Open-deur policy

Het ontstaan van de open-deur beleid ging oorspronkelijk over leiderschap. Meer bepaald om slecht leiderschap aan te kaarten. Het was om te voorkomen dat managers onbereikbaar zouden zijn voor de medewerkers. Het was om medewerkers een kans te geven hun mening te laten horen, hun bezorgdheden en ja, ook hun klachten.

In de loop der tijd werd dit verdraaid.

Managers werden plots verondersteld hun deur niet meer te sluiten. Dit met de gedachte dat een manager altijd beschikbaar moet zijn. Op een gegeven moment ging het nog een stap verder en werden deuren verwijderd. Medewerkers werden in open kantoren ondergebracht. Dit was niet de bedoeling van het open-deur beleid en je kan wel zien waar dit toe heeft geleid.

Een open deur wil zeggen dat je beschikbaar bent, op dat moment. Het wil niet zeggen dat je deur altijd open moet staan, of altijd gesloten moet zijn.

Medewerkers en collega’s horen te weten dat een gesloten deur wil zeggen: ‘Niet storen’. Enkel in geval van nood kunnen ze op de deur kloppen en je storen. Als het niet dringend is, dan kan het wachten tot de deur weer open staat.

Gesloten deur

In een open-deur beleid is er ook plaats voor een gesloten deur. Een gesloten deur wil dus zeggen: ‘Niet storen’. De persoon die zijn deur heeft gesloten kan dit doen voor volgende redenen:

1. Minder storingen – Als er teveel beweging is buiten het kantoor, dan kan het helpen om de deur te sluiten en in rust te kunnen werken.
2. Meer concentratie – Door je af te zonderen kan je werken met meer concentratie. Niet alleen is er minder geluidsoverlast, er is ook een fysieke barrière. Deze barrière zorgt er voor dat je collega’s je minder snel storen.
3. Confidentialiteit – Als je met confidentiële zaken bezig bent, dan heb je baat bij een afgesloten ruimte. Daar heb je geen last van een extra paar ogen dat meekijkt, of een paar extra oren die meeluisteren. Een evaluatiegesprek, loon bespreking of een telefoongesprek, ze hebben geen extra publiek nodig.

Open deur

Met de deur open geef je het signaal dat je beschikbaar bent. Dat je kan onderbroken worden. Het is belangrijk dat je bij gesloten deur momenten ook open deur momenten hebt. Zo weten collega’s of medewerkers dat er een moment komt dat je beschikbaar bent. Als dat niet zo is, loop je alsnog de kans onderbroken te worden als je deur gesloten is. Een open deur wekt de perceptie dat:

1. Je wil helpen – Je bent bereikbaar voor collega’s die vragen hebben. Het voelt nog goed aan ook om iemand te kunnen helpen.
2. Beschikbaar – Je bent beschikbaar, je kan aangesproken worden om mee te denken of een luisterend oor aan te bieden.
3. Communicatie aanmoedigen – Iemand kan zo je kantoor betreden, zonder barrière. Zo geef je aan dat je openstaat voor communicatie. Luisteren naar meningen, bezorgdheden en zelfs klachten, het maakt dat je weet wat er leeft in de organisatie.
4. Bespreekbaar maken – De open deur haalt de drempel naar beneden. Niveauverschillen worden kleiner. Zaken worden vlotter bespreekbaar.
5. Vertrouwen – Door jezelf bereikbaar te maken, te helpen, mee te denken of gewoon te luisteren, wek je vertrouwen op bij medewerkers en collega’s. Dit vertrouwen zorgt voor een vlotte samenwerking.

Wat als je geen deur hebt?

Er zijn steeds meer open kantoor ruimtes. Door de opkomst van Het Nieuwe Werken zijn er steeds minder aparte kantoren. Medewerkers zitten steeds korter bij elkaar, ruimte is immers duur. Vaak zit je zo dicht bij je buurman dat je binnen gehoorsafstand zit.

Uiteraard kan je niet even je deur sluiten … als je er geen hebt. Wat doe je dan op de momenten dat je geconcentreerd wil werken? Of iets confidentieel af wil werken?

Je kan gebruik maken van oortjes of een hoofdtelefoon. Dit is, ter vervanging van de deur, je fysieke barrière. Iemand aanspreken waarvan je vermoed dat deze je niet kan horen, is niet evident. Je wacht dan liever tot een moment dat je collega je zeker kan horen. Ook met oortjes kan je wel storen als er een noodgeval is. Als het niet urgent is, kan je wachten tot de oortjes weer uit gaan.

In geval van confidentiële documenten, of gesprekken, kan je voor jezelf een vergaderruimte boeken. In deze ruimte zit je apart, met een deur die je kan sluiten. Een bijkomend voordeel is dat je niet op je gewone plek zit. Tenzij men in je agenda gaat kijken, ben je even onvindbaar. Dat scheelt weer in het aantal onderbrekingen.

Openen of sluiten, dat is de vraag

Plan het sluiten van je deur goed in. Bijvoorbeeld ’s morgens. Je kan dan beginnen met een taak die je vandaag zeker af wil krijgen. Dit geeft je collega’s ook de mogelijkheid om aan hun taak te beginnen. Op het moment dat zij tegen een probleem aanlopen waar ze je hulp bij nodig hebben, ben jij weer bereikbaar.

Communiceer duidelijk wat de betekenis is van de gesloten deur, en wanneer ze open zal zijn. Dit zorgt er voor dat de vragen opgespaard blijven tot je deur weer opengaat. Tenzij er een noodgeval is, heb jij even de tijd om je te concentreren. Mogelijk moet je een paar keer duidelijk communiceren wat de betekenis is. Zeker als je oortjes of een hoofdtelefoon gebruikt kan dit nodig zijn. Dat signaal is immers minder duidelijk dan een gesloten deur.

De deur mag ook toe, de oortjes mogen in. Het is soms nodig tijd te nemen voor je eigen taken, om je te concentreren en je taken af te kunnen werken. Zolang daar tegenover staat dat de deur ook open mag staan.