Waarom je een checklist nodig hebt.

Ook al denk je, net als iedereen, dat je geheugen betrouwbaar is, in praktijk valt dat soms tegen. Een simpele afleiding kan volstaan om een taak fout te laten lopen. Dit is vaak zelfs het gevolg van een zeer kleine afleiding. Soms worden taken ook zodanig routineus dat je stappen begint over te slaan. De checklist kan je helpen.

Met deze lijst blijf je bij de les. Ook al is er een onderbreking, je weet precies waar je gebleven bent. Je weet zo ook precies waar je weer verder kan gaan.

Ziekenhuizen gebruiken deze lijsten om er voor te zorgen dat een patiënt de nodige zorgen krijgt. Doordat men hier vaak in stressvolle situaties werkt zijn de checklists een noodzaak geworden. Stress, onderbrekingen, onzekerheid, het zijn allemaal factoren die ons dingen doen vergeten, fouten maken zelfs.

Wanneer is een checklist nuttig?

Piloten vertrouwen er op bij het opstarten van het vliegtuig, dat heb je misschien al wel eens gezien in een film. Ze hebben er eentje voor verschillende situaties. Een voor als er iets fout gaat, één voor noodgevallen. De taken die moeten uitgevoerd worden zijn uitermate belangrijk voor de veiligheid van de passagiers, daarom gebruiken ze checklists.

Er moeten niet altijd levens van afhangen, toch niet in de letterlijke zin. Als jij elke maand gegevens moet aanleveren aan je manager, dan is dat ook belangrijk. Jij wil op dat moment echt geen fouten maken. Of als je een lijst met taken moet aflopen om je stock te controleren, dan is een checklist hier een ideale oplossing.

Routinematige taken kunnen wel eens wazig worden, omdat je ze elke dag op dezelfde manier doet. Er zijn ook taken die je regelmatig moet doen met veel tijd tussen. Maandelijkse of trimestriële taken bijvoorbeeld. Bij deze taken, zeker als ze wat complexer zijn, moet je elke keer weer goed nadenken wat je allemaal moet doen. Voor routine taken is dit dus zeker een goede oplossing.

Twee soorten checklists

We onderscheiden twee soorten:

1. Lees-doe: Je loopt de checklist stap voor stap af en voert elke stap uit als je deze gelezen hebt. Je gebruikt de checklist dus als leidraad.
2. Doe-bevestig: Je voert de stappen op je checklist uit vanuit je geheugen, tot je op een controlepunt komt. Dan kijk je na of alles werd gedaan. Je gebruikt de checklist dus als controle.

Hoeveel onderwerpen op je checklist staan is in grote mate afhankelijk van de taak die je moet uitvoeren. Algemeen kan je ook hier uitgaan van 7, het aantal dat de meeste mensen in hun korte geheugen kunnen onthouden.

3 stappen om je eigen checklist te maken

1. Hou het eenvoudig – Eén pagina, eenvoudig te lezen, met duidelijke rustpunten.
2. Maak de checklist werkbaar – Om er goed mee te kunnen werken moet je punten op de lijst kunnen afchecken. Dat klinkt voor de hand liggend, maar als je een keer de focus legt op het uitvoeren van de taken, kan je geheugen weer wazig worden.
   1. Print een lijst af in een wordprocessor of een spreadsheet en vink de punten af met pen of potlood.
   2. Gebruik post its of indexkaarten.
   3. Voor routinematige taken kan de checklist ook gelamineerd worden en beschreven worden met een uitwisbare pen.
   4. Digitale checklists: Evernote, Google Tasks, Remember The Milk …
3. Probeer en pas aan waar nodig – Na enkele keren merk je vanzelf waar de checklist te kort schiet, waar dingen beter kunnen. Pas de checklist dan ook aan zodat je er maximaal profijt uit kan blijven halen.

Gebruik jij checklists?

Gebruik jij checklists? Gebruik je ze enkel professioneel of ook privé? Privé zou je er bijvoorbeeld eentje kunnen maken om de koffers te maken als je op vakantie gaat. Checklist zijn breed inzetbaar en een goede steun voor ons geheugen.