Het Nieuwe Werken vandaag
Het Nieuwe Werken is al niet zo nieuw meer. In 2005 al heeft de Vlaamse regering principes van Het Nieuwe Werken gepubliceerd. Sinds 2013 vind het zijn ingang in het beleid van de Vlaamse regering. In Nederland is Het Nieuwe Werken al meer doorgedrongen bij de overheid en grote ondernemingen.
Kleine ondernemingen en zelfstandigen werken ook steeds meer op deze manier. Door deze manier van werken moet de professional zich op een heel andere manier organiseren. Wat is dat nu precies, Het Nieuwe Werken precies?
Voordelen
Het is dankzij de digitale ontwikkelingen dat Het Nieuwe Werken mogelijk is geworden en dat we plaats- en tijdonafhankelijk kunnen werken. Bij het invoeren van Het Nieuwe Werken werd in eerste instantie beoogd om:
- minder oppervlakte te gebruiken
- werkplekken in te richten waar ze voor gebruikt worden
- afvalvermindering te verkrijgen
- duurzaamheid te bevorderen door minder CO2 uitstoot.
Doordat het mogelijk is om van thuis uit te werken, of vanuit zogenoemde satelliet kantoren, kan de werknemer zelf de werkuren bepalen. Hier komt dan nog eens extra bij dat veel mensen tijd sparen door niet in de file te staan.
Anders denken
Er is bij Het Nieuwe Werken een verschuiving van controleerbare aanwezigheid naar prestaties, flexibiliteit, initiatief en verantwoordelijkheid. Dit vraagt niet alleen een aanpassing van de werknemer, maar ook van HR en IT. HR gaat werknemers op een heel andere manier evalueren, de groeikansen van werknemers zijn ook anders, net als de inhoud van de managementfuncties. IT heeft de verantwoordelijkheid om de werkplekken uit te rusten met niet alleen een bekabeld netwerk, maar ook een draadloze toegang tot het netwerk, de WLAN. De opslagcapaciteiten zijn ook gevoelig groter. Er is meer gedigitaliseerd bij Het Nieuwe Werken. Het voordeel hiervan is dan weer dat er minder kasten nodig zijn.
Clean Desk
Bij Het Nieuwe Werken is er geen sprake meer van een vaste werkplaats. Je weet dus niet aan welk bureau je volgende keer zal zitten. Daardoor kan je ook niets op het bureau laten liggen. Je moet het bureau leeg achterlaten bij het afsluiten van de werkdag. Het is duidelijk dat er een groot verschil is in deze manier van werken tegenover hoe het vroeger was. Je paperwerk is net als jij, niet meer gebonden aan een vaste plaats.
Organiseren in Het Nieuwe Werken
Vandaag staan er vergaderingen op je agenda, dus werk je vanuit het hoofdbureau. Morgen echter heb je tijd vrij gehouden voor je administratie, dat kan ook vanuit het lokale kantoor, dichter bij huis. Dat scheelt weer in reistijd. Of misschien werk je een aantal dagen per week van thuis uit. Het is duidelijk dat je op verschillende plaatsen je gegevens en je computer nodig hebt.
Locker of trolley?
Flexplekken en Het Nieuwe Werken gaan hand in hand. Jij moet echter wel ergens je spullen kunnen opbergen, ze kunnen immers niet op of aan het bureau blijven liggen.
Locker
Indien je elke dag vanuit hetzelfde kantoor werkt, maar niet op een vaste plaats, dan kan een locker handig zijn. Op het eind van de dag stop je laptop en documenten in de locker. De ochtend erop haal je ze hier weer uit, zoekt een plaats en gaat aan het werk. Dat is de eenvoudigste vorm van Het Nieuwe Werken.
Trolley
Als je echter de dag erop van thuis uit werkt, of vanuit een andere vestiging, misschien wel vanuit een gemeenschappelijke werkplek, dan is bovenstaande geen goede optie. Bij deze manier van werken is het belangrijk dat je mobiel bent. In plaats van in een locker, kan je een trolley gebruiken. Het hoeft uiteraard geen trolley te zijn, elke vorm van tas of rugzak kan hier dienen. Verlies echter de ergonomie niet uit het oog. Het Nieuwe Werken heeft niet als doel meer mensen met rugklachten op te zadelen.
In de locker, maar vooral in de trolley, kan een beperkte hoeveelheid materiaal. Hier ga je dus belangrijke keuzes moeten maken over wat wel en wat niet mee kan.
Workflow
Als je begint met Het Nieuwe Werken, maar ook als je al even bezig bent, zijn er altijd spullen om over te beslissen, gaan ze mee of niet.
Dossiers, contracten, naslagwerk, … Veel van deze dingen kunnen gedigitaliseerd worden. Dat scheelt in hoeveelheid die wel moet worden bijgehouden.
Een schema
Met onderstaande workflow kan je hier vlot doorgaan. Zo hoef je niet teveel tijd te besteden aan ordenen van je materiaal. Als je begint maak je alle lades, kasten en ook je bureau leeg en legt alles op stapeltjes. Als je al even bezig bent met Het Nieuwe Werken leg je op een stapel waar je over moet beslissen. Als je …
- deze taak met doen en binnen de 3 minuten kan doen. Doe deze meteen. De administratie om dit in te plannen zal waarschijnlijk langer duren dan 3 minuten.
- niet binnen de 3 minuten met deze taak klaar geraakt. Leg deze taalk op de stapel ‘Actie’ en maak een notitie in je planning.
- je deze taak wel moet doen, maar niet nu: Leg deze dan op de stapel ‘Archief’ en zet een item op je ToDo lijst. Zet deze items ook in je planning.
- iemand anders deze taak kan geven: Leg ze op de stapel ‘Delegeren’ en noteer er de naam bij van diegene die het kan doen.
- de informatie moet bijhouden omdat het relevant is voor wat je doet. Kijk in dit geval even of je over een digitale versie beschikt, het papieren document mag dan weg. In het andere geval kijk je of het loont om het papieren document te digitaliseren.
- het bericht moet bijhouden voor het team. Ook hier kijk je of je het kan omzetten naar, of beschikt over een digitale versie. Deze zet je dan op een plaats waar het hele team er aan kan. Het opslaan in een Cloud applicatie kan hier en oplossing bieden.
- er niet mee moet doen. Dan kan je dit bericht weggooien. Ook je digitale omgeving op orde houden geeft rust en overzicht.
Alles wat op je stapel ‘Actie’ ligt, en voor nu gepland is, neem je mee in je locker of trolley. Dit zijn immers de dingen waar je aan werkt. Die wil je dicht bij je hebben. Uit je stapel ‘Archief’ neem je mee wat op dat moment op je planning staat.
Al de rest breng je onder in een archief. Mogelijk kan je hier niet altijd bij. Mits een goede planning weet je echter wanneer je welke stukken weer moet ophalen uit dit archief. Dit is uiteraard alleen het geval voor papieren die niet gedigitaliseerd zijn, of kunnen worden.
Een andere manier van werken
Het is duidelijk: Het Nieuwe Werken is anders. Het vraagt een andere manier van werken. Een manier die niet alleen maakt dat jij je anders moet organiseren. Het ook een manier die er voor zorgt dat veel meer digitaal beschikbaar zal zijn. De combinatie van minder reizen, minder papier en minder afval zorgt dat Het Nieuwe Werken ook meer duurzaam is.
Werk jij al op deze manier? Dan heb je zeker eigen ervaringen die je hier kan delen. Wat werkt, en wat werkt niet? Heb jij nog goede tips om mensen die nu overstappen naar Het Nieuwe Werken te helpen?