Time management gaat niet over tijd
Heb je wel eens het gevoel dat je dag in dag uit werkt en toch constant in tijdnood verkeert? Dat vrienden en familie meer aandacht vragen, terwijl je nauwelijks tijd hebt voor jezelf?
Time management volgens Covey biedt een heldere methode gebaseerd op principes, niet op tips en trucs. Daarmee kun je de focus houden op wat echt belangrijk is, een goede werk-privébalans hanteren en afgewogen keuzes maken. Wie met Covey het probleem bij de wortel aanpakt, hoeft zich nooit meer af te vragen of hij met de verkeerde zaken bezig is.
Dan is time management niet meer een kwestie van tijd maar van prioriteit.
Vier kwadranten
Dit artikel beschrijft het Eisenhower schema, een concept toegeschreven aan de Amerikaanse president Eisenhower. De president gebruikte het voor zichzelf en om zijn personeel op te voeden. Het is echter Stephen Covey die er voor gezorgd heeft dat het concept bekendheid kreeg.
Zoals vele kwadranten gaat ook dit kwadrant uit van twee begrippen die wel of niet van toepassing zijn en zodoende op een kruis stelsel worden weergeven.
Kwadrant 1: Dringend & Belangrijk
In dit kwadrant zitten incidenten en ongelukken, installaties of apparatuur dat het begeeft, acute vragen van klanten, zowel intern als extern. Hier spreken we van reactief handelen. Dat wil zeggen dat er geen tijd is voor een weldoordacht oordeel over de risico’s. Hier kan er zelfs sprake zijn van chaos. Taken in dit kwadrant vragen bijzonder veel energie. Je kunt er echter ook een kick van krijgen.
Aanpak
Deze taken pak je best snel aan, zonder uitstel. Regelmatig reflecteren over de oorzaak van deze taken en hier uit leren om ze in de toekomst te voorkomen is noodzakelijk. Een organisatie die verslaafd is aan de urgentie van dit soort taken, verspilt zeer veel energie.
Kwadrant 2: Niet Dringend & Belangrijk
In dit kwadrant zitten taken die gepland zijn, zoals planningen, netwerk activiteiten, zelfreflectie en –ontwikkeling, opruimen, onderhoud enzoverder. In dit geval spreken we van pro-actief handelen. Hoe meer aandacht u geeft aan dit kwadrant, hoe minder taken er in kwadrant 1 komen. Hier is er ook rust en concentratie om een taak of activiteit uit te voeren. Dit is ook het kwadrant waar prioriteiten worden gesteld om te bepalen welke taken eerst worden aangepakt. Deze prioriteit is een afwegen van waarden, doelen en tijd.
Aanpak
Dit is het gebied van “Getting Things Done”, plannen en agendabeheer voeren hier het bevel. Dag planningen maken, terug kijken op taken die voorbij zijn, per dag of per week. Vooruitkijken naar de dag of week die komt. Evenwicht zoeken tussen werk en rust, inspannende taken en minder inspannende taken. Wat je taken ook zijn, je agenda en de planning is heilig. Die planning neemt ook niet meer dan 60% van je tijd in.
Kwadrant 3: Dringend & Niet Belangrijk
Veel taken en activiteiten in dit kwadrant lijken thuis te horen in kwadrant 1. Ze zijn immers wel dringen, maar niet belangrijk voor de persoon die zijn tijd efficiënt tracht te gebruiken. Dit zijn onderbrekingen door telefoontjes, mensen die langs komen als ze iets nodig hebben of een leidinggevende die je planning steeds weer overhoop gooit. In dit kwadrant werk je vooral aan de prioriteiten en doelen van de mensen om je heen, familie en vrienden, maar ook collega’s, leidinggevenden inbegrepen.
Aanpak
Belangrijk is hier dat je eigen doelen helder blijven. Zonder helder zicht op je eigen doelen is het onderscheid tussen kwadrant 1 en kwadrant 3 niet mogelijk. Uitschakelen van onderbrekingen is hier belangrijk. Zet de notificaties van je mail uit, zet je telefoon op voice mail en vraag personen die je komen onderbreken of je hen kan contacteren als je taak afgewerkt is. Als je hier werkt met vaste tijdsblokken is dat eenvoudig. Anders is het nodig even een inschatting te maken van de resterende tijd op de huidige taak. Geef de persoon wel steeds een deadline mee. Probeer deze deadline zo ver mogelijk uit te stellen. Vaak zal je zien dat taken hier door minder dringend worden en soms zelfs niet meer nodig zijn. Dat is weer tijd gespaard voor Kwadrant 2.
Kwadrant 4: Niet Dringend & Niet belangrijk
Op het eerste zicht is dit een raar kwadrant. Waarom zouden we tijd steken in dingen die niet belangrijk zijn en evenmin dringend? Toch zou je er van staan te kijken hoeveel energie er in dit kwadrant wordt gestoken als je niet oplet. Dit kwadrant is de rustplek voor mensen die vaak in Kwadrant 1 zitten. Voorbeelden hier zijn lange koffie- of lunchpauzes, Internetten, onproductief tijdschriften lezen, enzoverder.
Aanpak
Dit zijn zaken die door de tijd hun dringendheid en zelfs hun belang verliezen. Kwadrant 4 verdwijnt als we genoeg in kwadrant 2 zitten te werken. Taken in kwadrant 4 worden dan nog wel regelmatig nagekeken en opgenomen in de dag planning indien nodig. Kwadrant 4 kan ook de tijd bevatten die we gebruiken voor een praatje met een collega om inspirerend naar buiten te staren. Dit is dan wel af en toe noodzakelijk, het is echter nooit dringend of belangrijk.
Weet jij welk kwadrant het grootste deel van je tijd vertegenwoordigd? Wil je dat delen? Wat doe jij om zaken in kwadrant 1 aan te pakken? En wat zaken uit kwadrant 4, negeer je die? Of pak je ze toch aan? Laat anderen hier weten hoe jij dat doet en deel tips met elkaar!