Werken met een Team op Afstand

Een team op afstand?

Elk team dat niet op dezelfde locatie zit is per definitie een team op afstand. Dit zijn teams die in verschillende locaties zitten van een bedrijf, of teams die samenwerken vanuit verschillende bedrijven of een offshore (in een ander land) team dat bepaalde taken op zich neemt.

Als projectmanager heb ik met veel verschillende soorten teams gewerkt. Zowel met IT-teams als met business teams, teams in 1 lokaal, teams verspreid over 1 gebouw en offshore teams. Bij verspreide teams is de werking toch weer anders dan bij een team dat bij elkaar zit.

Het grote verschil komt in eerste instantie niet van de afstand tussen de teams. Er zijn andere dingen die belangrijk zijn bij het werken met verspreide teams. Denk hierbij aan bereikbaarheid, communicatie en taalbarrières.

Hoe werken met teams op afstand?

Als je terugvalt op wat je kant wanneer je voor het eerst gaat werken met een of meerdere teams op afstand, dan kom je een paar hindernissen tegen. Met deze 9 tips krijg je zicht op wat er specifiek moet gebeuren om de werking van alle teams te optimaliseren.

1. Afspraken maken – Elk team heeft eigen verwachtingen en gewoonten. Wanneer er een tweede team bij komt kijken zijn afspraken zeer belangrijk. Als het eerste team gewoon is van om 08:00 te starten, mag het team dan hetzelfde verwachten van het andere team? Het is belangrijk dat de verschillende teams elkaar, en elkaars gewoonten, leert kennen. Duidelijke afspraken over wat, wanneer en hoeveel communicatie bijvoorbeeld, worden beter op voorhand gemaakt. Dit voorkomt misverstanden die voortkomen uit aannames.
2. Dagelijkse stand-up – Dit is voor elk team een aanrader, voor teams die niet samenzitten is dit bijna onmisbaar. Wanneer je samen werkt aan een project is het belangrijk dat de teams elkaar op de hoogte houden van wat er goed gaat, wat er gaat gebeuren en wat er beter kan of problemen oplevert. In de dagelijkse stand-up vergadering kan het team voeling krijgen met de stand van het project en van de andere teamleden. Deze vergadering is kort, maximaal 15 minuten, en wijkt niet af van de drie vragen: Wat heb ik gisteren gedaan? Wat ga ik vandaag doen? Waar kan ik nog hulp bij gebruiken?
3. Maandelijks teamoverleg – Minimaal maandelijks is een stand van zaken voor het hele team nodig. Dit zorgt er immers voor dat iedereen op dezelfde golflengte zit, dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft. Een stand van zaken is uitgebreider dan een stand-up. Alle teamleden dragen bij aan deze vergadering. Het beste is om dit met een video conference te doen om een maximale betrekking van alle teams te krijgen.
4. Vertrouwen – Je kan niet samenwerken met een team op afstand als er geen sprake is van vertrouwen. Het vertrouwen in het andere team moet net zo groot zijn als het team dat je bij je hebt. Dit vertrouwen is de sleutel om te voorkomen dat je aan micromanagement doet.
5. Kies je teamleden – Kies teamleden die goed zijn in communicatie. Communiceren met het andere team is een belangrijk deel van de taak. Kies ook mensen die zelfstandig kunnen werken, en geen micromanagement vragen.
6. Aandacht voor de taalbarrière – Het is niet eenvoudig om te communiceren met een team dat een andere taal spreekt. Zeker als talen als Frans en Engels moeilijk zijn. Hier is een extra investering nodig. Mensen vragen het woord te nemen om zo de taal te oefenen is een mogelijke oplossing. Soms is het ook nodig om extra controle uit te voeren of het gecommuniceerde goed is overgekomen. Dit kan door het andere team terug uit te laten leggen wat je eigen team heeft uitgelegd. Als de twee versies overeen komen is er geen probleem. In het andere geval is meer duidelijkheid nodig.
7. Bereikbaarheid – Dit is enerzijds een deel van de afspraken die moeten worden gemaakt. Tussen welke uren moeten de teamleden zeker bereikbaar zijn? Verder moeten de nodige tools voorzien worden om die communicatie zo eenvoudig mogelijk te maken. Is het mogelijk dat de verschillende team elkaar directe berichten kunnen sturen met een zogenoemde Instant messaging tool? Is er een voorziening voor een Video conference? Zijn er afspraken over welke communicatievormen wanneer gebruikt worden?
8. Informatie beschikbaar stellen – Informatie die beschikbaar moet zijn voor het team zou voor elk team op dezelfde manier ter beschikking moeten gesteld worden. Dit maakt niet alleen het omschrijven van procedures eenvoudiger, het werkt ook het vertrouwen in de hand.
9. Doe een teamevent – Indien mogelijk, en van toepassing, doe dan regelmatig iets voor alle teams, zowel lokaal als ergens anders. Indien de afstanden te overbruggen zijn kan dit misschien zelfs samen? Eenmaal teamleden elkaar op deze manier leren kennen zal het team ook hechter worden. En een hechter team is een productiever team.

Is alles dan verschillend?

Nee, een team op afstand vraagt meer aandacht voor de communicatie en het teamgevoel. Alles wat voor een team op 1 locatie van toepassing is, is dat ook voor teams op andere locaties.

Taken delegeren is niet anders, buiten het feit dat de overdracht waarschijnlijk via telefoon of video verloopt. Inhoudelijk veranderd hier echter niets aan. En zo is het voor de meeste dingen die voor een plaatselijk team waar zijn. De vorm is mogelijk anders, de inhoud waarschijnlijk niet.

Werk jij samen met een team op afstand? Wil je ervaringen delen? Dat kan in de reacties hieronder!