Hoe werken voor meerdere managers (Deel 1)

Vandaag de dag zijn er steeds meer posities waar men niet iemand voltijds op wil of kan zetten. Of dit komt door de grotere verscheidenheid of omwille van kostenbesparing of door de war on talent laat ik hier even in het midden. Het gaat hier immers over de persoon die voor meerdere bazen werkt, ja jij dus! En ook een beetje voor de manager die een resource deelt met aan andere manager.

Voor meerdere bazen werken heeft zeker voordelen. Je komt binnen het bedrijf met een groter netwerk in contact en ziet daardoor ook meer mogelijkheden.

Er zijn echter ook mogelijke nadelen aan het werken voor meerdere bazen. Als jij deze nadelen herkent kan je onderstaande tips gebruiken om dit te verhelpen.

Ken je managementstructuur

Ken je hiërarchie

Zelfs als je aan meerdere bazen rapporteert, heb je waarschijnlijk een ‘primaire’ baas. Dit is de persoon die uiteindelijk in staat is om je carrière verder te helpen of tegen te houden en het laatste woord heeft in werkgerelateerde zaken. Eenmaal je daar achter bent kan je prioriteiten stellen en weet je ook welke manager alle prioriteiten kan veranderen.

Ken de managementstijl van je bazen

Manager A heeft graag regelmatig een update, terwijl baas B liever wat meer afstand neemt en je vrij laat om je taken te doen. Welke stijl je het beste ligt is een persoonlijke kwestie. Belangrijk is dat jij je communicatie afstemt op de manager aan wie je rapporteert, ook al is dat mogelijk voor elk van je managers op een eigen manier:

Bepaal de managementstijl van je manager door te kijken naar de manier waarop deze zelf communiceert
Weet je niet wat de stijl van je manager is, vraag het dan. Door middel van een open communicatie kan je dit eenvoudig vragen. Maak duidelijk dat je op de meest geschikte en efficiënte manier wil communiceren en vraag op welke manier de manager dit het liefst heeft.

Weet wat elke manager verwacht

Het is mogelijk vanzelfsprekend, maar je moet weten wat elke manager van je verwacht op welk moment. Wanneer je manager niet duidelijk is over de verwachtingen, vraag er dan naar. Ga er ook niet vanuit dat je manager weet wat jij nodig hebt, dat weet jij alleen. Vraag dus duidelijkheid over wat de verwachtingen van de managers zijn en spreek duidelijk je eigen verwachtingen naar hen uit.

Stel duidelijke grenzen

Als een of meer van je managers een micromanager is, kan dit op een gegeven moment tot een punt leiden waar je het werk niet meer gedaan krijgt door de onderbrekingen. In dit geval is het nodig om duidelijke grenzen vast te leggen met de betreffende manager. Doe dit op een constructieve manier, zodat de manager er van overtuigd blijft dat jij de zaken onder controle hebt. Hier zijn een paar tips:

Vraag je manager beleefd en professioneel of je hem kan spreken over je huidige project. Leg er de nadruk op hoe belangrijk het project voor je is, en dat je de visie van het bedrijf wil ondersteunen.
Geef je manager nooit de schuld of uit geen beschuldigingen als je manager iets verkeerd doet. Lijst in de conversatie rond hoe je het beste werkt als werknemer en wat je nodig hebt van je baas. Zet het gesprek op over hoe jij werkt als medewerker en wat jij nodig hebt van je manager.
Laat de manager weten of jij meer of minder begeleiding nodig hebt, op een professionele manier.
Door grenzen te stellen is het in toekomstige projecten eenvoudiger om hetzelfde te doen.
Leg je toe op hoe je reageert op de managementstijl van je manager en niet op de kritiek op de managementcapaciteiten van die manager.

Communiceer met je managers

Vraag hoe zij het willen

Contacteer je managers wanneer en hoe zij dit willen. Manager A heeft mogelijk liefst een persoonlijk gesprek op kantoor, waar manager B de voorkeur geeft aan e-mail updates. Zorg dat je weet wat de voorkeur is van elke manager in communicaties en bij het delegeren, dit zorgt voor een rimpelloze rapportering.

Vraag elk van je managers wat hun voorkeur is als het gaat over communicatie en de regelmaat hierin.
Je moet ook weten welke communicatiemethode elke manager verkiest. Als je manager voldoende heeft aan een maandelijkse e-mail-update of een telefonische vergadering, dan voelt vragen naar een wekelijkse face-to-face vergadering aan als tijdverspilling.
Problemen moet je tijdig melden. Er is geen reden om je manager pas te confronteren met een probleem op het moment dat het onbeheersbaar is geworden. Probeer niet de complexiteit te verbergen of het probleem te minimaliseren. Vraag in plaats daarvan om suggesties om het probleem op te lossen.

Communiceer je werkdruk

Communiceer je werkdruk naar alle betrokken managers. Elke manager hoort te weten waar jij op dat moment aan werkt. Ook het werk dat je van andere managers krijgt. In het ideale geval zal geen enkele manager je iets onredelijk vragen als de werkdruk voor elke manager gekend is.

Klaag bij geen enkele manager over de werkdruk van de manager zelf of de andere managers. Laat hen liever weten wat je de komende week op je planning hebt staan en voor wie.
Zet je taken en de deadlines voor elke manager is je elektronische agenda en deel deze met al de managers waar je voor werkt.
Deel ook in elke update met elke manager mee waar je aan werkt en wat er nog op je afkomt. Hou ze allemaal in de loop over waar je aan werkt en voor wie.

Vraag om een teamvergadering

De beste manier om je rapportering aan verschillende managers te beheren is om hen samen te brengen voor een open gesprek. Als de managers hiervoor openstaan kan dit de werken soepeler doen verlopen.

Communicatie en openheid zijn essentieel

Het komt er dus op aan de verwachtingen duidelijk te hebben en daar je communicatie op af te stemmen. Het is deze communicatie die moet zorgen voor de openheid tussen de managers zodat ze weten wat je werkdruk is.

In 'Werken voor meerdere managers deel 2' leer je meer over de stress die komt kijken bij het werken voor meerdere bazen.

Werk jij met meerdere managers? Heb jij nog vragen die volgende week aan bod kunnen komen? Deel je ervaring in de reacties hieronder!