Nieuwe taken duren de eerste keer langer

Wanneer deed je iets nieuw?

De eerste keer dat je nieuwe taken doet duurt het altijd iets langer. Dat zag je al in het artikel ‘Betere inschattingen maken voor je taken.’. In dit artikel ga ik dieper in op de reden dat deze taken langer duren en hoe jij hier rekening mee kan houden.

Weten hoe je hier rekening mee kan houden stelt je in staat je planning en je gevoel van overweldiging onder controle te houden.

Wanneer deed jij iets nieuw? Hoeveel tijd spendeerde je hier meer aan dan verwacht? Was dit langer dan je verwacht had? De kans is groot dat je moeilijkheden en complicaties tegen bent gekomen die je niet verwacht had. Hopelijk was dat een taak die niet onder zware tijdsdruk stond.

Er is echter ook een positieve kant aan die nieuwe taken. Elke nieuwe taak is immers een leermoment en een mogelijkheid om nieuwe ervaringen op te doen.

De eerste keer duurt altijd langer

Je gaat uit van je ervaring met andere taken en zo onderschat je vaak de tijd nodig om nieuwe taken te doen. De eerste keer …

• Duurt het langer – Een goede vuistregel is dat nieuwe taken gemiddeld 4 x meer tijd vragen dan taken die je gewoon bent om te doen.
• Is het moeilijkst – Totdat je iets nieuw hebt gedaan, weet je niet wat je kan verwachten. Je loopt tegen problemen aan waarvan je past weet dat ze voorkomen, op het moment dat je er voor komt te staan.
• Vergt oefening – Je ontwikkeld de vaardigheden om iets te doen, door het te doen. Wat de eerste keer 2 uur duurt, vergt slechts 30 minuten van je tijd eenmaal je onderlegd bent.

Of het nu gaat over een klusje thuis of een verslag op het werk, we zijn niet goed in het inschatten van de tijd die we er voor nodig zullen hebben.

‘Oh, dat rapport heb ik binnen 15 minuutjes wel klaar.’.

Maar dan kom je er achter dat je niet alle informatie of alle middelen hebt om die taak te doen. Je wist immers niet wat je nodig had toen je er aan begon. Je realiseert je halverwege dat je een stap bent overgeslagen. Dat overkwam mij wel eens bij het in elkaar steken van een kast. Of je kan terug naar de doe-het-zelf omdat je iets vergeten bent.

Geen 15 minuten, maar 2 uur later moet je de benen onder je lijf lopen om je volgende afspraak te halen.

Klaar zijn voor nieuwe taken

Hoe kan je beter voorbereid zijn op het onbekende.

Hier zijn enkele tips om te proberen bij het uitvoeren van een nieuwe taak:

• Voorbereiding – Zorg dat je de handleiding en de middelen nodig bij de hand hebt. Ja, jij leest vast wel die handleiding … nietwaar? Een beetje voorbereiding zorgt ervoor dat je niet haverwege ontdekt dat er iets ontbreekt. Het kan gaan om gegevens die je nodig hebt voor een rapport, of om middelen om een project te voltooien.
• Steek de handen uit de mouwen – Wanneer je iets voor het eerst doet, doe het dan zelf, steek de handen uit de mouwen en zorg dat je er aan begint. Is het iets nieuws dat je team voor het eerst moet doen, zorg dat je er bij bent, observeer en assisteer waar nodig. Inmenging is hier uit den boze.
• Zoek advies – Zoek hulp van iemand die al ervaring heeft met de taak. Is er een expert beschikbaar, zorg dan dat je de beste tips krijgt. Heb je geen toegang tot een expert, zoek dan online naar hulp. Er zijn sites die je stap voor stap door het proces helpen. YouTube staat er voor gekend voor elk probleem een filmpje te hebben.
• Op voorhand werken – Doe de nieuwe taak zo snel je kan, stel dit niet uit. Je wil hier niet mee wachten tot je in een crisis zit. Oefen voor belangrijke situaties. Als er zich dan een crisis voordoet weet jij hoe je moet reageren. Je hebt het immers al eerder gedaan.
• Reserveer extra tijd – De nieuwe taak zal ongetwijfeld meer tijd vragen dan je denkt. Reserveer extra tijd in je agenda zodat andere taken en afspraken niet onder druk komen te staan.

Nieuwe taken is meer tijd

Voorzie meer tijd de volgende keer dat je iets nieuw te doen hebt. Je struikelt over de kleinste zaken, en dat vraagt tijd. Zo bouw je vaardigheid en ervaring op.

Wat je de eerste keer twee uur kost doe je later op een kwartier. De volgende keer weet je wat er nodig is.

Zoals het gezegde gaat: ‘Voorbereiding is het halve werk’.

Wat kan jij vandaag al doen om ervaring en vaardigheid op te bouwen? Laat het weten in de reacties onder dit bericht.

[related_post themes="flat"]