GTD: In 5 stappen naar ‘A mind like water’

Getting Things Done - David Allen

Het is het meest bekende boek over persoonlijke productiviteit. In Nederland en Frankrijk is het al enorm populair, en België volgt in razend tempo. Zo was ik op een GTD event in Brussel, waar David Allen zelf aanwezig was. Ook Arjan Broere (GTD Master BeNeLux) en Jan Buskens en Dirk Vercruysse, GTD trainers, waren aanwezig.

Wat is GTD nu precies, en waarom is het zo belangrijk voor je eigen productiviteit. Met andere woorden, waarom moet jij het boek zeker een keer gelezen hebben?

Voor mij is GTD, stressvrije productiviteit een geweldige methode, omdat het in essentie zeer eenvoudig, en toch doeltreffend is. Wat deze methode je leert is niet nieuw. Wat ze toevoegt is dat je een overzicht krijgt en er een systeem van kan maken. Deze eenvoud bestaat uit 5 eenvoudige stappen.

De 5 stappen van Getting Things Done

1. Verzamelen

Dit is de eerst stap. Je kan deze niet overslaan, want de andere stappen gaan hierop verder. Vandaar dat het een systeem is. Verzamelen is nodig om te weten waar je aan moet werken.

Zorg dat je een Inbox hebt om alles wat je aandacht vraagt op te slaan. David Allen stelt het als volgt: ‘Als je geen Inbox in je huis hebt, dan is je huis je Inbox’. Laten we het er over eens zijn dat het eenvoudiger werken is als de afmetingen van je Inbox beperkte zijn.

Verzamelen wil zeggen dat je 100% van wat je aandacht vaagt gaat noteren in je ‘externe geheugen’. Het komt er in deze stap dus op aan om je hoofd leeg te maken van alles wat je aandacht vraagt. Het maakt niet uit of dit klein, groot, professioneel of persoonlijk is. Het maakt ook niet uit of het gaat over een taak of over een project.

In GTD spreken we bijna altijd over een project, gezien de definitie hiervan is: Alles wat bestaat uit meer dan 1 taak. Ga het maar eens na voor jezelf. Hoe vaak bestaat iets uit meer dan 1 stap? Inderdaad, bijna altijd.

A Mind Like Water. Het is een uitdrukking uit de Martial Arts. Het komt erop neer dat je ontspannen moet zijn om de beste inspanning te kunnen doen. Jij, als kenniswerker, doet dat door je hoofd volledig leeg te maken, en je hersenen te gebruiken om na te denken, en niet om te onthouden.

2. Verduidelijken

Weet voor elk punt op deze lijst wat het betekend. Zorg dat je duidelijkheid hebt over wat het is, wat erbij komt kijken en wat er nodig is om dit af te werken.

Is de taak actiegericht?

Zo ja, wat is dan de volgende actie? Is dit een actie die minder dan 2 minuten duurt? Dan doe je deze taak beter direct. Het zou langer duren dan die 2 minuten om deze taak in je systeem op te nemen.

Is het een taak die JIJ moet doen? Of is er iemand die deze taak beter zou kunnen doen? Dat is een goed moment om te delegeren.

Als je de taak toch zelf moet doen, weet je dan precies wanneer je ze moet doen? Dan kan je deze taak op je agenda zetten. Weet je dat nog niet, dan gaat deze taak op je takenlijst en gaat ze mee met de prioriteiten.

Bestaat de taak uit meerdere stappen? Dan spreken we in GTD termen van een project. Een project heeft een eigen planning, waarvan taken regelmatig in de prioriteiten van je takenlijst komen, of opgenomen worden in je agenda.

Het gaat altijd over een Uitkomst en een Actie. Bijvoorbeeld, je wil een feest geven voor een collega die vertrekt. Dat is de uitkomst, wat je wil bereiken. De eerstkomende actie is mogelijk bij je manager langsgaan om het budget te bespreken.

3. Organiseren

Organiseren is nodig om orde te scheppen in de chaos van alles informatie die de hele dag door op je afkomt.

Je hebt in stap 2 alles verduidelijkt, nu is het tijd om structuur aan te brengen en je taken te organiseren in een lijst(en) van eerstkomende acties. Dat doe je door ze in categorieën onder te verdelen indien nodig: Telefoontjes die je nog moet plegen, boodschappen die je nog moet doen, email die je nog moet verwerken, … Wanneer je een precieze datum hebt, kan je de taak opnemen in je agenda.

Maak een lijst van projecten voor die taken die uit meerdere stappen bestaan. Projecten volgen immers een eigen planning.

Wacht je nog op een antwoord van iemand om een taak af te werken, of verder te zetten, dan wil je dat ook bijhouden. Dat is je ‘Wachten op’ lijst.

Wanneer het item niet actiegericht is, verwijder het dan als je het niet meer nodig hebt. Kan je de informatie later nog gebruiken, dan sla je het item op ter referentie. Is het iets dat je nog weleens wil doen, maar nu nog niet over kan beslissen? Dan maak je hiervoor een Ooit/Misschien lijst aan.

4. Reflecteren

Neem af en toe een stap terug, en kijk naar waar je mee bezig bent vanuit een hoger perspectief. Doe dit zo vaak als nodig:

Wekelijks – In de wekelijkse review ga je de lijsten waar je mee werkt opschonen. Verwijder wat niet meer relevant is, update met wat relevant is geworden. Door wekelijks te kijken naar je lijsten heb je ook steeds focus op wat er op dit moment belangrijk is.

Maandelijks – Je maandelijkse review is perfect om overzicht te bewaren over waar je aan werkt. Door zo ver terug en vooruit te kijken weet je beter wat er op je afkomt en kan je betere beslissingen nemen op langere termijn. Maandelijkse reviews zijn zeer geschikt voor projecten die wat langer lopen.

Kwartaal/Jaarlijks – Deze reviews zijn er voor je lange termijn focus. Werk je aan een groot project, dan is het zinvol om op lange termijn ook te kijken hoe je presteert. Deze reviews stellen je in staat om strategisch te plannen.

Het is belangrijk om bij het reflecteren ook te overlopen wat je niet doet. Dingen die je niet doet zijn een bewuste keuze. Je kan je maar goed voelen bij wat je niet doet, als je ook perfect weet wat je niet doet. Neem deze lijst mee in je review, zodat jen kan controleren of taken en projecten die je niet doet, toch niet relevant zijn geworden.

5. Engageren

In plaats van altijd naar druk, druk, druk, kan jij nu bewust kiezen waar je aan werkt, en wat je het meeste resultaat oplevert. Gebruik het systeem van de 5 stappen op bewust en met vertrouwen de juiste actie te nemen om je doelen waar te maken.

GTD eenvoudig toepassen

Nu kan je zelf aan de slag met deze 5 stappen. Je begint op een zeer eenvoudige manier. Reserveer vandaag nog 30 minuten tijd in je agenda om een lijst te maken van alles wat je aandacht vraagt, alles, zonder uitzondering. Deze 30 minuten gaan waarschijnlijk niet genoeg zijn. Gemiddeld is dit een proces tussen 1 en 6 uur. Heb je meer tijd nodig, reserveer de komende dagen regelmatig een blok van 30 minuten. De kans is groot dat er meer, veel meer, uit komt dan je op het eerste zicht zou denken. Vaak zijn we ons niet eens bewust van de interne verplichtingen die ons dagelijks bezig houden.

Zodra je items op je lijst hebt staan kan je hiervoor de 5 stappen doorlopen. Het is de bedoeling dat er steeds dingen blijven bijkomen, de wereld staat immers niet stil.

Gebruik deze 5 stappen om steeds te werken aan wat belangrijk is voor je en om meer tijd te maken, om te doen wat je graag doet.

Meer weten? Bestel hier het boek en ga er direct mee aan de slag.

Laat het weten in de reacties onder dit bericht als je nog vragen hebt. Ik help je graag verder.