Notities nemen is niet leuk
Notities nemen is niet leuk. Hoewel, het nemen van notities is vaak niet het grote probleem. Het is het verwerken ervan dat vaak moeilijk is.
Vergaderingen zijn ook niet altijd leuk en als het een goede vergadering is, dan is dat best wel zwaar. De meeste mensen willen dan ook zo snel mogelijk weg uit een vergadering. Het laatste waar je dan aan denkt is het verwerken van de notities die je hebt genomen.
Het is op dat moment dat er twee problemen kunnen ontstaan. Het eerste is dat je, tenzij je alles op één plaats opslaat, je notities niet meer kan vinden. Het tweede is dat je de notities die op het moment van de vergadering zo duidelijk waren, niet meer begrijpt.
Het gevolg is dat je notities vaak pas worden bovengehaald als het tijd is voor de volgende vergadering. Deze loopt daardoor een stuk minder efficiënt.
Daarom ga ik hier dieper in op het probleem met notities.
Notities verwerken
Het is uit bovenstaande al duidelijk dat het nemen van notities beter kan:
- Direct verwerken - Het is moeilijk, en het is niet leuk. Je plukt wel snel de vruchten van deze inspanning. Plan na de vergadering even tijd om je notities te verwerken. Los van het feit of jij nu het verslag moet schrijven of niet. Maak gebruik van het feit dat alles nog vers in je geheugen zit. Dit is het moment om duidelijk neer te schrijven wat straks in je notities niet meer duidelijk is.
- Taken verwerken – Heb jij in de vergadering taken gekregen, of vragen? Verwerk deze dan zo snel mogelijk. Simpele taken of vragen, die maar vijf minuten of minder duren, doe je direct. De meer complexe taken noteer je in je systeem, zodat ze met de rest van je prioriteiten worden verwerkt. Voor taken waar je een duidelijke deadline voor hebt gekregen, reserveer je tijd in je agenda.
- Afspraken – Is er in de vergadering een afspraak gemaakt? Boek deze dan direct in je agenda in, zodat deze tijd niet door iemand anders kan worden ingenomen.
- Duidelijk noteren – Wil je na een week je notities nog kunnen begrijpen, dan is het belangrijk dat ze zo duidelijk mogelijk zijn. Het doel is hier om efficiënte en duidelijke notities te maken tijdens een vergadering, een les, een workshop of elk ander moment waarop je veel informatie te verwerken krijgt.
a. Symbolen – Door symbolen te gebruiken kan je bepaalde punten al tijdens het noteren een duidelijk doel geven. Om dit te kunnen doen voorzie je op je blad best een kantlijn waarin je deze kan noteren. Dan vallen ze achteraf ook beter op. Zelf gebruik ik bijvoorbeeld volgende symbolen bij het noteren:
| ! | Dit is een actiepunt en kan je dus direct na de vergadering doen of op je takenlijst zetten en er tijd voor voorzien in je agenda. |
| ? | Dit is een vraag die je nog moet beantwoorden. Voorzie een marge die groot genoeg is en dan kan je hier meer info bij noteren. Wie moet je een antwoord geven en wat is de deadline? De rest van de info staat dan normaal gezien rechts van de kantlijn. |
| -> | Dit kan je gebruiken om aan te geven dat hier een nieuw onderwerp start. Vaak noteer je heel veel in een vergadering, op deze manier kan je hier overzicht in bewaren. |
| @ | Als je tijdens een vergadering of een workshop contactgegevens krijgt, dan wil je deze nadien zo snel en efficiënt mogelijk terugvinden. Dit kan je gebruiken voor namen, adressen, e-mailadressen, URL’s en alle andere contactgegevens |
- Mindmapping - Een mindmap is uiterst geschikt om notities te nemen tijdens een vergadering. Telkens er een nieuw onderwerp aan bod komt kan je ergens anders beginnen schrijven. Bovendien heb je er ook geen probleem mee als een ‘afgesloten’ punt terug aan bod komt. Mindmapping is zeer geschikt als je wat creativiteit in je notities wil stoppen. Je kan werken met enkel tekeningen, of met een mix van tekeningen en tekst.
Verwerk je notities voor meer productiviteit
Het vraagt heel wat wilskracht om na een vergadering nog je notities te verwerken. Weet echter dat wanneer je dit gedaan hebt, je de vergadering ook volledig af kan sluiten. Het idee dat je de notities nog moet verwerken blijft sluimeren in je geheugen. Je weet bovendien perfect wat belangrijk is, en welke verwachtingen je moet vervullen voor volgende vergadering. Zo kan de volgende vergadering ook productiever worden.
Neem je notities dus door na de vergadering, noteer de taken die jij moet doen en dan kan je de vergadering volledig vergeten.
Verwerk jij je notities al? Laat in de reacties hieronder weten wat het zou betekenen voor je productiviteit als je hiermee begint.