Wanneer het gaat over timemanagement dan spreken we over het opzetten van een systeem dat vertrekt van je prioriteiten. Je start met de meest prioritaire taken, die taken die de grootste waarde opleveren voor je zaak. Alleen is het soms moeilijk om die prioriteiten juist in te schatten. Moet je eerst je advertenties in orde maken, of moet je eerst de sociale media in orde brengen? Of toch maar eerst je facturatie of de offertes?
Het kan helemaal moeilijk worden als je prioriteiten opgelegd worden. Je wil je facturatie in orde brengen maar er belt een klant. Je laat je taak uiteraard even liggen en helpt je klant. Even later krijg je een mail van een leverancier. Ook deze geef je even antwoord. Voor je weer verder gaat met je facturatie komt je verkoper langs dat jij een offerte moet maken en informatie nodig heeft, waarna productie je hulp inroept omdat er een vraag is bij een bestelling.
Hierdoor stel je op het einde van de dag vast dat die facturatie waar je vanmorgen mee begonnen was, niet klaar is geraakt. Je was wel een hele dag bezig.
Prioriteiten stellen of geleefd worden
Soms hebben mensen het gevoel dat ze op het werk geleefd worden. Prioriteiten worden steevast weggeveegd door een opdracht van het management of een vraag van een klant. Dit zijn prioriteiten die je niet zelf bepaald.
Dringend versus plannen
Vaak zijn de dingen echter niet zo dringend als ze op het eerste zicht lijken. Wat jij inschat als dringend, is dat mogelijk niet. Die dringende taken kunnen vaak ingepland worden. Vraag jij je manager wanneer het rapport dat hij vraagt klaar moet zijn? Of begin je er aan zodra je de opdracht hebt gekregen? In het laatste geval loop je het risico dat je te vroeg oplevert en de laatste gegevens niet in je rapport zitten. Dit kan leiden tot ongenoegen bij de manager. Het was uiteraard je bedoeling goed werk te leveren. Door te vragen wanneer het rapport klaar moet zijn kan je het inplannen in je eigen agenda en de manager krijgt de gegevens die verwacht worden.
Is het toch zo dat het rapport vandaag nog klaar moet zijn, en je was met een dringende taak bezig, dan weeg je deze twee tegen elkaar af. Welk van de twee is onderling belangrijker? Als blijkt dat de taak waar je aan bezig was plots minder belangrijk is, dan kan je die taak in je agenda zetten. Je kan deze dan afwerken na de nieuwe taak.
Uiteraard is er een probleem als taken steeds weer worden opgeschoven omdat er belangrijkere taken op je afkomen. Als dit het geval is, dan is het belangrijk te kijken naar de reden. Waarom is het zo dat taken steeds opschuiven? Krijg je dit opgelegd vanuit het management? Kan je zelf niet beslissen wat eerst moet gebeuren? Hier kunnen veel verschillende redenen naar boven komen. Als je dat oplost is ook het probleem met de onderlinge prioriteiten opgelost.
Dringend heeft niet altijd prioriteit
Bekijk dus altijd even of iets wat op het eerste zicht dringend lijkt ingepland kan worden. Hou een duidelijk overzicht van wat er op je planning staat en wat daar de prioriteiten zijn. Plan nieuwe taken in je agenda in, rekening houdend met de prioriteiten van wat er al op je lijst staat.
Slaag je er op deze manier niet in om iets af te werken, dan is nader onderzoek nodig. Hier heb je mogelijk hulp van buitenaf bij nodig. We zijn vaak immers blind voor wat te dicht bij ons staat.
Je kan er ook nog het boek Prioriteiten van Stephen Covey op naslaan voor meer informatie.