Getting Things Done: Reviews
Je bent druk bezig en gaat maar door. Weet je op den duur ook nog waar je mee bezig bent? Of ben je in alle drukte je doel uit het oog verloren?
In de drukte nemen we vaak taak na taak op en werken keihard door. Als we niet af en toe eens kijken waar we mee bezig zijn, dan lopen we vast, of gaan in de verkeerde richting.
Doe jij de juiste taken?
David Allen, auteur van Getting Things Done* heeft hier in zijn methode ook aandacht voor. Soms lijkt het dat je meer tijd stopt in het beheren van je tijd dan het uitvoeren van je taken. De waarheid is echter dat je veel tijd spaart door bij te houden of je met de juiste taken bezig bent.
Dat kan raar klinken, elke taak is toch de juiste? Het is maar door bezig te zijn met die taken die je verder brengen dat je doelen bereikbaar zijn. Door elke dag dezelfde taken te doen, blijf je ter plaatste staan.
Wat zijn dan die juiste taken? Dat bepaal je zelf aan de hand van je doelen. Die doelen goed voor ogen houden zorgt er voor dat je met de juiste taken bezig blijft. Daarom spreekt David Allen in zijn boek over Reviews.
Waarom reviews plannen?
Soms voelt de dag aan als één lange sprint. Van het moment dat je opstaat ren je van verplichting naar verplichting: De kinderen naar school brengen, rennen om tijdig op de vergadering te zijn, nog snel even naar de fitness, inkopen voor vandaag doen, je ouders bezoeken. Op het eind van de dag is het normaal dat je niet weet waar al je tijd naartoe is gegaan, en je afvraagt of je dat morgen nog eens kan.
Met al die activiteiten in je agenda kan je wel eens het gevoel hebben dat je geen ruimte meer hebt om te ademen, laat staan om eens even te stoppen en na te denken. En dat is volgens David Allen waarom het zo belangrijk is tijd te maken om na te denken over je prioriteiten, verplichtingen en projecten. Dit zowel voor je efficiëntie als je mentale gezondheid.
Reviews zorgen voor zowel een globaal zicht (over hoe verschillende doelen of verplichtingen in je leven passen bijvoorbeeld) als een gedetailleerd zicht van je taken en projecten om er zichtbaarheid, hiërarchie en focus aan te geven.
Dagelijkse reviews
Je project – en takenlijst kunnen volgens David Allen maar werken als je er de nodige aandacht aan geeft, als je er mee bezig bent.
De Ochtend Review. Maak dagelijks een inventarisatie van je agenda en je huidige takenlijst, zodra je opstaat, of op het werk aankomt. Spendeer een paar minuten door je afspraken en dringende taken te gaan en denk voor elk van deze even na over de dringendheid. Bepaal hiermee welke acties nodig zijn om vooruitgang te boeken in dat project of die taak.  Dat kan een telefoongesprek zijn, een overzicht maken, een vergadering bijwonen of online dingen opzoeken. Jezelf voorbereiden op de nieuwe dag stelt je in staat je energie efficiënt te beheren.
De Avond Review. David Allen adviseert een gelijkaardige, kortere, review te dien op het eind van de dag. Kijk, voor je afsluit nog even naar je agenda en je belangrijkste projecten en evalueer de status ervan. Noteer eventueel nieuwe taken evenals dingen die niet klaar zijn geraakt. Dit zorgt er voor dat je niet meer moet denken aan de taken van morgen. Zo kan je ontspannen aan je avond beginnen.
Wekelijkse reviews.
Daar waar dagelijkse reviews noodzakelijk zijn om op de hoogte te blijven van je projecten, is het ook nodig om tijd te reserveren voor diepere reflectie. Dit stelt je in staat om afspraken en plannen met een strategische insteek te overlopen, wat niet mogelijk is met de dagelijkse reviews.
David Allen stelt voor om op het eind van elke week twee uur tijd te voorzien voor deze uitgebreide beoordeling. Ideaal is de vrijdagnamiddag, als de voorbije week nog vers in het geheugen ligt en je nog energie hebt. Dit is ook het moment om taken te delegeren of opnieuw te onderhandelen voor je collega’s afsluiten voor het weekend.
Wetende dat je de nodige tijd hebt voor je review staat je toe meer ontspannen te werken, je weet immers dat je de tijd hebt om bij te werken.
Je kan je wekelijkse review starten met het opruimen van spullen die je gedurende de week hebt verzameld, zoals je papieren inbox. Zo kan je de wekelijkse review met een leeg hoofd starten.
Ga dan door je takenlijst en bekijk de status van je projecten. Verwijder eerst waar je mee klaar bent. Geef dan prioriteit aan de overblijvende taken en definieer nieuwe taken indien nodig.
Periodieke reviews
Naast de dagelijkse of wekelijkse review van wat er aan de basis gebeurt, pleit David Allen ook voor reviews op een hoger niveau, op 10.000, 20.000 en 30.000 voet volgens zijn boek. Dit is het globale beeld van je doelen en prioriteiten en waarden in het leven.
Je kan deze reviews maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks doen, of wanneer er een belangrijke wijziging is of een levensveranderende gebeurtenis. Je kan deze reviews zo vaak doen als je wil, het doel is dat je vertrouwen hebt in je systeem.
En jij? Heb jij je reviews in je planning staan?
* Dit is een affiliate link