Waarom teveel tools hebben niet goed is voor je productiviteit

Je hoort iets interessant en je wil dat bewaren om later te gebruiken. Je twijfelt … schrijf je het in je notitieboekje, of toch maar een nota maken in Evernote? Misschien moet dit toch maar op een post-it aan je scherm, of misschien toch maar in Google Keep?
De hoeveelheid aan keuzes maken het moeilijk om te beslissen. Achteraf helpt het je ook niet, want waar ga je welk stuk informatie weer zoeken?
Teveel tools gebruiken kost je extra inspanning, verloren informatie en bijkomend werk in de toekomst.
Bovendien zijn de meeste applicaties en gadgets vandaag elektronisch. Dat wil zeggen dat ze een bepaalde leercurve hebben. Eenmaal je die leercurve doorlopen hebt, wil je niet direct met een nieuwe beginnen. Die energie kan beter naar je taken gaan.

Teveel tools

Er zijn heel veel apps die je kan gebruiken om je productiviteit te ondersteunen, en soms zie je door de bomen het bos niet meer. Alleen al om notities te nemen zijn er tientallen apps. Veel mensen hebben dan ook te veel tools in hun systeem zitten.
Ideaal is om voor elk doel 1 tool te hebben, je hebt van volgende essentiële time management tools dus maar eentje nodig:

1. Takenlijst
2. Agenda
3. Adresboek
4. Notitieboek
5. Email

Als je voor één van deze punten meer dan 1 tool gebruikt … dan heb je er teveel. Kijk eens naar het aantal productiviteitstools dat je momenteel gebruikt. Schrijf ze op en schrijf er even bij waar je ze voor gebruikt (afspraken bijhouden, notities maken, taken noteren, …). Kijk dan hoeveel van je tools hetzelfde doel hebben. De kans is groot dat je dit kan herleiden tot 1 tool.

Hier zijn een aantal tips om je time management tools beperkt te houden:

1. Minimaliseer het aantal tools – Zoals hierboven beschreven, je hebt niet meer dan 1 tool per doel nodig. Wil je een tool toevoegen aan je systeem? Kijk dan altijd eerst of je al een tool hebt met hetzelfde doel. Als dat zo is, evalueer dan of je alles wil overzetten in de nieuwe tool, of de tool blijft gebruiken die je al hebt.
2. Definieer je systeem – En wees hier heel precies in. Welke tools zitten in je productiviteit systeem. Maak met deze tools een sluitend systeem en laat geen andere tools toe.
3. Weersta de lokroep – Een nieuw gadget, een nieuwe app, het is allemaal zeer aanlokkelijk. Zeker als je een beetje een ‘gadgetfreak’ bent, zoals ik. Door constant over te schakelen tussen nieuwe applicaties en gadgets, stop je meer tijd in het beheer hiervan dan in je productiviteit.
4. Verwijder extra tools – Verwijder tools die niet in je systeem zitten. Zo voorkom je niet alleen de verleiding van ze toch te gebruiken. Op je computer, tablet of telefoon spaart het ook schijfruimte, geheugen en processor capaciteit. Verwijder applicaties, leg gadgets uit je zicht. Als je ze echt niet meer gebruikt, geef ze dan weg, of verkoop ze.
5. Alles op 1 plaats – Als je informatie bewaard, dan doe je dat op één plaats per type informatie. Denk hierbij aan documenten, taken, afspraken, … Je hoeft je achteraf niet de vraag te stellen waar je dat ook al weer had opgeslagen. Alles staat samen, op één plaats. Bij veel gegevens kan het moeilijk worden iets terug te vinden, maak dan gebruik van het systeem van 7.

De meest eenvoudige set van tools

Extra gadgets en tools maken je niet productiever. In tegendeel. Ze vragen meer van je tijd doordat ze je afleiden van je doel en meer werk opleveren. Voorkom dubbele informatie, verloren informatie en synchronisatie problemen door het aantal tools en gadgets in je systeem te beperken.
Heb jij te veel tools in je systeem? Welke tool of gadget kan jij verwijderen? Laat het weten in de reacties onder dit bericht.

[related_post themes="flat"]