Om Time Management efficiënt te laten werken, te laten renderen zeg maar, heb je een systeem nodig. Als dit systeem niet volledig is heeft dit zijn weerslag op je productiviteit. Laten we eens kijken naar 3 gevolgen van een onvolledig of incorrect Time Management systeem.
Dit zijn ze alle drie:
- Lekken (dit artikel)
- Indringers
- Vraatzucht
Elk van deze drie is onderling verbonden en toch zijn ze verschillend. Een slecht geïmplementeerd Time Management systeem heeft vaak wel iets van elk van deze drie.
Waarom is dit nu belangrijk? Een slecht beschreven of onvolledig Time Management systeem vertraagt je en verhoogt stress en wrijvingen. Je wil het eenvoudigste Time Management systeem gebruiken dat werkt met de kleinste inspanning.
Waar zitten de lekken in je Time Management systeem?
Dit is het eerste artikel in een reeks van 3. In dit bericht gaat het over de lekken in je Time Management systeem. In de volgende artikels hebben we het nog over ‘Indringers’ en ‘Vraatzucht’.
Wat is een lek?
Een lek, in je Time Management systeem zorgt er voor dat er dingen verloren gaan. Het kan een document zijn dat je niet meer kan vinden, een afspraak die je vergeten bent of een taak die niet op je takenlijst komt. De oorzaak hiervan is dat je systeem niet compleet is, niet waterdicht is. Het kan zijn dat je niet alles kan vastleggen, of dat je geen goede plaats hebt om iets te bewaren.
Symptomen van een lek
Je Time Management systeem is lek als je:
- Je contactgegevens op meerdere plaatsen bewaard.
- Je telefoonnummers en andere informatie verliest. Dit merk je als je vaak naar dezelfde informatie moet zoeken.
- Je afspraken vergeet
- Je taken niet op je takenlijst komen
Het Post-it syndroom
Schrijf jij ook wel eens iets op een Post-it, of een stukje papier?
Wat gebeurt er als je veel van deze papiertjes hebt? Deze gaan rond slingeren, verdwijnen in een schuif of gaan verloren.
Hierdoor ben jij vaak op zoek naar gegevens. Vaak zoek je zelfs dezelfde informatie meerdere keren op. Als je informatie echt nodig hebt is ze vaak niet te vinden, of duurt het te lang om ze te vinden.
Voorkom een lek systeem
Er zijn verschillende manieren om je systeem lek vrij te maken:
- Gedisciplineerd gebruik – Gebruik je systeem met discipline. Je systeem kan alleen maar werken, als je het gebruikt. Krijg jij ook wel eens een kaartje bij de dokter of tandarts, voor een volgende afspraak? Wat doe je met dat kaartje? Stop je het in je portefeuille of in je handtas, om niet meer terug te vinden? Neem heel even de tijd om die afspraak meteen in je agenda te zetten. Bij mijn laatste controle bij de tandarts zat de secretaresse al klaar met een kaartje. Ze klonk licht verwonderd toen ik na een paar klikken op mijn telefoon zei dat ik de afspraak al had genoteerd.
- Alle tools aanwezig? – Zorg er voor dat je systeem alles heeft wat je nodig hebt om efficiënt te zijn. Heb je een plaats voor documenten, notities, adressen, telefoonnummers en email adressen? Bij veel mensen ontbreekt er ergens 1, waardoor hun systeem informatie lekt. Zelf gebruik ik voor kleine notities graag Goole Keep. Documenten bewaar ik op een veilige plaats (met back-up) waar ik gebruik maak van het principe van 7.
- Voorkom lekken – Het is zeer eenvoudig een lek op te sporen. Als je iets niet meer, of niet eenvoudig, kan vinden. Dan heb je een lek in je systeem. Je kan zelf lekken voorkomen door te weerstaan aan de drang om iets op een stukje papier, een Post-it, of iets gelijkaardigs te noteren. Post-its zijn zeer zinvol voor bepaalde taken, maar niet om telefoonnummers te bewaren, of taken op te slaan.
Nu je dit hebt gelezen, zitten er lekken in je Time Management systeem? Heb jij nog tips om lekken in je systeem te dichten? Laat het weten in de reacties onder dit bericht.