Getting Things Done
Lijkt het sop je de kool niet waard nu je het systeem van Getting Things Done hebt bekeken? Ik geef toe, het is een hele boterham. En dan heb je daartussen ook nog dingen te doen. Werk bijvoorbeeld, meetings, afspraken, telefoontjes. Hoe aantrekkelijk het ook klinkt een lege Inbox te hebben, het is gewoon niet mogelijk om het GTD-systeem er nog even bij te proppen.
Overzicht schept rust
En wat als je nu eens klein begint met Getting Things Done, en zo tijd maakt om je er verder in te verdiepen? Het is immers mogelijk om met het systeem te starten zonder het in zijn geheel te implementeren. Het zou toch al helpen te weten welke taken je te doen hebt. Vanuit dat overzicht is het dan makkelijker werken. Zo krijg je vandaag dan misschien toch die lang uitgestelde taak gedaan. En zo krijg je meer en meer tijd om meer en meer te implementeren.
Eerstvolgende acties en Later/Misschien
Splits je lange To Do lijst op in “Eerstvolgende Acties” en ”Later/Misschien”. Die lange To Do lijst is niet overzichtelijk en laten we eerlijk zijn, ook niet erg motiverend. Door de belangrijkste punten op je “Eerstvolgende Acties” te zetten krijg je een duidelijker zicht op wat belangrijk is en lijkt het allemaal realistischer. Al wat niet dringend is gaat naar je “Later/Misschien” lijst.
Zet een punt in je agenda dat je de “Later/Misschien” lijst één keer per week nakijkt. Zo heb je meer zicht op wat er aan zit te komen en vergeet je deze taken ook niet.
Een “Later/Misschien” lijst aanmaken in Outlook doe je op de volgende manier:
- Druk CTRL-SHIFT-E om een nieuwe map aan te maken.
- Geef deze map een naam, bijvoorbeeld “Later/Misschien”.
- Kies als type voor deze map Action Items of Taak Items
- Kies in het onderste veld je eigen account
- Druk op Enter en je lijst is klaar voor gebruik!
Lees elke mail één keer.
Als je Inbox overloopt van de mails, gelezen en ongelezen, dan is er geen overzicht. Je leest dan waarschijnlijk elke mail wel een paar keer. Wat stond daar ook al weer in, moest ik daar iets voor doen?
Door je mails onmiddellijk te behandelen voorkom je dit. Lees elke mail dus één keer en doe er dan iets mee. Zie hiervoor het artikel ‘Je bureau organiseren’.
Begin overleg met het eindresultaat.
Door bij aanvang van het overleg het doel vast te stellen zet je de focus voor het overleg. “Duidelijke verdeling van de taken”, “Beslissing over aanwerving van een nieuwe medewerker” zijn hiervan een paar voorbeelden. Zet samen met het doel ook ineens de eindtijd van het overleg, dat zal op die manier een stuk vlotter gaan en met meer focus.
Denk in acties
Schrijf bij het opstellen van je Eerstvolgende acties geen To Do’s op je lijst, maar acties, denk even na over de volgende To Do en bepaal wat de eerste actie is die je moet ondernemen om te starten. Op die manier is het helderder wat er te doen staat en dus makkelijker om er mee aan de slag te gaan. Dit voorkomt uitstel gedrag.
Start vandaag nog
Het is mogelijk Getting Things Done te implementeren met een kleine inspanning als je start met de vier acties uit dit artikel:
- “Eerstvolgende Acties” en “Later/Misschien”;
- Lees elke mail één keer;
- Begin overleg met het eindresultaat;
- Denk in acties.
Eenmaal je hiermee aan de slag bent komt automatisch de volgende stap naar het volledige Getting Things Done systeem.
Is dit een manier waarop je het wel ziet zitten om met Getting Things Done te starten? Ga jij de uitdaging aan om vanaf nu overzichtelijker te werken? Laat het hier weten, deel je ervaringen van de eerste stappen met GTD en leer ook van de ervaringen van anderen. Zet zeker een bericht in de reacties als je vragen hebt over dit systeem.
ik zou de Later/Misschien lijst niet gebruiken als een parkeerplaats voor een teveel Eerstvolgende Acties. Contexten zijn een handigere manier om acties te groeperen.
Ook een verschil in belangrijk en niet-belangrijk is niet echt GTD.
Beste Arjan,
Hartelijk dank voor je waardevolle feedback!
Helemaal terecht! De Later/Misschien is inderdaad niet om een teveel aan Eerstvolgende Acties te parkeren. Ik zie niet dringende acties ook niet als Eerstvolgende. Door de wekelijkse review kunnen deze echter wel snel Eerstvolgende Acties worden.
Wat betreft de contexten ben ik het ook helemaal met je eens. Daar heb ik een volledig artikel aan besteed met Stop eens wat context in je takenlijst. http://www.agemacoaching.be/context-in-je-takenlijst/. Ik was van oordeel dat dit voor mij geen plaats had in dit beknopte overzicht, waarmee ik zeker niet wil zeggen dat het niet belangrijk is.
Hi Peter,
Wezenlijk is volgens mij dat je de naam GTD gebruikt maar niet-GTD praktijken gebruikt. Het zijn vast slimme strategieën die jouw coachees veel waarde opleveren maar het systeem wordt onzuiver.
Als je veel acties op je Eerstvolgende Acties lijst hebt staan, is het niet de bedoeling die weg te moffelen. Het is juist de bedoeling dat onder ogen te zien. Wil je bij nader inzien acties niet doen, dan heronderhandel je met jezelf of anderen en neem je het besluit ‘Zit hier voor mij een actie in?’ opnieuw met als antwoord ‘nee’, waarna de Later/Misschien lijst een optie wordt. Zo lang als het een actie is, hoort die actie op één van de actielijsten.
Het besluit opnieuw nemen (stap 2 GTD) is iets anders dan iets op een andere lijst zetten (stap 3 GTD). Een ‘actie’ kan nooit op Later/Misschien staan.
Ook termen als belangrijk en prioriteit komen niet in stap 2 of 3 voor maar bij Reflecteren en Doen. Daarbij kun je uiteraard bij uitstek het Wekelijks Onderhoud gebruiken als moment om dat te doen maar liefst is Wekelijks Onderhoud meer dan een plan-sessie.
Ik ben er maar precies in omdat de David Allen Company nu juist certificering wereldwijd in is gaan voeren om ervoor te zorgen dat GTD precies als GTD uitgelegd wordt en niet vermengd raakt met zaken die -hoe waardevol ook- daar geen onderdeel van zijn. Ik heb de certificering doorgemaakt en het heeft mij veel gebracht.