Een hack is in dit geval een tip die er voor zorgt dat je planning zo verloopt, dat jij op tijd komt op je afspraken.
Het opstellen van een planning is immers altijd een beetje gokken. Het komt vaak voor dat planningen uitlopen, deadlines niet gehaald worden. Dit is niet alleen zo voor professionele afspraken. Ook afspraken met jezelf lopen wel eens fout. Een graad erger is als je niet op tijd bent voor afspraken met vrienden of familie.
Er zijn een aantal manieren om er voor te zorgen dat je voorzien bent op gebeurtenissen die je planning in de war sturen.Vergis je niet, zelfs met deze hacks kan je nog te laat komen. Alleen met een glazen bol kan je echt alles op voorhand voorzien. Deze hacks maken de kans op een uitlopende planning echter veel kleiner.
Voorzie reistijd
Het klinkt zeer logisch, toch loopt het hier vaak fout. Als je een afspraak hebt om 14u00, kijk dan even hoelang je nodig hebt om er te geraken. Stel dat dit 30 minuten is. Dan plan je de afspraak in vanaf 13u30. Moet je na de meeting nog terug naar bureau, plan dan ook na de vergadering extra tijd in. Geen probleem toch? Neem dan eens dezelfde situatie, waar de meeting begint om 13u00. Heb je dan nog tijd om te lunchen als je 30 minuten onderweg bent? Of stel dat je een uitnodiging krijgt voor een vergadering die start om 14u00, maar je hebt al een meeting tot 14u00. Tenzij de meeting op dezelfde plaats is, met dezelfde mensen, is dit onmogelijk. Toch zie je vaak agenda’s die van de ochtend tot de avond volgepland staan, zonder pauzes of reistijden.
Door pauzes en reistijden te voorzien in je planning bereik je twee voordelen:
- In je agenda kunnen zowel anderen, zoals collega’s of klanten, als jijzelf zien welke tijden vrij zijn. Dit is nu inclusief je reistijden en pauzes.
- De kans dat je te laat komt op een vergadering is nu een stuk kleiner.
Plan tijd om af te werken
Voor druk bezette professionals staan administratieve taken vaak onderaan de prioriteitenlijst. Administratie kan van alles zijn, het afwerken van een verslag, rapport. De boekhouding doen of dossiers bijwerken. Taken die dringender worden naarmate ze naar achter worden geschoven. Als je in je planning tijd voorziet voor die administratie, dan is die hindernis al weg gewerkt.
Zo kan je na een vergadering extra tijd plannen om het verslag op te stellen. Voordeel hierbij is dat de deelnemers het verslag snel krijgen. Dat geeft een positieve indruk! Verder spaar jij een regel uit op je takenlijst, of het is er eentje dat je snel mag doorstrepen. Hetzelfde kan je doen voor vergaderingen waaruit je actiepunten verwacht. Voorzie na deze meeting extra tijd. In deze extra tijd kan je korte taken direct doen. Langere taken kan je in deze tijd schatten en op je planning zetten.
Gebruik apps
Er zijn vandaag de dag ook apps die je kunnen helpen. De zogenaamde virtual Assistance apps geven je bijvoorbeeld een signaal als het tijd is om te vertrekken. Verder kunnen deze apps automatisch je navigatie starten als je vertrekt naar een vergadering of een klant. Dit zijn nog maar enkele van de eigenschappen van deze apps. Ze helpen je tijd te sparen, productiever te zijn en op tijd te komen op je afspraken.
Vertel je eigen verhaal
Iedereen heeft zo zijn eigen tricks en tips om tijd te sparen en op tijd te komen. Ik verneem hier heel graag welke tips en tricks jij gebruikt, en die werken!
[related_post themes="flat"]