Niet predikend
Te vaak zijn de tips voor meer productiviteit die je krijgt verwijten. Ze wijzen je op wat je fout doet en waarom jij niet productief genoeg bent.
Want jij hebt toch evenveel uren in een dag als de meest succesvolle personen? Jij kan dan toch ook evenveel bereiken? Maar, klopt dat wel?
In mijn ogen horen tips niet predikend of verwijtend te zijn. Waar jij vandaag staat is een gegeven. Het is niet dat je er nog iets aan kan veranderen. Je kan alleen je toekomst veranderen, niet je verleden.
Positief denken
Daarom is het volgens mij beter om tips altijd vanuit een positieve benadering aan te bieden. Niet: "Jij doet dit niet en daarom lukt het je niet". Maar wel: "Ben jij op zoek naar tips? Hier is wat ik ken, wat ik zelf toepas, ik nodig je graag uit om te kijken wat jij hieruit kan gebruiken".
Zo vertrek je niet vanuit de problematiek dat je vandaag niet productief genoeg bent. Je vertrekt vanuit het idee dat jij je toekomst gaat verbeteren. Een positieve mindset is erg belangrijk.
Productiviteit moet niet predikend zijn maar praktisch vanuit een positieve mindset.
Praktisch
Een tip die praktisch heet te zijn moet direct, onmiddellijk kunnen worden toegepast. Anders ben je er niets mee. Dat is ook een uitnodiging om dit artikel niet in 1 adem uit te lezen. Ga na de eerste tip eerst toepassen. Als je dat hebt gedaan, kom dan naar de volgende tip. Ga er ook niet vanuit dat alles de eerste keer zal lukken, maak de tips persoonlijk, zodat ze voor jou passen. Dat is de enige manier waarop je een systeem kan opbouwen dat je op lange termijn blijft gebruiken.
9 Praktische productiviteitstips
1. Oplijsten
Ik heb een lijst van … alles. Alles wat ik nog te doen heb, ongeacht hoe groot of hoe klein. Ongeacht of het privé is of professioneel. Ongeacht of het vrije tijd is niet. Alles dus.
Het opschrijven van al je taken zorgt dat je ze niet meer moet onthouden. Hierdoor maak je letterlijk plaats in je hersenen om na te denken. Je zal taken ook niet meer vergeten en er bewuster mee omspringen. Als een taak niet op papier staat is het niet meer dan een idee.
2. Prioriteiten stellen
Je hebt dit vast al eerder gehoord, maar weet je ook goed hoe je prioriteiten kan stellen in je taken? Lijkt alles dringen? Dat lijkt vandaag de standaard manier van werken. Als alles prioritair is, zijn er geen prioriteiten meer.
Prioriteiten stellen kan je door je taken in een matrix te zetten. Op de verticale as zet je wat dringend is. Op de horizontale as zet je alles wat belangrijk is. Dat wil zeggen alles wat meerwaarde heeft voor je doelen. Zo krijg je horizontaal Belangrijk versus Niet belangrijk en verticaal Dringend versus Niet Dringend. Dan heb je 4 vlakken om je prioriteiten in te delen.
Niet belangrijk & Dringend | Belangrijk & Dringend |
|---|---|
Als ze niet belangrijk zijn, dan zijn dit taken die je ook niet hoeft te doen. Kijk of het niet mogelijk is deze te delegeren. | Dit zijn de brandjes in je bedrijf. Dit zijn de dingen waar je de hele dag mee bezig bent en je het gevoel van druk, druk, druk geven. Deze moet je gewoon doen. |
Niet belangrijk & Niet dringend | Belangrijk & Niet dringend |
Deze taken kan je verwijderen, die komen er toch niet van, zijn toch niet belangrijk en nemen alleen maar plaats in. | Dit zijn de taken die je wil. In tegenstelling tot de dringende taken heb je hier tijd om te plannen. Hier zit je strategisch werk aan je zaak. Hier heb je geen tijd voor als er teveel dringende taken zijn. |
3. Uitstelgedrag uitstellen
Ik ken het maar al te goed hoor, uitstelgedrag. Ik ben er me zo bewust van dat ik er ook snel iets aan kan doen. Als ik dat niet uitstel tenminste. Uitstelgedrag is immers heel erg stiekem. Het besluipt je en je merkt pas later dat je aan het uitstellen bent.
Als ik eerlijk mag zijn, uitstelgedrag is vaak niet meer dan een excuus. Als jij weet hoe je dat excuus kan overwinnen ben je van je uitstelgedrag verlost. Jammer genoeg is het niet zo simpel als het klinkt. Er is ook een positieve kant, soms is uitstelgedrag ook gewoon goed. Je doet dit alleen best niet voor de echt belangrijke taken in je bedrijf. Uitstelgedrag is de grootste dief van tijd in je bedrijf.
4. Een deadline zetten
Niet dat je van je geplande taken weer dringende taken moet maken, helemaal niet. Echter, een taak met helemaal geen deadline, daar zit ook weinig druk achter en dus weinig motivatie.
Ook is het voor je planning goed om een deadline te hebben. Als je weet wanneer iets klaar moet zijn weet je ook wanneer je actie moet nemen. Je kan achteruit plannen van de deadline naar vandaag, zo weet je precies wanneer wat moet gebeuren om op tijd klaar te zijn.
5. Leer 'Nee' zeggen
Deze heb je waarschijnlijk ook al vaker gehoord? Niet nee kunnen zeggen is nee zeggen tegen jezelf. Als jij altijd voor anderen klaar staat, dan is er geen tijd voor je eigen prioriteiten. Dat wil zeggen dat jij nee zegt tegen je eigen doelen.
Het is echter niet eenvoudig om nee te zeggen tegen iemand anders. Want we hebben dan schrik dat anderen ons niet meer aardig vinden. Heel veel mensen die niet nee kunnen zeggen komen echter in een burn-out terecht. Ze houden immers teveel bordjes draaiende, voor anderen en voor zichzelf. Daarom is het belangrijk om op tijd nee te zeggen. Hoe doe je dat? Door een goed zicht te hebben op je prioriteiten en vragen van anderen altijd af te wegen tegen je eigen prioriteiten. Heeft de vraag van de ander niet meer prioriteit dan je eigen taak, dan is een ‘Nee’ gerechtvaardigd.
6. Maak gebruik van wachttijd
De meeste mensen hebben een broertje dood aan wachten. Want dat is volgens die mensen een verspilling van tijd.
Jij hebt echter de keuze. Wil jij zitten wachten of wil je de wachttijd productief doorbrengen?
Wat als je wachttijd nu eens anders zou bekijken? Als tijd om kleine dingen te doen? Mails verwerken op je telefoon, artikels lezen, telefoontjes doen, papieren organiseren, ideeën noteren, … Het zijn maar een paar van de dingen die je kan doen op momenten dat je zit te wachten. uiteraard afhankelijk van waar je zit te wachten.
Wat als jij in je takenlijst nu eens taken had staan die je kan selecteren op het moment dat je zit te wachten? Maak in je takenlijst een categorie met korte taken waar je niet noodzakelijk voor aan je bureau moet zitten. Deze taken kan je dan zeer snel en eenvoudig selecteren op momenten dat je zit te wachten.
7. Delegeer waar je kan
Delegeren, we zijn het niet gewoon. Toch zit er een enorme kracht in het delegeren van de taken waar jij niet de specialist bent. Ben jij bijvoorbeeld niet goed in de technische kant van een e-boek? Schrijf dan je tekst en geef deze door aan iemand om er een e-boek van te maken. Deze website maak ik ook niet zelf, ik zorg wel voor de inhoud. Ik ben geen boekhouder, dat laat ik door een boekhouder doen.
Kijk maar eens naar de taken waar jij veel tijd in stopt, is er iemand die deze taken beter kan en op minder tijd? Dan is dat een taak die je beter kan delegeren.
Delegeren is het doorgeven van taken, niet van verantwoordelijkheden. Je blijft verantwoordelijk voor een gedelegeerde taak. Je moet deze ook blijven opvolgen. Het is belangrijk dat je betrouwbare partners zoekt om taken door te geven. Mensen waarvan je weet dat ze de nodige vaardigheden en ervaring hebben. Het is immers de bedoeling dat je tijd bespaart door taken te delegeren.
8. voorkom afleiding
In onze maatschappij vandaag zijn afleidingen niet meer weg te denken. Bij elke nieuwe gadget die op de markt komt lijkt je concentratie meer en meer in het gedrang te komen. Steeds meer en meer zie ik mensen van het computerscherm naar het scherm van hun telefoon kijken en weer terug. Elke keer je met je aandacht naar je telefoon gaat is je concentratie weg.
Laat niets of niemand je afleiden van je doelen. Er is niets belangrijker dan je eigen doelen bereiken.
Het grote probleem is dat er zoveel afleidingen zijn dat je bijna nooit meer tot echt diepe concentratie komt. Want eenmaal de concentratie weg is heb je tijd nodig om weer in die concentratie te komen. Het helpt wel om te werken met concentratie muziek. Om afleidingen te voorkomen helpt een goede hoofdtelefoon ook. Indien nodig kan die actieve noice cancelling aan boord hebben.
9. Neem regelmatig pauze
Dit is dan wel de laatste van de 9 tips, het is zeker niet de minst belangrijke. Integendeel, het is zo mogelijk zelfs de meest belangrijke. Mentaal werk is even vermoeiend dan fysiek werk. Wel op een andere manier. Je kan ook doodmoe thuis komen van een dag mentaal werk.
Werk is belangrijk en rust is belangrijk. Gebruik beiden in evenwicht en zie geen van beiden over het hoofd.
Wil jij niet elke dag doodmoe thuis komen, neem dan regelmatig een pauze. Door pauze te nemen geef je die hersenen van je de kans om even te ontspannen en aan iets anders te denken. Daarmee herstelt je mentale energie. Jij kan er dan weer langer tegen en gaat niet moe naar huis.
Aan het werk
Nu kan jij aan het werk gaan. Welk van deze 9 tips ga jij eerst toepassen in je dagelijkse routine? Als je nog geen lijst hebt van alles wat je te doen hebt kan ik je aanraden om daar te starten.
Vanuit dit overzicht weet jij altijd waar je aan kan werken. Je kan van hieruit een planning maken en je agenda vullen.
De weg van een droom naar de verwezenlijking gaat eerst langs een datum om er een doel van te maken. Dan splits dat doel in kleine stukjes, dat is een takenlijst. Die kleine taken komen op je agenda, dat is een planning. Actie nemen op de geplande taken is de realisatie van je dromen.
Vergeet niet, elke keer er iets goed gaat, jezelf te belonen. Elke beloning in verhouding met de inspanning zorgt voor de juiste motivatie om door te gaan. Nooit beloond worden is demotiverend op lange termijn. Waarom zou jij het niet verdienen om jezelf te belonen?
Zoals ik al zei, probeer niet alle 9 tips samen te doen. Elke grote verandering is immers moeilijk. het zal pas eenvoudiger worden als je er een gewoonte van maakt. Daar heb je maar liefst 90 dagen consistente toepassing voor nodig. Geef het dus niet te snel op.
Heel veel succes en laat hieronder zeker weten met welk van deze 9 tips jij wil beginnen!