Je vakantie voorbereiden

Vakantie

Op vakantie gaan is niet alleen leuk, maar ook nodig. De ontspanning maakt het mogelijk om er nadien weer volop tegenaan te gaan. De batterijen weer even opladen. Net zoals dat zinvol is bij het indelen van de dag, is het minstens even zinvol bij het indelen van het werkjaar.

Voor velen betekent het naderen van de vakantie echter toenemende stress en druk om dingen af te werken. Plots verschijnen er meer en meer deadlines, hebben collega’s nog snel iets van je nodig. En dan hebben we het nog niet over je vakantie zelf die ook wat voorbereiding vraagt.

Na de vakantie ligt er een pak werk op je te wachten, je Inbox loopt over van de e-mails en je agenda staat zo vol dat je niet eens tijd hebt om te gaan lunchen. Weg is dat gevoel van ontspannen vakantie. Opgelost als sneeuw voor de zon.

Het kan ook anders, met wat voorbereiding kan je een groot stuk van de druk opvangen en dat ontspannen gevoel net iets langer vast houden. Met onderstaande tips voorkom je ook mogelijk ontevreden klanten en bovendien kan je er kosten ook mee besparen.

1. Agenda

Blokkeer je vakantie in je agenda, zo snel je kan. Blokkeer niet alleen de periode dat je weg bent, maar ook in de periode erna en zeker ook ervoor reserveer je best wat tijd.

Voor je vakantie gebruik je die tijd om losse eindjes weg te werken, zo kunnen die je al niet meer achtervolgen tijdens of net na je vakantie.

Na je vakantie gebruik je de gereserveerde tijd om weer bij te werken, verslagen te lezen, statussen doornemen, telefoontjes te plegen en mails te verwerken. Hoewel dat laatste ook wel kan meevallen met behulp van volgende tip.

2. Email

Om te beginnen zet je in je mailprogramma je out-of-office aan. Al wie je nu een email stuurt krijgt dan een bericht dat je er niet bent. Zo zit er niemand te wachten op je reactie. Bovendien kan je in het bericht dat je dan uitstuurt best zetten dat je er niet bent en dat het ontvangen bericht NIET zal worden behandeld. Vaak zetten mensen in hun mail dat ze dit zullen doen zodra ze terug zijn van vakantie. Dit is de beste garantie voor een pak werk bij je terugkomst. Bovendien ben je nu ook verplicht om heel je inbox eerst te lezen voor je actie onderneemt, want er zijn waarschijnlijk nog updates gekomen op de eerste mails. Als je met vakantie bent, dan ben je niet beschikbaar, einde verhaal.

3. Taken delegeren

Sommige taken kan je afwerken voor je vertrek, anderen lopen gewoon door, of je er nu bent of niet. Probeer waar mogelijk deze laatste soort taken te delegeren naar een collega die aanwezig is tijdens je vakantie. Je kan die collega dezelfde gunst bewijzen tijdens haar of zijn vakantie. Zorg er in elk geval voor dat er duidelijkheid is. Maak duidelijke afspraken bij het delegeren van taken. Zorg ook dat het management op de hoogte is en er mee akkoord gaat.

4. Klanten

Als je een baan hebt waar je contact hebt met klanten is het zeker zo belangrijk goed voorbereid te zijn op je afwezigheid. Breng je klant op de hoogte van je afwezigheid en verwijs door naar een collega die deze klant tijdelijk van je zal overnemen. Dit doe je alleen als het niet anders kan. Voor de relatie met de klant is het mogelijk beter een paar weken geen contact te hebben dan voor die paar weken het contact te vervangen. Dit is uiteraard zeer afhankelijk van de situatie en de klant.

Hetzelfde gaat overigens op voor leveranciers, laat hen tijdig weten dat je niet bereikbaar bent, dat leveringen tijdelijk niet of minder moeten  gebeuren.

5. Nieuwsbrieven

Schrijf jij met regelmaat nieuwsbrieven? Zorg er dan voor dat er geen onderbreking komt in het versturen van de nieuwsbrieven. Er zijn veel mogelijkheden om er voor te zorgen dat het publiceren van artikels en nieuwsbrieven blijft lopen, mits de juiste voorbereiding. Bij Agema Coaching schrijven we de artikels op voorhand en deze worden ingepland en worden op de normale tijdstippen automatisch gepubliceerd.

Tip: Wij publiceren onze artikels en nieuwsbrieven altijd via een geautomatiseerd systeem. Zo is er nooit een voorval dat het verschijnen van de artikels en nieuwsbrief verhindert… tenzij ‘het Internet’ zou uitvallen.

6. Back-up

Zorg er voor dat je van belangrijke documenten een back-up hebt. Je weet nooit wat er tijdens of na je vakantie voorvalt. Servers die niet meer opstarten, pc’s die het niet meer doen. Dit is geen doemdenken, back-ups zijn altijd een goed idee. pc hardware zal op een dag falen, dat is een zekerheid.

7. Zet alles uit

Verwijder oplaadbare apparatuur uit het stopcontact en zorg er voor dat wat uitgezet kan worden door je afwezigheid ook uitstaat. Dit is (brand)veiliger en spaart kosten.  Denk hierbij aan:

• Lichten
• Kopieermachines
• Persoonlijke Computers
• Scanners
• Papierversnipperaar

8. Laat opstaan

Niet alles kan zomaar uitgeschakeld worden tijdens je afwezigheid:

• Servers
• Telefoon/Antwoordapparaat
• …

Rest er ons niet meer te doen dan je een weldoende vakantie te wensen. Agema Coaching blijft ook tijdens de zomer nuttige tips sturen over timemanagement en organiseren.