Is tijd blokkeren echt de sleutel tot productiviteit?
Tijd blokkeren in je agenda, het is één van de meest gegeven tips als het gaat over timemanagement. Toch na het stellen van doelen en prioriteiten, die staan met stip op nummer 1.
Heb je zelf al gemerkt dat het niet eenvoudig is om je aan je takenlijst te houden? Er zijn veel afleidingen die je ervan weerhouden om je takenlijst af te werken. Er is altijd nog wel iets anders te doen, dingen die op het moment zelf naar boven komen. Zo kom je vaak niet aan je takenlijst toe en is de dag voorbij voor je er erg in hebt, met nog veel werk dat is blijven liggen.
Het gaat over een tijdsblok in je agenda zetten tijdens dewelke je geconcentreerd aan één taak werkt. Het is de bedoeling tijdens dit tijdsblok je te focussen, alle afleiding uit te schakelen en ervoor te zorgen dat je zoveel mogelijk gedaan krijgt van de taak die je gepland hebt. Hoe groot dat tijdsblok is hangt af van verschillende factoren: Je beschikbare tijd, want er zijn nog andere dingen te doen, de tijd dat de taak vraagt, als het mogelijk is de taak in één tijdsblok af te werken, soms zijn er meerdere tijdsblokken nodig.
Door tijd te blokkeren in je agenda zouden al deze problemen opgelost zijn, de belofte is groot. Meer productiviteit, minder stress en meer resultaat. Kan tijd blokkeren al die problemen effectief oplossen?
Ondanks zijn populariteit is tijd blokkeren misschien toch niet voor iedereen de beste oplossing. In dit bericht bekijken we de voor- en nadelen van tijdblokkering en alternatieve methoden om maximale productiviteit te bereiken.De voordelen van tijdblokkering: uitgediept
Er zijn absoluut voordelen aan tijd blokkeren dat kon je in de inleiding al lezen, laten we er hier even dieper op ingaan:
1. Verhoogt de focus en vermindert de afleiding
Doordat je de tijd apart zet, die tijd beperkt is en je weet welke taak je wil afwerken, is het eenvoudiger om je te focussen en afleidingen voor een beperkte tijd te negeren. Er worden met deze techniek mooie resultaten geboekt. Breng je veel tijd door bij klanten, dan is het blokkeren van tijd in je agenda voor je administratie mogelijks zelfs een noodzaak. Het is dan erg belangrijk dat je die tijd ook beschermt. Een klant die je belt kan bijvoorbeeld al een reden zijn om dat tijdsblok te negeren. Wanneer ga je dan die administratie doen? Na de uren ’s avonds of in het weekend? Tijd blokkeren en die tijd beschermen is dan de enige manier om aan die administratie toe te komen.
2. Helpt taken te prioriteren en tijd effectief te beheren
3. Kan de algehele productiviteit en het behalen van doelen verbeteren
Stel je eens voor dat je elke week tijd blokkeert voor je administratie en die tijd ook respecteert. Dan is de kans groot dat alle offertes en alle facturen buiten zijn voor die week. Dat is goed voor je cashflow. Doordat je de tijd respecteert, efficiënter en sneller je taken kan afwerken, is er terug meer tijd voor je klanten. Als je klanten heel erg op je terugvallen, dan is het misschien een goed idee je telefoon en je mail even op stil te zetten.
Er zijn dus een aantal heel mooie voordelen aan tijd blokkeren in je agenda. Je hebt meer focus, kan beter prioriteiten leggen en je productiviteit stijgt. Doordat je sneller je resultaat bereikt ga jij je ook beter voelen, want iets afwerken, dan voelt goed. Er zijn echter ook nadelen aan tijd blokkeren in je agenda waar we niet blind voor mogen zijn:De nadelen van tijdblokkering: wat je moet weten
1. Houdt geen rekening met onverwachte onderbrekingen
Als je klanten hebt, dan kunnen er noodgevallen zijn. Als je klant je dringend nodig heeft en jij hebt je telefoon op stil staan, dan kan de klant je niet bereiken. Jij wil echter ook een goede service geven. Dan is een groot stuk van je tijd zomaar blokkeren mogelijk niet de juiste oplossing. Er zijn wel mogelijkheden om oproepen toch te laten doorkomen op je telefoon als het dan toch dringend is. Bijvoorbeeld, het gesprek komt toch door als die klant binnen een tijdsbestek 3 keer belt. Daar zijn oplossingen voor, of ze ideaal zijn, dat hangt af van situatie tot situatie.
2. Kan bij overmatig gebruik leiden tot burn-out
Je kan niet altijd ‘aan’ staan. Van bij de klant komen en dan een paar uur in een tijdsblok verdwijnen bijvoorbeeld, het kan wel eens te veel worden. Wil dat zeggen dat tijd blokkeren slecht is, nee, zeker niet, je mag er alleen niet in doorschieten, wat wel eens kan gebeuren als er bijvoorbeeld een berg administratie ligt te wachten. Wil je toch tijd blokkeren in je agenda voor je belangrijke taken? Blokkeer dan ook tijd voor je ontspanning, zorg dat er evenwicht is.
3. Laat geen flexibiliteit en spontaniteit toe
Alternatieven voor tijd blokkeren
Het is dus afhankelijk van je situatie of tijd blokkeren in je agenda voor jou de heilige graal is of net niet. Er zijn duidelijke voordelen, maar ook zeer duidelijke nadelen. Het is aan jou om te oordelen of de voordelen doorwegen of de nadelen. In het geval de nadelen doorwegen, zijn hier 4 alternatieven voor tijd blokkeren.
1. De Pomodoro techniek
De Pomodoro techniek heeft zijn naam gekregen van de bedenker ‘Francesco Camillo’ in de jaren 80. Hij was toen student, zocht een manier om zich beter te kunnen concentreren op zijn studies. Hij gebruikte daarvoor de keukentimer die de vorm van een tomaat (promotore) had. Hij kwam erachter dat zijn werk opsplitsen in kleine gefocuste intervallen hem meer focus en motivatie gaf. Hij ontwikkelde deze techniek verder, deed er veel studies mee en dat werd dan uiteindelijk de Pomodoro techniek. Een interval gebaseerde aanpak van timemanagement.
De basis bestaat erin te werken in intervallen van 25 minuten, Pomodoros genoemd, met telkens 5 minuten pauze. Na de vierde Pomodoro is er een langere pauze van 15-30 minuten, afhankelijk van je energie op dat moment.
Hij heeft door onderzoek kunnen aantonen dat op deze manier onze hersenen fris blijven, met voldoende energie.
Deze aanpak lijkt veel pauze te nemen. Onderzoek toont echter aan dat werken met deze techniek je in staat stelt veel meer gedaan te krijgen. Voornamelijk omdat je niet vermoeid raakt tijdens de dag. Gedaan met ’s avonds thuiskomen en vermoeid op de zetel neerploffen.
Hoe is deze techniek een alternatief voor het blokkeren van tijd in je agenda?
Doordat je in blokken van 25 minuten werkt kan je deze techniek toepassen wanneer het je uitkomt. Je hoeft dit niet op voorhand vast te leggen. Het werk dat je doet leg je ook niet op voorhand vast, je werkt in elke Pomodoro aan je meest prioritaire taak, tot deze klaar is.
2. De 80/20 regel
Ook wel gekend als het Pareto-principe, is een principe dat stelt dat 80% van de gevolgen voortkomt uit 20% van de oorzaken. Dat wil in de praktijk zeggen dat als jij je kan focussen op de top 20% van je inspanning, je 80% van je resultaat kan behalen. Dat is veel tijd gespaard, maar wat met de overige 20%? Wel, die vraagt over het algemeen 80% van je tijd. Dit is de tijd die veel mensen die te kampen hebben met perfectionisme gebruiken om hun werk te perfectioneren. Als 80% van je resultaten voortkomt uit 20% van je taken, dan kan je maar beste goed prioriteiten leggen. Je wil immers dat je grootte inspanning maximaal opbrengt. Hoe is deze techniek een alternatief voor het blokkeren van tijd in je agenda?
Deze techniek helpt de belangrijkste taken te identificeren, wat je zal helpen om je tijd en je inspanningen te prioriteren. Door je te concentreren op de belangrijkste taken kun je meer gedaan krijgen in minder tijd, en deze aanpak kan een effectievere manier zijn om tijd te beheren dan tijd blokkeren. Bij het blokkeren van tijd hou je geen rekening met de duurtijd van taken of het feit dat prioriteiten plots kunnen wijzigen. De 80/20-regel kan je helpen om je te concentreren op de belangrijkste taken, waardoor je efficiënter en productiever kunt zijn.
3. De Eisenhower-matrix
De Eisenhower matrix of de Dringend-Belangrijk matrix. En daarmee heb je de basis al meegekregen. Het zijn twee assen waarbij je twee waarden tegenover elkaar uitzet. Dan krijg je vier vlakken:
- Dringend & Belangrijk
- Dringend & Niet belangrijk
- Niet dringend & Belangrijk
- Niet dringend & Niet belangrijk
Als jij nu kan inschatten waar je taken thuishoren, dan weet je gelijk wat je ermee moet doen. Dat is a. uitvoeren, b. delegeren, c. Plannen, d. Verwijderen
Je ziet dat a. Dringend & Belangrijk je eerste focus moet krijgen. Dit zijn taken die belangrijk zijn voor je zaak en de dringend zijn. Mijn mening is dat je hier zo weinig mogelijk taken wil, want dit is brandjes blussen. Het is beter veel taken in kwadrant c. Niet dringend & Belangrijk te hebben. Deze taken zijn ook belangrijk, ze zijn niet dringend. Dat wil zeggen dat er tijd is om gepland te werken, om vooruit te denken in je taken, om strategisch te gaan werken op lange termijn. Zie je de voordelen van kwadrant c.? Hoe is deze techniek een alternatief voor het blokkeren van tijd in je agenda?
Doordat je heel fijn je prioriteiten kan stellen, weet wat je nu moet doen, wat je straks kan doen, wat je door iemand anders kan laten doen en wat je niet moet doen, weet jij precies waar je focus naartoe moet gaan. Dit kan aanvullend zijn op de 80/20 regel. Deze zegt dat je 80% van je resultaat haalt uit 20% van je taken. Hoe je de prioriteit van die taken bepaalt, dat zegt deze techniek niet. De Eisenhower-matrix geeft je een heel precies zicht op waarom bepaalde taken prioriteit zijn en andere niet.
4. Themadagen
Wat is een themadag? Hoe kan het een alternatief zijn voor tijd blokkeren in je agenda?
Themadagen zijn dagen die je een bepaalt thema geeft. Dat thema is dat waar jij die dag voornamelijk aan wil werken. Je kan bijvoorbeeld een themadag administratie hebben, of een themadag offertes, facturatie, … Je kan hier heel creatief in worden.
Het is vooral de bedoeling dat één onderwerp die dag zoveel mogelijk aandacht krijgt, zodat je op dat vlak echt vordering kan maken. Het spreekt voor zich dat een hele dag offertes opstellen je veel meer zal opleveren dan elke dag één offerte opstellen. Er is een voordeel aan het ‘in de flow’ komen. De precieze taken die je in deze dagen uitvoert hangen af van de prioriteiten die jij hebt gesteld. Met themadagen komt daar een extra gegeven bij, je taken moeten ook een thema hebben. Zo kan je daarop selecteren om focus te hebben tijdens zo’n themadag. Hoe is deze techniek een alternatief voor het blokkeren van tijd in je agenda?
Themadagen kunnen een alternatief zijn voor tijdsblokkering, omdat het een manier kan zijn om je tijd in te delen en te structureren op een manier die voor jou werkt. Deze aanpak kan een gevoel van structuur en voorspelbaarheid aan je planning geven, waardoor jij je kan concentreren op de taken die voor jou het belangrijkst zijn. Bovendien, omdat jij je op één specifieke taak of type werk per dag concentreert, kan het je helpen om een betere balans tussen werk en privé te behouden, waardoor je dagen beter georganiseerd en minder stressvol zijn.
Tijdsblokkering is over het algemeen gericht op het toewijzen van specifieke tijdvakken aan specifieke taken, terwijl themadagen gericht zijn op het toewijzen van specifieke dagen van de week aan specifieke taken of soorten werk. Tijdblokkering werkt vaak op korte termijn, waarbij jij je dag uur voor uur indeelt, terwijl themadagen op lange termijn werken, waarbij je de week indeelt.
Een belangrijk verschil is dat tijd blokkeren meestal rigider en minder flexibel is, terwijl themadagen meer flexibiliteit en spontaniteit mogelijk maken.
De Hamvraag is dus: Is Tijd Blokkeren de Juiste Techniek voor Jou?
Tijd blokkeren in je agenda heeft duidelijke voordelen. Je hebt tijd opzijgezet voor dingen waar je anders misschien niet toe komt. Doordat je in die tijd maar één ding plant heb je meer focus en concentratie.
Ik kan niet zeggen dat ik één techniek boven de andere verkies. Laat me dat even uitleggen.
Tijd blokkeren in mijn agenda
Voor:
Op dagen dat ik een halve dag zonder afspraken heb en een groot project te doen heb, is tijd blokkeren een goede optie. Het kan op dat moment voor bepaalde taken wel. Ik pas dit regelmatig toe als ik met de boekhouding bezig moet zijn. Ik weet dat ik dat anders liever uitstel, het is niet mijn favoriete bezigheid. Dus blokkeer ik die tijd en dan weet ik dat er geen andere keuze is dan even doorbijten, boekhouding goed zetten en we kunnen weer door.
Tegen:
Voor het meer creatieve werk, zoals het schrijven van dit artikel, daar blokkeer ik geen tijd voor. Daar pas ik eerder de Eisenhower-matrix toe. Een wekelijks artikel is dit jaar een doel voor mij, dat is dus belangrijk. Ik begin er graag op tijd aan, niet dringend dus. Dat wil zeggen dat ik het schrijven van mijn artikels kan plannen. Mijn doel is zelfs om er minimaal 5 op voorhand geschreven te hebben, zodat ik nooit verlegen zit om een artikel. Dit is gelijk ook de 80/20 regel, want ik koppel aan dit artikel ook mijn social media posts voor deze week, ik schrijf erover in mijn nieuwsbrief en ik vermeld het in online netwerkmomenten. Dit is dus mijn 20%.
De Pomodoro techniek gebruik ik niet meer actief, ik pas die bijna automatisch toe. Ik neem pauze als ik merk dat het nodig is, voor ik vermoeid ben. En ja, zo slaag ik erin om een hele dag te werken en nog een stuk van de avond ook.
En jij? Welke techniek ken jij al of wil jij wel een keer proberen?
Laat het weten in de reacties hieronder! 