De eerste intentie van je mail is waarschijnlijk een vraag stellen of iemand ergens van op de hoogte brengen. Wat jij absoluut wil bereiken is dat de ontvanger van je mail deze ook leest.

Dan kan ik je hier en nu zeggen dat er een grote kans is dat je mail te lang is. Er staat waarschijnlijk informatie is die er uit kan gelaten worden, zonder de boodschap te veranderen uiteraard.

Vandaag zie ik vaak mail waarin zeer gedetailleerde omschrijvingen of beschrijvingen staan. Ik krijg deze zelf ook aan. Er zijn meerdere redenen waarom deze lange mails niet efficiënt zijn.

Lange mails werken niet

1. Het duurt te lang om je mail te lezen – Je stuurt me een lange mail, met veel belangrijke informatie. Het duurt echter te lang om je mails te lezen. Door me een lange mail te sturen zeg je me dat je mail belangrijker is dan mijn ander werk.
2. Ik kan mijn planning niet respecteren – Ik trek per dag een aantal momenten uit om mijn mails te lezen. Deze momenten zijn zo kort mogelijk, want mails verwerken is voor mij niet echt werken. Als de mail die jij me stuurt lang is, dan laat je mij de inhoud nalezen, wat jij had moeten doen voor je de mail verstuurde.
3. Je onderwerp is niet duidelijk – Je zet zoveel informatie in de mail dat het onderwerp, dat wat jij echt wil bespreken, er in verloren gaat. Je mail moet gaan over het onderwerp waarover jij me wil informeren, of waar je een antwoord op wil.
4. Je stelt teveel vragen – Je stelt zoveel vragen dat ik ze niet kan beantwoorden in de tijd die ik er voor voorzien heb? Beperkt het aantal vragen tot 1 of 2.
5. Ik antwoord niet – Zoals ik in een eerder artikel al heb gemeld, als ik mijn mails verwerk doe ik wat ik kan doen binnen de twee minuten onmiddellijk. Dat wat langer tijd nodig heeft gaat op de takenlijst en krijgt een prioriteit. Dat maakt dat ik mogelijk niet zo snel antwoord op je lange mails dan jij hoopt. Een korte mail met een duidelijke vraagstelling kan ik binnen de twee minuten beantwoorden. Een volledige en uitvoerige analyse … dat zal iets langer duren.

Hoe schrijf je korte mails?

Superondernemer Guy Kawasaki geeft ons een goede richtlijn voor het schrijven van mails die uit maar 5 zinnen bestaan (ga naar punt #9):

Of je nu jong bent of oud, het punt is dat de optimale lengte van je mail 5 zinnen is. Alles dat je moet uitleggen is wie je bent, wat je wil, waarom je het nodig hebt en wanneer je het nodig hebt.

1. 5 zinnen – five.sentenc.es, vijf zinnen dus, en als het kan nog wat minder. De onderwerpen die Guy Kawasaki je geeft kunnen je alvast helpen om mails te schrijven die minder lang zijn.
2. Bepaal je onderwerp – Bepaal voor je begint te schrijven eenduidig waar de mail over moet gaan. Als je meer dan 5 zinnen nodig hebt is het onderwerp mogelijk nog niet helemaal duidelijk. Denk hier even over na, en kort je mail in.
3. Stel 1 vraag – Stel geen 10 vragen, maar 1. Of misschien 2, ten hoogste. De kans dat je een antwoord krijgt is veel groter.
4. Pas aan – Is je mail 8 zinnen lang? Pas aan tot je maar 5 zinnen meer over hebt. Verwijder die 3 zinnen met dubbele of overbodige informatie.
5. Link – Moet je echt veel beschrijven, dan hoort dit niet thuis in de mail. Plak een link in de mail naar een pagina op het Internet waar de rest van de informatie staat.
6. Publiceer het – Staat de informatie die je wil linken niet op het Internet? Zet ze er dan zelf op, post een bericht op je blog, maak een FAQ, …Een bijlage toevoegen kan ook.
7. Neem een voorbeeld aan sms – Moest ik mijn mails intypen als een sms, ze zouden nog korter zijn. De taal gebruikt in sms is soms te kort en te cryptisch, toch kan je hier vaak een voorbeeld aan nemen wat betreft het weglaten van onnodige informatie.

Hoe lang zijn de mails die jij stuurt?

Kijk nu eens in je zakelijk verzonden berichten? Zijn deze lang? Meer dan 5 zinnen gemiddeld? Ga dan voor jezelf een keer na wat je in deze mails had kunnen weglaten. Staan er over het algemeen veel vragen in? Op hoeveel van je vragen krijg jij antwoord?

Als je de volgende mail klaar hebt, kijk dan eens of deze langer is dan 5 zinnen, of er meer dan 1, maximaal 2, vragen in staan. Pas dan aan, en stuur de mail dan pas op. Hopelijk zie jij snel evolutie in de reacties die je krijgt op je mails.

Welk van de 7 punten om kortere mails te schrijven kan jij op dit moment het best gebruiken? Laat het weten in de reacties onder dit bericht en inspireer elkaar.