Not To-Do lijst voor meer productiviteit

De To-Do lijst kennen we allemaal wel intussen. Het kan echter even zinvol zijn om een Not-To-DO lijst te hebben. Met behulp van deze lijst kan je slechte gewoonten doorbreken en zo meer tijd en energie vrij maken voor je To-Do lijst. Doordat de Not-To-Do lijst bepaald wat je niet gaat doen, bepaal je inherent wat je wel gaat doen.

Hier is een mogelijke lijst van dingen die je niet wil doen.

1. Je dag niet starten of eindigen met het lezen of behandelen van mails
   Een bekende uitspraak in Timemanagement is ‘Eat your frog in the morning’. Door te beginnen met je moeilijkste taak lijkt de rest van de dag makkelijker voorbij te gaan. Het lezen van mails is voor de meesten niet de moeilijkste taak.
2. Geen gesprekken aannemen van onbekende nummers
   Laat je niet op willekeurige momenten onderbreken door onbekenden. Wanneer je met focus en concentratie wil werken aan een taak kan je de telefoon beter stil zetten. De gesprekken komen dan op je voice mail. Deze kan je dan behandelen op een meer geschikt moment.
3. Sta niet toe dat gesprekken afdwalen
   Vooral in vergaderingen is het belangrijk dat de gesprekken bij het onderwerp blijven. Door af te dwalen loopt de vergadering zeker uit.
4. Aanvaard de uitnodiging voor vergadering niet zonder duidelijke agenda
   Vergaderingen zonder duidelijke agenda vallen veelal ten prooi aan het vorige punt. Zonder agenda kan er over elk onderwerp gesproken worden. Het is duidelijk dat de vergadering hierdoor niet meer productief kan verlopen.
5. Kijk niet voortdurend je mails na, tenzij je voor een helpdesk werkt
   Als je voor een helpdesk werkt, of een vergelijkbare functie, dan is het je taak om mails te controleren In alle andere gevallen heb je andere prioritaire taken Mail is een afleiding waar we vaak aan toegeven. Plan tijd in om je mails te lezen, en laat je niet onderbreken door je mails.
6. Wees niet 24/7 beschikbaar via je mobiele telefoon
   Iedereen heeft recht op wat we noemen ME-time. Tijd voor jezelf is noodzakelijk om de batterij weer even op te laden. Je batterij af en toe herladen komt je productiviteit ten goede.
7. Werk als je onder druk staat niet meer maar werk slimmer
   Door meer uren te werken als het druk is ga je niet sneller werken, de verhoogde druk en langere werkdagen werken vooral vermoeidheid in de hand. Door slimmer te werken kan je focus en concentratie verhogen. Hierdoor krijg je effectief meer gedaan.

Deze lijst is een goed begin, maar het is belangrijk dat je hem bijwerkt naar je eigen situatie. Maak er je eigen Not-To-Do llijst van. Een ander mogelijk punt is het niet bekijken van je social media profielen, of de tijd die je hier aan spendeert te beperken.

De keerzijde

Elk van de punten in deze lijst heeft inherent een keerzijde. Dat is de lijst van wat je wel doet. Doordat we vaak meer aandacht hebben voor het negatieve is het soms eenvoudiger tot je To-Do lijst te komen via je Not-To-Do lijst.

Je dag niet starten of eindigen met je mails. Dit wil zeggen dat je dat op andere momenten gaat doen, die je dan zal moeten inplannen. Net als niet 24/7 beschikbaar zijn via je mobiele telefoon wil zeggen dat je de uren dat je beschikbaar bent beperkt.

Deze lijst houd ook een aantal richtlijnen in voor je eigen handelen. Als jij niet reageert op een uitnodiging voor vergadering als er geen duidelijke agenda is. Dan stuur je best ook geen uitnodigingen uit zonder duidelijke agenda. Je oogst immers wat je zaait.

Nu ben ik zeer benieuwd wat op jouw Not-To-Do lijst staat. Wat doe jij beter niet? Wat gaat ten koste van je productiviteit?