Hoe ik productiever werd door niet bereikbaar te zijn

Het is een les die ik enkele jaren geleden al doende heb geleerd. Wat ik daar heb geleerd is nog altijd, of misschien zelf meer dan ooit, erg waardevol. Het was een idee dat ik spontaan kreeg en dat me enorm veel heeft opgeleverd, en waarschijnlijk heeft dit het project zelfs gered.

Het was immers een enorm druk project. Er stond veel op het spel, er waren veel betrokken partijen en de deadline was angstaanjagend kort. Bovendien was het mijn eerste ervaring in het beheren van een project en van een team.

Ik maakte mezelf soms onvindbaar …

Altijd bereikbaar

Omdat het een project was met grote zichtbaarheid, met veel betrokken partijen en er veel op het spel stond, was ik altijd bereikbaar. Ik was er voor mijn eigen team, voor het management team en voor de betrokken teams.

Dit resulteerde in erg lange werkdagen, enorm veel stress voor mij en tijdsdruk op het project. Wanneer ik op kantoor was ging mijn vaste telefoon constant, kwamen de mails per tientallen tegelijk binnen en stond er steeds iemand aan mijn bureau om een vraag te stellen. Mijn eigen werk kreeg ik niet meer gedaan, waardoor het management niet tevreden was. Een van mijn opleveringen was immers een rapportering naar hen over dit zo belangrijke project. Zelfs tijdens mijn vakanties en werd ik meermaals gebeld met vragen over het project. Niet alleen kreeg ik mijn werk niet gedaan, ik kon ook nooit rust vinden.

Minder bereikbaar

Er zijn drie stappen die ik heb ondernomen en die mij zowel meer rust hebben gegeven als tijd om mijn eigen werk te doen.

1. Geen telefoon tijdens verlofdagen – Ik heb dit grondig besproken met het team. Ik kondigde mijn verlof ruim om tijd aan, ook al was dit vaak maar 1 dag. Het team had zo de kans om hun vragen te stellen voor ik met verlof vertrok. Ze stelden hun vragen zo dat ze verder konden de periode dat ik weg was. Op deze manier kreeg ik weer rust tijdens mijn verlofdagen en kon het team verder werken, zonder onderbrekingen. Om hun vragen te beantwoorden en te zorgen dat het volledige team op de hoogte was deed ik dit altijd in een korte vergadering. Alle actiepunten en informatie die ze nodig hadden stond dan ook in het verslag van de vergadering.
2. Denk eerst zelf na – Het is snel een gewoonte om vragen te stellen. Op een gegeven moment kreeg ik echter zoveel vragen dat ik nooit meer gerust aan mijn bureau zat. Ik werd constant onderbroken door de teamleden. Op een gegeven moment ben ik met hen gaan samenzitten en heb ik hen gevraagd me enkel nog een vraag te komen stellen als ze zelf minstens als twee antwoorden klaar hadden. De eerste reactie was uiteraard: ‘Waarom moeten we het dan nog vragen als we zelf al een antwoord hebben?’. Goed punt, nietwaar? Ik kreeg op slag een pak meer tijd en heel wat minder vragen. Blijkt dat het team best veel wist. En die autonomie deed het team ook goed, ze werden er als het ware productiever door. Uiteraard kwam en er nog wel vragen tot bij mij, dat was ook mijn taak. Dat waren dan wel de juiste vragen. Soms hadden de teamleden inderdaad geen antwoord. Dat was dan ook niet erg, ze hadden er wel over nagedacht.
3. Vergadering met … mezelf – Aan mijn bureau bleef het druk. Er waren ook andere teams die informatie kwamen vragen, het management wist me ook goed zitten en kwam tussen de statusupdates toch nog even de status opnemen. Het geluk dat ik had was dat er in het gebouw kleine vergaderzalen waren. Ik boekte deze dan voor een uurtje, soms twee. De zaal boekte ik privé, zo wist niemand waar ik zat. In mijn agenda stond er een item ‘Meeting’, zonder meer informatie. Er stond wel een agenda in, dat was wat ik te doen had in dat uurtje. Met de melding dat ik naar een vergadering ging vertrok ik dan om in alle rust te werken. Hier waren meerdere voordelen aan verbonden. Ik had geen onderbrekingen. Niemand aan mijn bureau, geen telefoons, geen mails, geen geluiden uit de onmiddellijke omgeving. Ik kon geconcentreerd werken en kreeg in die korte sessies meer gedaan dan de rest van de lange werkdag. Dit leverde mij dus enorm veel op. In een later project zag ik dat bij een vernieuwing van de kantoren kleine ruimtes werden voorzien waar mensen alleen konden gaan zitten, om geconcentreerd te werken. Dat vond ik werkelijk prachtig!

Bepaal zelf hoe bereikbaar je bent

Ik bepaalde zelf wanneer ik bereikbaar was of niet en hierdoor werd ik ene pak meer productief. Het project kon zo goed worden opgeleverd. Maar er was meer, ik zag daar ook een team dat in flow ging, en dat is iets prachtig om te zien. Een team in flow bereikt immer meer dan de individuele teamleden apart kunnen bereiken. Dat was een ervaring die me raakte, daar vond ik dan ook mijn motivatie om kenniswerkers te leren productiever te zijn. Niet omdat ze zo meer kunnen werken. Wel omdat ze zo hun werk gedaan krijgen met minder stress en meer vrije tijd. Ik heb zelf mogen ervaren hoe het voelt om je vrije tijd kwijt te zijn en terug te krijgen.

Ben jij bereikbaar?

En jij? Ben jij altijd bereikbaar? Of heb je ook momenten dat je niet bereikbaar bent en gewoon productief kan zijn? Laat het zeker weten in de reacties hieronder!

[related_post themes="flat"]