6 Delige miniserie voor meer productiviteit

Opgelet! Deze 6 TED talks kunnen je productiviteit verhogen. Elk van deze 6 presentaties bevat tijdbesparende tips zodat jij meer tijd hebt om te doen wat je graag doet.

Waarom werken niet lukt op het werk

Jason Fried legt je uit waarom werken niet lukt op het werk. Dit inzicht kan je veel tijd besparen.

Er is één ding in de manier waarop we werken dat niet meer veranderd is sinds de industriële revolutie. Dat was de tijd dat mensen voor het eerst op grote schaal samenkwamen om te werken. Voordien was dat ongekend. De boeren werkten op het veld, de smid in de smidse. Als ze samenwerken was dit met een beperkt aantal mensen.

Werk sinds de industriële revolutie

In de industriële revolutie veranderde dit echter. Mensen werden in grote aantallen samengebracht om te werken in de gebouwen van de werkgevers. Vandaag is dat in veel gevallen nog steeds zo. Werkgevers kopen of huren kantoren en richten deze in met bureaus, stoelen, computers en mogelijk een koelkast of een kleine keuken.

Waar mensen willen werken

Als je mensen echter vraagt waar ze het liefst werken als ze iets willen gedaan krijgen, dan is dit vaak niet waar bedrijven denken dat dit is. Mensen geven op deze vraag drie typische antwoorden:

1. Plaats, locatie of ruimte
2. Bewegend object
3. Een bepaalde tijd

Mensen die antwoorden met een plaats waar ze liefst willen werken als ze iets willen gedaan krijgen sommen vaak ruimtes op buiten het klassieke kantoor. Dit kan de keuken zijn, een aparte kamer, een zolderkamer, de koffieshop, de bibliotheek.

Dan hoor je dingen als op de trein, in het vliegtuig, in de wagen. Alles wat woon-werkverkeer is komt hier wel aan bod. Dit is voor mij ook zeer herkenbaar. In de tijd dat ik met de trein naar Brussel reed kreeg ik vaak op de trein meer gedaan dan op kantoor.

Soms zeggen mensen ook dat het niet uitmaakt waar ze zijn, als het maar erg vroeg of laat op de dag is.

Je hoort zelden iemand zeggen dat dit op kantoor is. Dit terwijl bedrijven zoveel geld uitgeven om de kantoren in te richten en mensen verplichten om er naartoe te gaan.

Wat is een werkdag?

Wat we zien op kantoor is dat mensen geen werkdag meer hebben, maar een serie van werkmomenten. Er gebeuren dingen die je van je werk afhouden, en dan is er lunch. Dan heb je nog wat momenten dat je iets kan doen voor er iemand je een vraag komt stellen. Voor je het weet is het 17u en is de dag voorbij. Je kijkt terug op je dag en je beseft dat je niets gedaan hebt gekregen. Je was op kantoor, je ging naar de vergaderingen, maar je hebt niets gedaan gekregen.

Creatieve mensen zoals schrijvers, ontwerpers, programmeurs, ingenieurs, denkers, … hebben nood aan lange, ononderbroken intervallen om iets gedaan te krijgen. Je kan niet verwachten dat iemand creatief is op 15 minuten, of dat ze een probleem analyseren en oplossen in de tijd. Echt nadenken over een probleem, een stap verder dan dat snel idee, vraagt meer tijd. Ook al is de werkdag 8 uur lang, hoe vaak zit jij effectief 8 uur per dag geconcentreerd en zonder onderbreking te werken? Of zelfs maar 6 uur, of 5 uur? Heb jij vaak 3 uur waarin je kan werken, misschien 1 uur als je geluk hebt. Op kantoor komt dit er niet van. Dat is de reden dat mensen niet naar kantoor gaan als ze iets willen gedaan krijgen. Of ze gaan wel naar kantoor, maar dan vroeg, voor de rest er is, of ze blijven als iedereen al weg is. Met andere woorden, ze proberen te werken met een minimum aan afleidingen.

Over werk en slaap

Het niet kunnen werken als er te veel afleidingen en onderbrekingen zijn doet denken aan iets anders dat ook niet kan als er onderbrekingen zijn of afleidingen, en dat is slaap. Slaap en werk zijn nauw met elkaar verbonden. Zowel slaap als werk gebeurt in fases. Slaap kent zo vijf fases. Om in een diepe slaap te komen moet je eerst door de fases van lichte slaap. Als deze fases onderbroken worden, kom je niet in de fase van diepe slaap.  Je moet dan opnieuw beginnen. Soms heb je zo dagen dat je ’s morgens merkt dat je niet echt goed geslapen hebt.

Met werk is het hetzelfde. Hoe kunnen we verwachten dat iemand iets gedaan krijgt als er constant onderbrekingen zijn?

Zijn alle onderbrekingen gelijk?

Wat zijn nu die onderbrekingen die we op kantoor tegenkomen, en niet op de andere plaatsen waar we wel productief kunnen zijn? Sommige werkgevers hebben niet graag dat werknemers thuis werken omdat daar teveel afleidingen zijn. Zo is er bijvoorbeeld de tv, de koelkast, de neiging om even te gaan wandelen, … Soms hoor je ook dat ze je willen zien om te weten dat je werkt, wat uiteraard nergens op slaat.

Maar deze afleidingen zijn interne afleidingen. Het zijn de soort afleidingen waar je zelf voor kiest. Jij kiest om de tv op te zetten, om naar de koelkast te gaan. Deze onderbrekingen hebben we dus zelf in de hand, en daarom zijn ze niet het echte probleem.

Op kantoor echter krijg je te maken met externe onderbrekingen. Deze worden je opgelegd door anderen. Facebook of twitter zijn niet de onderbrekingen waar we ons zorgen over moeten maken, dat zijn de rookpauzes van vandaag de dag. Vroeger had niemand er een probleem mee als iemand ging roken. Het echt probleem met onderbrekingen op kantoor zijn de Managers en de vergaderingen. Zij zijn de reden dat we niets gedaan krijgen op het werk. We vinden we geen managers of vergaderingen op die plaatsen waar we willen werken. Managers moeten mensen onderbreken, om te weten hoe ver ze staan, om een status te krijgen. Vergaderingen, vaak belegd door de manager, zijn geen werk. Ze zijn er om je werk erna te bepalen.

Hoe kunnen managers het werk zo organiseren dat we in de eerste plaats naar kantoor willen gaan om iets gedaan te krijgen, in plaats van hier te willen wegvluchten?

Stille donderdagen

In plaats van casual Friday kan je ook één donderdag per maand kiezen waar er niet mag gesproken worden gedurende een halve dag. Je zal merken dat er veel werk gedaan zal worden. Het mooiste geschenk op kantoor is uren van werk zonder onderbrekingen.

Passieve communicatie

Wat ook kan helpen is actieve communicatie vervangen door passieve. In plaats van iemand persoonlijk aan te spreken, een mail sturen of een instant messaging. Dit zijn ook onderbrekingen, maar enkel als jij dat wil. Je email programma kan je uit zetten, je baas niet.

Vergaderingen

Als je dit kan, annuleer dan een vergadering. Niet zomaar verplaatsen, maar echt verwijderen, en je zal zien dat alles goed komt en de zaken gewoon doorlopen.

Deze voorstellen zijn nogal radicaal, hopelijk inspireren ze een aantal managers om iets te veranderen en werknemers meer tijd te geven waarin ze kunnen werken zonder onderbrekingen.

Wat is jouw favoriete plek om naartoe te gaan als je iets gedaan wil krijgen? Deel het in de opmerkingen hieronder. Wie weet krijg je zo een goede tip die je zelf kan toepassen.