulpbron weg kan vallen en bedenk nu een plan voor het geval dit zou voorkomen. Als het een niet zo belangrijke taak is kan het plan ook zijn dat je niets doet. Bij zeer belangrijke taken zal je een back-up plan moeten voorzien. Dit kan een vervangende activiteit zijn, meer bronnen of meer budget, …
Meer Flexibiliteit en minder Reactiviteit
Ik hoop dat ik je hier een duidelijk zicht heb gegeven over wat er nodig is om een planning te maken die je kan volhouden, zelfs als er zich onverwachte omstandigheden voordoen.
Wat doe jij om je planning te kunnen aanhouden? Heb je in dit artikel iets geleerd dat je nu gaat toepassen? Ik hoor het heel graag in de reacties!
[related_post themes="flat"]