Vandaag de dag werken we niet altijd meer vanuit het eigen kantoor. Meer en meer werken we ‘op verplaatsing’. Dit kan het geval zijn bij:
- Het Nieuwe Werken
- Zakenreizen
- Bezoeken van een buitenlandse vestiging van de eigen firma
De plaats van waaruit je werkt is vaak afhankelijk van de situatie. Misschien kan jij werken vanuit een satellietkantoor, zodat je de verplaatsing naar het hoofdkantoor niet moet maken. Of je krijgt mogelijk de kans om van thuis uit te werken.
Buiten je normale plaats op kantoor werken heeft zeker zijn voordelen, maar het kan ook moeilijk zijn om je te concentreren met al die afleidingen. Bovendien is het voor zowel de werknemers als de managers zeer moeilijk om te weten of werknemers bij de les blijven en hun taken afgewerkt krijgen. Samenwerking, mogelijk gemaakt door de technologie en frequente, duidelijke communicatie is hier noodzakelijk.
Meer focus op verplaatsing
Om de productiviteit van werknemers op verplaatsing te verbeteren heb ik deze 14 tips voor je verzameld:
- Communicatie – Een duidelijke en verbindende communicatie is noodzakelijk. Verbindend om het management en werknemers op één lijn te houden. Slechte communicatie is in 1 op drie gevallen de oorzaak van het falen van een project.
- Altijd beschikbaar – Door de fysieke afstand verliezen teamleden het contact met het basisteam. Hierdoor is het voor hen moeilijk om focus te houden op wat belangrijk is voor de business. Door de beschikbaarheid van een messaging tool kunnen snel belangrijke berichten en mededelingen gedeeld worden.
- Regelmatig contact – Vooral voor mensen die veel op verplaatsing werken is het nodig om regelmatig contact te hebben. Ze moeten betrokken worden bij vergaderingen, en regelmatig telefonisch contact kan hier ook helpen. Laat hen ook meevieren als er successen worden geboekt op het project of andere gelegenheden.
- Dagelijkse doelen – Werk je zelf op afstand, maak dan een dagelijkse planning. Het gaat meer om de verantwoording tegenover jezelf dan het aantal doelen. Je zet beter enkele belangrijke doelen dan veel doelen te stellen die je niet klaar krijgt.
- Afleidingen uitschakelen – Als je op verplaatsing werkt zijn er mogelijk meer afleidingen. Schakel deze uit door een hoofdtelefoon te gebruiken of door gebruik van een White Noise applicatie. Dit laatste is een applicatie op je laptop of telefoon die het geluid van buitenaf neutraliseert.
- Verdeel en Heers – Splits grote projecten op in kleinere stukken. Kleineren taken zijn overzichtelijk, je ziet er een eind aan. Als je dat einde ziet aan een taak, is het eenvoudiger om je er achter te zetten. Je kan het project nu in korte maar intense periodes opdelen en zo afwerken.
- Beperk toegang tot mail – Waar je ook zit, wat je ook doet, email is een grote afleiding. Professionals maken het meeste winst in hun productiviteit door hun mail uit te zetten. Zet je mail pas weer aan als je taak klaar is en beantwoord nieuwe berichten in batch.
- Zet vaste werktijden – Je bent vrij als je niet op kantoor zit. Door jezelf werktijden op te leggen ben je meer verantwoordelijk om deze te volgen. Dat wil niet zeggen dat dit dezelfde werktijden moeten zijn als op kantoor.
- Plan een stand up – Doe elke ochtend op een vast uur een stand up vergadering. Dit stelt je in staat binnen de 10 minuten je team met elkaar te laten afchecken wat de status is, waar ze mee bezig zijn en waar ze hulp nodig hebben. Dit zorgt er voor dat het team voeling blijft houden met elkaar. Collega’s op verplaatsing kunnen even inbellen om op de hoogte te blijven, of om het team op de hoogte te brengen.
- Kantooruren bepalen – Dit is niet hetzelfde als je eigen werktijden. Kantooruren zijn er om er voor te zorgen dat er momenten zijn waarop het hele team gelijktijdig aanwezig is. Enige overlap in werktijden is nodig om dingen te kunnen afspreken met elkaar, om statussen door te geven en elkaar te helpen om vordering te maken.
- Ieder zijn rol – Door elk teamlid een duidelijke rol te geven is het voor iedereen duidelijk wie welke verantwoordelijkheden draagt. Dit werk een stuk sneller en efficiënter.
- Duidelijke mails – Het gebruik van mail moet zoveel mogelijk beperkt worden. Gebruik mail daarom alleen voor duidelijke en korte berichten. Is er meer overleg nodig, dan zijn andere communicatie kanalen aanbevolen.
- Tijdsregistratie – Werk je aan meerdere projecten, of voor meerdere klanten? Dan kan het nuttig zijn een tijdsregistratie op te zetten. Zo weet je precies hoeveel tijd je hebt gespendeerd aan een project of klant
- Duidelijke verwachtingen – Duidelijke verwachtingen zijn nodig. Zowel voor het management als de werknemers. Geef werknemers op verplaatsing genoeg werk om hun dag mee te vullen. Ga er niet van uit dat ze zelf meer werk komen vragen, je moet hen blijven vragen of ze voldoende werk hebben. Dit is nodig voor beide partijen.
Met deze 14 tips kan werken op verplaatsing vlotter lopen. Welke tips kan jij hier nog aan toevoegen? Laat het weten in de reacties.
[related_post themes="flat"]