6 Delige miniserie voor meer productiviteit

Opgelet! Deze 6 TED talks kunnen je productiviteit verhogen. Elk van deze 6 presentaties bevat tijdbesparende tips zodat jij meer tijd hebt om te doen wat je graag doet.

Red de wereld van slechte vergaderingen

David Grady trekt van leer tegen slechte vergaderingen. Ze kosten teveel tijd en leveren te weinig op.

Waarom die van mij?

Stel je voor. Je komt op maandagmorgen binnen op kantoor en maakt je klaar voor de eerste werkdag van de week. Een collega die je al wel eens hebt gezien komt binnen en neemt je bureaustoel mee. Zou je dit pikken? Mag die collega je stoel zomaar meenemen? Waarom die van jouw? Heb jij die niet meer nodig vandaag?

Stel je voor. Je komt op dinsdagmorgen binnen op kantoor en maakt je klaar om de werkdag aan te vatten. Op dat moment krijg je een melding op je scherm om je uit te nodigen voor een vergadering. De uitnodiging komt van een collega op het onderliggende verdiep die je al wel eens hebt gezien. Wat doe je? Aanvaard je deze vergadering?

Zie je de gelijkenis tussen deze twee voorvallen? David Grady doet het op een humoristische manier, en toch krijg je het deksel op de neus. Want we doen dat allemaal toch? Zomaar aanvaarden, ook al heeft de vergadering geen duidelijke, of helemaal geen, agenda. En weet je niet echt waarover het zal gaan in die vergadering. David noemt dit MAS (Meteen Aanvaarden Syndroom).

Als je terug bent van die vergadering, hoe vaak wens je dan dat je die tijd nuttiger had besteed? Met andere woorden, hoe vaak zou je willen dat je die tijd terug kon vragen?

Hoe kan dit nu beter?

Duidelijke agenda?

Heeft de vergadering een duidelijke agenda? Als dat niet zo is dan is de kans redelijk tot zeer groot dat de vergadering uit zal lopen. Zonder agenda kan immers alles aan bod komen, zonder beperking. Als er een duidelijke agenda is kan elk onderwerp dat hier niet in past doorverwezen worden naar een aparte bespreking. Je hebt veel meer mogelijkheden om hier iets aan te doen dan je op het eerste zicht zou denken. Bel de verzender van de uitnodiging een keer op en leg hem op vriendelijke en respectvolle manier uit dat je hem graag wil helpen met zijn project. Vraag hem waar de vergadering juist over gaat. Vaak zal je zien dat je bijdrage sneller van betekenis kan zijn in een korte mail en dat een vergadering niet nodig is. Uiteraard kan je ook zelf het goede voorbeeld volgen en enkel vergaderingen plannen met duidelijke agenda. Hopelijk volgen anderen je voorbeeld snel.

Goed geïnformeerd?

Een duidelijke agenda is niet voldoende, of zelfs zonder betekenis, als jij niet weer waarover het gaat. Vergaderingen zijn niet bedoeld om je in te werken in een project. Vraag de verzender om je voor de vergadering in te lichten over de inhoud van het project en de vergadering. Hoe beter jij, en andere genodigden, ingelicht zijn bij de start van de vergadering, hoe efficiënter deze zal verlopen.

Is een vergadering nodig?

Als er een beperkt aantal onderwerpen zijn, dan is een vergadering mogelijk niet nodig. Als het een complex project is of als er veel verschillende onderwerpen besproken moeten worden is een vergadering de beste oplossing. In het andere geval kan je overwegen om een mail te sturen met genummerde vragen. De genummerde vragen zorgen er voor dat de antwoorden overzichtelijk blijven en dat alle vragen een antwoord krijgen.

Lead by example

Door zelf het goede voorbeeld te geven, en door mensen te vragen naar de informatie die je nodig hebt om te beslissen of je naar een vergadering gaat, kan je mensen overhalen hetzelfde te doen. Wie weet komt er met de tijd een nieuwe mentaliteit als het over vergaderingen gaat. Denk niet dat je eigen bijdrage niets kan veranderen. Met voldoende tijd kan een druppel een rots uitslijten. En wie weet krijg je op een dag je stoel terug.

Het is niet eenvoudig om de mentaliteit over vergaderingen te veranderen eenmaal de gewoonte er is. Daarom hoor ik graag wat jij er van denkt? Is het zinvol om op de barricades te gaan staan en je tijd te verdedigen? Wil jij iets veranderen aan de heersende vergader-mentaliteit? Geef je reactie onder het artikel.