Waarom een takenlijst op papier beter is

Is het niet merkwaardig dat pen en papier vandaag in de 21ste eeuw nog zo populair zijn? Dit ondanks de vele en soms zelfs briljante apps om notities te nemen. 

De bedoeling van dit artikel is echt niet in de provocerende zin van en-zo-is-het geschreven. Ik ben wel echt van mening dat een papieren takenlijst beter is. Laat me even uitleggen waarom ik er zo over denk. 

Sinds ik met timemanagement bezig ben, toch al weer bijna 10 jaar, heb ik veel tools, apps en methodes getest. Hieronder de bekende tools als Remember The Milk (RTM), Wunderlist, Google Tasks, … Toch ben ik steeds weer teruggevallen op papier.

Versta me niet verkeerd, er is niets mis met de tools die ik hierboven vernoem, of met andere tools. Alleen is het zoals zoveel tools voor je productiviteit en timemanagement. Geen enkele tool is voor iedereen geschikt. Iedereen heeft zijn eigen manier van werken, zijn eigen manier van denken. Het is niet eenvoudig om die tools aan te passen aan jouw manier van denken. Papier is dan weer uiterst aanpasbaar. Wat je eigen manier ook is, papier volgt.

1. Het houd je schermvrij. - Als online werker heb je waarschijnlijk een heleboel tools in je arsenaal zitten. Project management tools, boekhoudtools, tools voor het beheer van je klanten. En dan hebben we het nog niet over MS Office, Dropbox en Skype. Er zijn er waarschijnlijk nog wel een paar. Er zijn dus al meer dan genoeg tools waar je dagelijks mee werkt. Een elektronische takenlijst is weer iets extra op je scherm, weer een extra technologie om te leren. Doordat er teveel op je scherm staat waar je mee werkt is de kans groot dat je de takenlijst uit het oog verliest.
2. Schrappen is leuk! – Het is iets speciaal, een beëindigde taak van je takenlijst schrappen, het geeft een voldoening die je niet krijgt door een taak in een app af te vinken. Door met een pen de taak te schrappen voel je bijna fysiek wat je bereikt hebt. Onderzoek heeft trouwens aangetoond dat er echt wel een link is met de hersenen als je een afgewerkte taak doorstreept. In de hersenen meten ze dan een moment van ontspanning, van loslaten wat niet meer moet onthouden worden.
3. Papier is een zichtbaar archief. – In een applicatie klik je gewoon op ‘done’ , of klik je een vinkje aan zodra je met een taak klaar bent. Je ziet de taak dan niet meer. In de app zie je nog maar 5 van de 15 taken als je er al 10 hebt gedaan. Op papier zie je ze alle 15, waarvan er 10 geschrapt zijn. Dit is een geweldige motivatie om verder te gaan. Want niet alleen wat je nog te doen hebt is belangrijk. Wat je al gedaan hebt kan je motiveren om door te gaan.

Hier kan ik zeer kort en bondig zijn, het enige wat je nodig hebt is:

Elke lijst is een lijst voor één dag. Van boven naar beneden staat er op:

Met deze lijst werken is zeer eenvoudig. Als je klaar bent met een taak, dan schrap je ze gewoon. Bij voorkeur met een gekleurde pen om je dat extra speciale gevoel te geven.

Als je de dag hebt afgewerkt, dan kan de afgewerkte lijst in je map. Al deze takenlijsten worden dan samen één groot archief van wat je hebt gedaan. Dit archief kan wonderen verrichten als je een keer een dag hebt waarop je minder gemotiveerd bent. Het is immers een geweldige herinnering aan wat je op een dag kan doen, en wat het werk van elke dag op korte termijn betekent.

Deze techniek is niet complex, je kan er zo mee beginnen. Het moeilijkste is het volhouden. Vooral moeilijk is het weerstaan aan de verleiding op opnieuw taken in je hoofd op te slaan.

Ik heb er alle begrip voor als je deze methode in twijfel trekt, in de 21ste  eeuw terug naar papier grijpen, het lijkt bizar. Technologie zou ons het leven toch juist eenvoudiger moeten maken? Duik niet onbezonnen in deze methode, zoals hierboven al staat, niet elke methode werkt voor iedereen. Het is echter ook waar dat je maar weet of het werkt als je het probeert. Pas deze methode een keer een week toe, in een normale werkweek zijn dat 5 takenlijsten.