Een efficiënter team door stand-up vergaderingen

Iedereen is het er roerend over eens, er zijn teveel vergaderingen. We spenderen allen samen teveel tijd in vergaderingen. Tijd die productiever en efficiënter kan worden besteed. Wat is een stand-up vergadering en hoe kan deze helpen om efficiënter te vergaderen en te werken?

Wat is een stand-up vergadering?

Een stand-up vergadering is vooral gekend vanuit de SCRUM methode. Dit is een methode gebruikt in de software ontwikkeling. Zelf haalde ik mijn SCRUM master certificaat, en ik leerde al snel dat je de stand-up vergadering ook kan gebruiken, buiten SCRUM om teams efficiënter te laten werken.

Het is een korte vergadering die elke dag plaats heeft en waar iedereen bij aanwezig is. Vooral het korte aspect van deze vergadering is belangrijk om aan efficiëntie te winnen.

Waarom is een stand-up vergadering goed?

1. Het is sneller – Een stand-up vergadering gaat sneller, tot 34% sneller dan een klassieke vergadering. Het feit dat de deelnemers rechtop staan tijdens deze vergadering is daar maar een klein deel van. De andere redenen staan hieronder in het volgende punt.
2. Het is gezonder – Je hebt het nieuws vast ook al gekregen, zitten is het nieuwe roken. Tijdens deze vergadering sta je recht. Je bloed kan beter stromen en je spieren kunnen een keer bewegen.
3. Iedereen is op de hoogte – In deze vergadering deelt iedereen van het team waar hij/zij op dit moment mee bezig is. Hier door is het hele team op de hoogte van wat er op dit moment speelt. Hierdoor zie je dingen sneller aankomen, je krijgt minder verrassingen op je bord, en je ziet sneller opportuniteiten.
4. Hulp is sneller beschikbaar – Je hoort iemand van het team zeggen waar hij mee worstelt en jij kan daar mee helpen. Dat spaart de zoektocht naar wie over de juiste informatie of handigheid beschikt om hulp te bieden.
5. Processen op elkaar afstemmen – Vaak zijn verschillende processen waar het team aan werkt onderling afhankelijk van elkaar. Door te weten hoever de anderen staan is het eenvoudiger om er voor te zorgen dat die processen meer synchroon lopen.
6. Snellere besluitvorming – Het is een korte vergadering, je mag niet uitweiden over een onderwerp. Ook de mededelingen zijn kort en concreet geformuleerd. Dat maakt het nemen van beslissingen ook eenvoudiger, er moet niet meer zo lang over nagedacht worden.
7. Je blijft aandachtig – Je blijft bij de zaak, niet alleen omdat het in een korte bijeenkomst moeilijker is om af te dwalen, maar ook omdat je rechtstaand niet op de laptop bezig kan zijn. Rechtstaand is het ook moeilijker om in slaap te vallen.

Hoe doe je een stand-up vergadering?

1. Elke dag – De vergadering gaat elke dag door. Zorg dat alle teamleden hiervan op de hoogte zijn. Doordat de vergadering elke dag doorgaat is het excuus ‘Ik wist niet dat we vergadering hadden’ niet meer geldig.
2. Vast tijdstip – De vergadering is steeds op hetzelfde tijdstip. Ook dit helpt om er een gewoonte van te maken, elke dag op hetzelfde tijdstip en liefst ook op dezelfde plaats.
3. Het is kort – Een stand-up vergadering duurt tussen de 5 en 15 minuten. Duurt het langer, dan is bijsturing nodig. Dan is er waarschijnlijk te lang doorgesproken over een onderwerp.
4. Het gaat altijd door – Ook als er teamleden niet aanwezig zijn, gaat de stand-up vergadering gewoon door.
5. 3 vragen – Elk van de teamleden beantwoord drie vragen
   1. Waar was ik gisteren mee bezig?
   2. Waar ga ik vandaag aan werken?
   3. Wat blokkeert me op dit moment?
6. Beurtelings – Elk teamlid beantwoordt deze drie vragen om beurten. Op het moment dat een teamlid spreekt, luisteren de anderen. Er is steeds één en niet meer dan één teamlid aan het woord.
7. Plan vergaderingen – Indien er meer discussie, informatie of vragen nodig zijn, beleg dan een vergadering over dit onderwerp en nodig enkel de relevante personen uit. De stand-up vergadering is geen status vergadering en is ook niet geschikt om discussies te voeren.

Morgen je eerste stand-up vergadering?

Het klinkt misschien wat overweldigend. Toch is een stand-up vergadering vaak een goede zaak voor de efficiëntie van het team.

Door de stand-up vergadering in te voeren voorkom je vaak lange vergaderingen waar veel tijd in steekt. Bij de stand-up vergadering is ook iedereen aanwezig, iedereen weet ook waar de anderen in het team mee bezig zijn. Er is dus ook een groter teamgevoel.

Wat maakt dat jij liever geen stand-up vergadering doet? Laat het zeker weten in de reacties hieronder!

[related_post themes="flat"]