Wachten op ..

Wat is “Wachten op”?

Hoe frustrerend is het niet als je een vraag stelt per mail, en de ontvanger vergeet hierop te antwoorden? Het bericht dat jij verstuurde staat ergens begraven in de lijst met verzonden mails.

Getting Things Done heeft hier een antwoord op. Zo moet jij niet meer eindeloos liggen zoeken in de folder met verzonden mails omdat ene bericht terug te vinden. Dat is dan de folder “Wachten op”.

Het is een handig systeem dat er voor zorgt dat je deze mails snel weet te vinden en het is een geheugensteun dat jij nog geen antwoord hebt gehad.

Een “Wachten op”-systeem aanmaken

Het systeem kan gebruikt worden in zowat elk e-mail programma. In dit artikel bespreek ik Microsoft Outlook en Gmail. Gebruik jij een ander e-mail programma? Laat dan in de opmerkingen weten welk programma jij gebruikt, en hoe je deze techniek daarin toepast.

Dit systeem zet je uiteraard alleen op voor de mails die jij wil opvolgen. De rest van de verzonden mails blijven buiten dit systeem.

Om dit artikel overzichtelijk te houden voeg ik de handleidingen voor de beschreven stappen apart toe voor Outlook en Gmail. De linken staan onderaan dit artikel.

Maak een “Wachten op” folder

Om te beginnen maak je een folder (outlook) aan of een label (Gmail). Dit is waar de op te volgen mails terecht gaan komen. De naam van deze folder kies je zelf. Zorg dat het een naam is die je aanspreekt, zodat je deze goed kan onthouden.

Maak een “Wachten op” regel

Het is nu de bedoeling dat de mails die jij wil opvolgen in die folder komen, of dat label krijgen. Dat doe je met een regel. Met een regel kan je een actie nemen zodra een voorwaarde voldaan is. De actie die we hier willen is een mail verplaatsen naar een folder (een mail een label toekennen). De voorwaarden zijn dat ik de mail zelf verzonden heb en in het onderwerp staat [W]. Dit is uiteraard de W van wachten, maar jij kiest hier wat je maar wil.

Test je “Wachten op”-systeem

Dat is alles, je bent klaar. Wil je zeker zijn dat je systeem goed werkt, of kijk je er gewoon naar uit de eerste mail in je nieuwe folder te zien? Stuur dan een mail naar jezelf met de code die je hebt gekozen in het onderwerp.

Als het goed is, dan komt de mail mooi in de nieuwe folder.

Denk er aan

Je moet er natuurlijk wel aan denken. Elke keer je een mail stuurt waar je reactie op verwacht, of beter gezegd, nodig hebt, moet je wel even de code er bij inzetten.

Vervolledig je “Wachten op”-systeem

Je systeem is nu technisch wel in orde. Functioneel ontbreekt er nog iets. Je hebt nu immers een folder en een regel om die mails waarop je een antwoord verwacht op te vangen. Als jij dit niet opvolgt, dan loopt deze folder gewoon vol en is er niet veel veranderd.

Plan de opvolging

Plan de opvolging van deze mails in. Zorg dat je er tijd voor maakt. Loop tijdens deze opvolging elke mail af en evalueer of je al een antwoord hebt gehad of niet. Heb je al een antwoord gehad, dan heb je dat waarschijnlijk al in de projectfolders opgeslagen. Deze mail in je “Wachten op” folder is nu dus overbodig. Verwijder deze en ga naar de volgende. Voor elke mail waarop je nog geen antwoord hebt gehad stuur je nu een herinnering.

Wil je dit snel en efficiënt aanpakken? Maak dan een standaard tekst die in elke herinneringsmail past. Zet dit tekstje in een notepad en kopieer het. Plak nu deze tekst in elke mail die je opent om een herinnering te sturen. Als alle mails openstaan met de standaard tekst er in, dan ga je ze één voor één na en vult met specifieke tekst aan voor je ze verstuurd. Dit is dan een batch verwerking. Dit gaat snel en is bijzonder efficiënt.

Dit is een eenmalige truc die je tijd kan besparen elke keer je weet dat je iemand een vraag hebt gestuurd, maar je het origineel niet meer kan vinden.

Doe jij iets gelijkaardigs, of heb je een andere manier om mails bij te houden waarop je antwoord verwacht? Laat het weten in de reacties onder het bericht.

	Handleiding “Wachten op” voor Gmail
	Handleiding “Wachten op” voor Outlook

[related_post themes="flat"]